Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где и когда работал человек, какие должности занимал, почему увольнялся, а также о его наградах и образовании. Однако несмотря на то, что этот документ рассчитан на долгие годы, иногда свободное место в нем заканчивается. Именно в таких случаях возникает необходимость оформить вкладыш.
В этой статье мы подробно разберем, почему делают вкладыш в трудовую книжку, в каких случаях это необходимо и как правильно его оформить.
Главная причина: нехватка свободного места
Основная и самая частая причина, по которой работодателю приходится заводить вкладыш,, это отсутствие пустых граф в одном из разделов трудовой книжки. Согласно пункту 38 Правил, утв. постановлением Правительства РФ, оформить вкладыш необходимо, если нужно внести новую запись, а все графы соответствующего раздела уже заполнены.
Чаще всего место заканчивается в разделе «Сведения о работе». Это связано с тем, что некоторые сотрудники часто меняют места работы, а каждый работодатель обязан записи о приеме, переводах и увольнении. Реже место заканчивается в разделе «Сведения о награждениях», однако и для него вкладыш не является редкостью.
Другие ситуации, требующие оформления вкладыша
Хотя заполненность разделов — главная причина, существуют и другие ситуации, когда может потребоваться вкладыш:
- Дополнение данных об образовании: На ьном листе трудовой книжки указывают данные об образовании сотрудника. Но эти данные могут дополняться (например, сотрудник получил второе высшее образование или закончил магистратуру). Если строк для внесения новых данных об образовании на ьном листе не осталось, информация вносится во вкладыш.
- Длинные названия должностей и организаций: Иногда формулировки занимают несколько строк, из-за чего разделы заполняются быстрее обычного.
- Многочисленные переводы: Если сотрудник часто переводился на другие должности внутри одной компании, каждая такая запись занимает отдельную строку в разделе «Сведения о работе».
Действителен ли вкладыш сам по себе?
Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков и сотрудников: действителен ли сам по себе вкладыш без трудовой книжки?
Ответ однозначный: нет, не действителен. Вкладыш не является самостоятельным документом. Он имеет юридическую силу и значение только в том случае, если он вшит и приложен к основной трудовой книжке. Если вкладыш откреплен от трудовой книжки или выдан отдельно, он не может подтверждать стаж работника.
Как оформить и заполнить вкладыш?
Процедура оформления вкладыша строго регламентирована законодательством. Чтобы избежать ошибок, важно соблюдать следующие правила:
Приобретение вкладыша
Бланки вкладышей имеют специальную защиту и выдаются работодателем. Работодатель не имеет права отправить сотрудника в магазин за покупкой вкладыша, бланк должен быть приобретен организацией.
Заполнение ьного листа
ьный лист вкладыша заполняется так же, как и ьный лист трудовой книжки. На нем указываются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Образование (в т.ч. актуальные данные, если они изменились);
- Профессия, специальность;
- Дата заполнения вкладыша;
- Подписи работника и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
- Печать организации (при наличии).
Нумерация записей
Важное правило: нумерация записей во вкладыше не начинается с единицы. Она продолжает ту нумерацию, которая была прервана в трудовой книжке. Если последняя запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки была под номером 25, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 26.
Вшивание и регистрация
После заполнения вкладыш вшивается в трудовую книжку. Обычно его пришивают в самом конце, между последней страницей и задней обложкой. На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или на ьном листе) ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Если штампа нет, запись делается от руки, что также имеет юридическую силу.
Чего нельзя делать при работе с вкладышем?
Чтобы не нарушить трудовое законодательство и не создать проблем сотруднику в будущем, категорически запрещается:
- Заверять вкладыш отдельно от трудовой книжки. Печать и подпись ставятся только при наличии самой книжки.
- Перечеркивать или исправлять записи во вкладыше неправильным образом. Исправления вносятся по тем же правилам, что и в трудовой книжке (признание записи недействительной и внесение новой).
- Вклеивать вкладыш или просто вкладывать его внутрь. Он должен быть именно вшит нитками, чтобы исключить возможность его утери или подмены.
- Начинать новый раздел в трудовой книжке, если старый закончился. Нельзя продолжать записи в разделе «Сведения о награждениях», если закончился раздел «Сведения о работе». Для этого создается отдельный вкладыш.
Вкладыш в трудовую книжку — это законное и необходимое продолжение основного документа о стаже. Его делают для того, чтобы сохранить хронологию трудовой деятельности сотрудника, когда страницы самой книжки исчерпаны. Главное правило при работе с ним — помнить, что вкладыш неотделим от трудовой книжки, заполняется по строгим правилам и продолжает нумерацию записей основного документа. Грамотное оформление вкладыша гарантирует, что у работника не возникнет проблем при оформлении пенсии или подтверждении стажа на новом месте работы.