Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка (или её электронный аналог) – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и опыт работы сотрудника. При расторжении трудового договора работодатель обязан вернуть этот документ работнику в определённые сроки и в определённой форме. Ниже подробно рассмотрим, когда и как должна быть возвращена трудовая книжка при увольнении, а также особенности электронного формата, действующего с 2020 года.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 66.1, ст. 84.1;
Федеральный закон «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (для подтверждения стажа);
Постановление Правительства РФ от № 436 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
Инструкция Социального фонда России (СФР) по работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК).

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является обязательным документом о работе гражданина и должна быть выдана работнику при увольнении не позднее дня последнего рабочего дня (или в день, следующий за ним, если последний день приходится на выходной или праздничный).

Когда именно отдавать трудовую книжку?

Обычное увольнение по инициативе работника или работодателя

В случае:

увольнения по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ);
увольнения по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ);
увольнения по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ);
увольнения в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ);

трудовая книжка должна быть выдана в последний день работы. Если последний день приходится на выходной или нерабочий праздничный день, выдача производится в первый последующий рабочий день.

Увольнение по статье 81 ТК РФ (по инициативе работодателя)

При увольнении за нарушение трудовой дисциплины, прогул, невыполнение должностных обязанностей и другие основания, указанные в ст. 81 ТК РФ, срок выдачи трудовой книжки остаётся тем же – не позднее дня последнего рабочего дня. Работодатель не может задерживать выдачу в качестве дисциплинарного взыскания.

Увольнение в связи с выходом на пенсию

При увольнении в связи с выходом на пенсию по возрасту или выслуге лет трудовая книжка выдаётся в последний день работы, а также работнику предоставляется справка о стаже и заработке для назначения пенсии.

Увольнение работника, впервые принятого на работу в 2026 году (без бумажной ТК)

Согласно информации из сети , для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году и ранее не имевшего трудовой книжки, документ открывается в электронной форме. При увольнении такого сотрудника работодатель обязан:

обеспечить выгрузку данных из личного кабинета СФР (форма ЕФС‑1) и передать их сотруднику в электронном виде (например, через защищённый канал связи или личный кабинет на портале «Госуслуги»);
при наличии согласия сотрудника – выдать бумажный дубликат трудовой книжки (по выбору работника).

Срок выдачи электронной трудовой книжки также не превышает последний рабочий день.

Увольнение работника, выбравшего электронный формат ТК

С 2020 года работники могут выбрать способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник выбрал электронный формат, при увольнении работодатель должен:

передать выписку из электронной трудовой книжки (Сведения о трудовой деятельности, форма ЕФС‑1) за весь период работы;
обеспечить доступ к этим данным в личном кабинете СФР или через защищённый электронный документ;
при запросе сотрудника – выдать бумажный дубликат (по его желанию).

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Подготовка документов – бухгалтерия или кадровая служба формирует справку о стаже, заработке и, при необходимости, выписку из ЭТК.
Оформление записи о расторжении трудового договора – в трудовой книжке делается запись об увольнении (дата, основание, номер приказа).
Подpisание работником – сотрудник расписывается в получении трудовой книжки (или подтверждает получение электронной выписки).
Вручение документа – в последний рабочий день (или первый последующий рабочий день при выходных/праздниках).
Фиксация факта выдачи – в личном деле сотрудника делается отметка о дате и способе выдачи трудовой книжки.

При электронном формате этапы 1‑4 выполняются в системе СФР: формируется выписка ЕФС‑1, направляется сотруднику через защищённый канал, а факт получения фиксируется в личном кабинете работника.

Последствия нарушения срока выдачи

Если работодатель не выдаёт трудовую книжку в установленный срок, сотрудник имеет право:

потребовать выдачи документа через трудовую инспекцию;
обратиться в суд с требованием о компенсации морального вреда и штрафе в favour of работника (ст. 234 ТК РФ);
потребовать выплаты среднего заработка за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек предусмотрены административные штрафы для должностных лиц и организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отдать трудовую книжку позже, если сотрудник находится в отпуске?: Нет. Срок выдачи не зависит от нахождения сотрудника в отпуске. Если последний рабочий день приходится на период отпуска, трудовая книжка выдаётся в день, предшествующий началу отпуска, либо в первый рабочий день после отпуска по соглашению сторон.
Что делать, если трудовая книжка утеряна до дня увольнения?: Работодатель обязан восстановить трудовую книжку на основании данных из личного дела, приказов и справок о работе. Восстановленная книжка выдаётся в тот же срок, что и обычная.
Нужно ли заверять выписку из электронной трудовой книжки печатью организации?: Выписка из ЭТК, сформированная в системе СФР, имеет электронную подпись фонда и не требует дополнительного заверения печатью работодателя. При желании сотрудника можно заверить копию выписки печатью организации, но это не является обязательным.
Можно ли выдавать трудовую книжку в электронном виде сотруднику, который ранее вёл бумажную версию?: Да, если сотрудник дал своё согласие на переход на электронный формат. В этом случае при увольнении выдаётся выписка из ЭТК за весь период работы, а бумажная книжка может быть возвращена сотруднику по его запросу.
Какие сведения должны быть в выписке из электронной трудовой книжки при увольнении?: Выписка содержит все записи о приёмах, переводах, увольнениях, периодах работы, должностях, профессиях, а также сведения о страховых взносах, необходимые для подтверждения стажа и расчёта пенсии.

Возврат трудовой книжки (или её электронного аналога) при увольнении – строго регламентированная процедура, направленная на защиту прав работника на подтверждение своего трудового стажа и получение социальных выплат. Основные правила:

выдача в последний рабочий день (или первый последующий рабочий день при выходных/праздниках);
возможность выбора формата (бумажный/электронный) по согласию сторон;
обязательность выдачи независимо от причины увольнения;
ответственность работодателя за задержку или утрату документа.

Соблюдение этих требований не только исключает риски административных и судебных споров, но и демонстрирует уважение к труду сотрудников, что положительно сказывается на репутации компании и уровне доверия персонала.