Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина. Ошибки при ее ведении, хранении или выдаче могут привести к серьезным проблемам как для сотрудника (потеря стажа для пенсии), так и для работодателя (штрафы от трудовой инспекции).

В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях, как и когда работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику, а также рассмотрим нюансы, связанные с переходом на электронные трудовые книжки.

Когда работнику выдается трудовая книжка?

Существует два основных сценария, при которых происходит выдача трудовой книжки на руки сотруднику:

При увольнении. Это самый распространенный случай. Работодатель обязан вернуть документ в последний день работы.
По письменному заявлению работника. Сотрудник может потребовать выдать книжку временно для оформления пенсии, визы или других целей, но только если он не отказался от ее ведения в пользу электронной версии.

> Важно: С 2021 года для работников, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Их деятельность ведется только в электронном виде. Однако для тех, кто работал ранее и не написал заявление о переходе на ЭТК, бумажный документ сохраняется и ведется по старым правилам.

Порядок выдачи при увольнении

Согласно Трудовому кодексу РФ, процедура выдачи трудовой книжки при расторжении трудового договора строго регламентирована.

Сроки выдачи

Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения (последний день работы).

• Если в этот день сотрудник не работал (например, был в отпуске или на больничном), книжка выдается в первый рабочий день после его выхода.
• По письменному заявлению работника трудовая книжка может быть отправлена ему по почте, но только если сам работник инициировал этот способ получения.

Что должно быть внутри перед выдачей?

Перед тем как отдать документ на руки, работодатель обязан:

• Внести запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ).
• Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).
• Подписать книжку самим работником (его подпись подтверждает получение).

Книга учета движения

Факт выдачи обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Сотрудник должен поставить свою подпись в этой книге напротив записи о получении своего документа. Это критически важный момент для защиты работодателя от претензий в случае потери книжки работником после увольнения.

Выдача по заявлению работника (в период работы)

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему трудовую книжку для представления в государственные внебюджетные фонды (например, для оформления пенсии) или в другие инстанции.

Алгоритм действий:
Работник пишет заявление с указанием причины и срока, на который нужна книжка.
Работодатель обязан выдать документ не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Факт выдачи фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек с указанием даты и причины выдачи.
При возврате сотрудник также расписывается в книге о том, что документ ему возвращен.

Что делать, если работник не пришел за трудовой книжкой?

Часто возникает ситуация: сотрудник уволился, но за трудовой книжкой не явился. Действовать нужно следующим образом:

• Уведомление. Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Уведомление отправляется по адресу регистрации сотрудника заказным письмом.
• Хранение. До момента обращения бывшего сотрудника или его представителя (по нотариальной доверенности) трудовая книжка хранится у работодателя.
• Ответственность. После направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа. Однако саму книжку он обязан хранить до востребования (но не менее 50 лет для документов по личному составу, созданных после 2021 года, ранее срок был 75 лет).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и форма СТД-Р

В связи с переходом на электронные трудовые книжки, понятие «выдачи» трансформировалось; Если работник вел электронную трудовую или перешел на нее:

Бумажный вариант ему на руки не выдается (он остается у работодателя с записью о переходе на ЭТК).
При увольнении работодатель обязан выдать работнику форму СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности).
Форма СТД-Р выдается в бумажном виде (заверенная подписью и печатью) или в электронном виде (подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью).
Срок выдачи формы СТД-Р аналогичен срокам выдачи бумажной трудовой — в последний день работы.
> Обратите внимание: Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, бумажную ему возвращают на руки сразу после внесения соответствующей записи, и больше она работодателю не нужна (если он не устроится туда снова до перехода на ЭТК, что технически невозможно, так как переход необратим).

Типичные ошибки работодателей

Чтобы избежать штрафов, избегайте следующих ситуаций:

• Задержка выдачи. Выдача книжки позже установленного срока без уважительной причины.
• Отсутствие записей в книге учета. Если нет подписи работника о получении, доказать факт передачи документа будет сложно.
• Неправильные записи. Ошибки в датах, номерах приказов или формулировках статей могут сделать запись недействительной, что потребует сложной процедуры исправления.
• Игнорирование заявления. Отказ выдать книжку по заявлению работника в течение 3 дней является нарушением ст. 62 ТК РФ.

Выдача трудовой книжки, это финальный и ответственный этап трудовых отношений. Для работодателя главное правило: все действия должны быть документально зафиксированы. Своевременная выдача, правильные записи и фиксация в книге учета движения документов защитят компанию от юридических рисков, а сотруднику позволят без проблем подтвердить свой стаж для будущей пенсии или нового места работы.

Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и халатное отношение к ней недопустимо.