Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих ваш трудовой стаж, опыт работы и право на социальные выплаты․ Вопрос о том, когда и как её необходимо предоставлять работодателю, часто возникает у соискателей и уже работающих сотрудников․ В этой статье мы разберём:

• Какие правовые нормы регулируют предоставление трудовой книжки;
• В каких случаях её обязаны предъявлять;
• Что делать, если книжка утеряна или испорчена;
• Как перейти на электронный формат и где его можно оцифровать․

Правовое основание

Согласно Трудовому кодексу Украины (ст․ 84) и Закону «О трудовых книжках», работодатель обязан вести запись о трудовой деятельности работника в его трудовой книжке․ С 10 июня 2021 года в Украине начался процесс перевода бумажных трудовых книжек в электронный формат․ К 10 июня 2026 года все граждане должны иметь свои данные в электронной трудовой книжке (ЭТК), чтобы обеспечить сохранность стажа и упростить процесс проверки․

Когда необходимо предоставить трудовую книжку?

2․1 При приёме на работу

Работодатель имеет право потребовать от соискателя:

1. Предъявить оригинал (бумажную) трудовую книжку или её электронный эквивалент․
2. Если книжка утеряна, предоставить справку из прежних мест работы (по форме 2‑НДФЛ) и заявление о восстановлении․

2․2 При переводе внутри организации

При переводе на другую должность или в другое подразделение внутри одной компании обычно требуется лишь копия записей, однако в некоторых случаях (например, перевод в другую юридическую форму) может потребоваться оригинал․

2․3 При проверке государственных органов

Службы занятости, Пенсионный фонд и налоговые органы могут запросить выписку из трудовой книжки (бумажную или электронную) для подтверждения стажа, начислений и уплаты налогов․

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Ситуация с утерей или повреждением трудовой книжки не редкость․ В таком случае действуйте по следующей схеме:

3․1 Подача заявления о выдаче новой книжки

Согласно информации из открытых источников, вы можете оформить новую бумажную трудовую книжку, подав заявление в отдел кадров вашего текущего работодателя․ При этом необходимо:

• Заполнить заявление «О выдаче новой трудовой книжки»;
• Предоставить копии документов, подтверждающих ваш трудовой стаж (справки с прежних мест работы, выписки из пенсионного фонда);
• Оплатить государственную пошлину (если она предусмотрена)․

3․2 Оцифровка данных

Если ваша трудовая книжка была оформлена до 1 января 2004 года, её необходимо оцифровать․ Оцифровка проводится в:

• Центрах предоставления государственных услуг (ЦПГУ);
• Отделах кадров государственных предприятий;
• Через портал Дія (при наличии доступа к электронному кабинету)․

3․3 Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 года в Украине активно внедряется электронный формат․ Чтобы перевести данные в ЭТК, выполните:

1. Зарегистрируйтесь в сервисе Дія (если ещё не сделали)․
2. В разделе «Трудовая книжка» выберите «Перевести в электронный формат»․
3. Загрузите сканированные копии страниц вашей бумажной книжки (при наличии)․
4. Подтвердите перевод через электронную подпись или СМС‑код․

После успешного перевода вы получите доступ к своей трудовой книжке в личном кабинете и сможете предоставлять её работодателю в цифровом виде․

Практические рекомендации для соискателей

• Всегда имейте копию всех страниц трудовой книжки (особенно записей о стаже и увольнении)․
• Если вы планируете менять работу, запросите справку о трудовом стаже у текущего работодателя – она пригодится в случае утери книжки․
• Переходите на ЭТК как можно раньше – это избавит от необходимости носить бумажный документ․
• При получении новой работы уточняйте у работодателя, нужен ли оригинал книжки или достаточно электронной выписки․
• Следите за сроками: к 10 июня 2026 года все граждане обязаны иметь данные в электронном виде․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5․1 Нужно ли показывать трудовую книжку, если меняют только график работы?

Обычно нет․ Достаточно предоставить копию записи о текущем месте работы․ Однако в некоторых компаниях политика требует оригинал – уточняйте у HR․

5․2 Можно ли работать без трудовой книжки?

Теоретически да, если у работодателя есть альтернативные документы (например, договор подряда)․ Но в большинстве случаев трудовая книжка (или её электронный аналог) обязательна для официального трудоустройства․

5․3 Как быстро восстановить утерянную книжку?

Процесс восстановления может занять от 5 до 15 рабочих дней, в зависимости от наличия подтверждающих документов и загруженности отделов кадров․

5․4 Что делать, если в электронную книжку внесены неверные данные?

Обратитесь в отдел кадров текущего работодателя с письменным заявлением об исправлении․ После согласования изменения вносятся в системе Дія․

Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий ваш профессиональный путь и социальные права․ Предоставлять её необходимо в большинстве случаев при приёме на работу, переводе внутри организации и проверках государственных органов․ Если книжка утеряна или испорчена, её можно восстановить, а лучше – перевести в электронный формат, что упрощает процесс и защищает ваш стаж от потери․

Не откладывайте перевод в ЭТК: к 10 июня 2026 года это станет обязательным требованием, а своевременное оцифрование поможет избежать лишних проблем при трудоустройстве․

Дата публикации: