Вопрос о том, следует ли фиксировать в трудовой книжке периоды исполнения обязанностей (в т.ч. временное замещение вакантной должности, исполнение обязанностей руководителя и т.п.), остаётся актуальным для кадровых специалистов и работников. Ниже подробно рассмотрим нормативную основу, практику оформления и типичные ситуации, когда запись делается либо не требуется.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие ведение трудовой книжки, содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66 – ведение трудовой книжки; ст. 57 – указание трудовой функции в трудовом договоре);
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности»;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
Согласно ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- переводах (в т.ч. внутренних);
- увольнении;
- иных сведениях, предусмотренных законодательством (например, о награждениях).
Важно: исполнение обязанностей без изменения трудовой функции (должности) не считается переводом и, следовательно, не подлежит обязательному внесению в трудовую книжку.
Когда запись о исполнении обязанностей не требуется
Согласно разъяснениям кадровых порталов и практике:
- Если сотрудник назначен исполняющим обязанности на вакантную должность, но при этом продолжает выполнять свои прямые должностные обязанности (т.е. трудовая функция не меняется), запись в трудовую книжку не вносится.
- При временном замещении руководителя, когда работник сохраняет свою основную должность и лишь дополнительно выполняет функции руководителя, трудовая книжка остаётся без изменений.
- Если исполнение дополнительных обязанностей оформлено как совмещение (ст. 60.1 ТК РФ) и оплачивается отдельно, то в трудовой книжке делается запись о совмещении (указание второй должности).
Пример из источника: «Если вы назначены исполняющим обязанности и при этом не отстраняетесь от своих прямых обязанностей, которые вы выполняли на прежней должности, то никаких записей в трудовую вносить не нужно».
Когда запись обязательна
Запись в трудовую книжку делается, если:
- Произошёл перевод на другую должность (в т.ч. временный перевод с изменением трудовой функции).
- Сотрудник отстранён от выполнения своих прямых обязанностей и полностью переходит на исполнение обязанностей другой должности (например, отстранение главного бухгалтера и назначение его исполняющим обязанности директора по финансам).
- Оформлено внутреннее совмещение (вторая должность) – тогда в трудовой книжке указывается обе должности.
- По решению работодателя (например, для подтверждения стажа по специальности) делается запись о временном исполнении обязанностей в качестве дополнительного сведения, но это не является обязательным требованием ТК РФ.
В случае, когда работник исполняет обязанности руководителя более шести месяцев и фактически замещает эту должность, многие организации всё же вносят запись о переводе, чтобы избежать споров при последующем трудоустройстве.
Как оформить запись о переводе (если требуется)
Если решено оформить перевод, порядок действий следующий:
- Издать приказ о переводе (внутреннем переводе) на другую должность с указанием даты начала и конца (если перевод временный).
- Сделать запись в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе»:
Запись о переводе: 2026 г. 05 мая – Переведён с должности ведущего специалиста отдела продаж на должность исполняющего обязанности руководителя отдела продаж (приказ № 123 от ).
При временном переводе указывают период:
Запись о временном переводе: 2026 г. 05 мая – 2026 г. 11 ноября – Временно переведён с позиции главного бухгалтера на должность исполняющего обязанности финансового директора (приказ № 45 от ).
После окончания временного перевода делается запись о возврате на прежнюю должность (если требуется).
Особенности записи о совмещении
Если исполнение дополнительных обязанностей оформлено как внутреннее совмещение, то в трудовой книжке делается две записи:
- Основная должность (как обычно).
- Совмещение: указание второй должности, даты начала и, при необходимости, окончания совмещения.
Пример:
Запись о совмещении: 2026 г. 06 июня – Начало совмещения должностей ведущего экономиста и исполняющего обязанности главного бухгалтера (приказ № 78 от ).
Что говорит практика и судебная практика
Судьи часто рассматривают споры о том, было ли фактически изменено трудовое положение работника. Если работник выполнял функции другой должности без оформления перевода, но получал за это доплату, суды могут признать такие отношения фактическим переводом и обязать работодателя внести соответствующую запись в трудовую книжку (см. Постановление Верховного Суда РФ от № 45‑КГ24‑7).
Поэтому, чтобы избежать рисков, кадровые службы рекомендуют:
- Оформлять перевод или совмещение документально (приказ, соглашение).
- Фиксировать факт исполнения дополнительных обязанностей в локальных актах (должностные инструкции, положения о премировании).
- При сомнении – вносить запись о переводе, даже если он временный, с указанием периода.
- Исполнение обязанностей без изменения трудовой функции (должности) не требует записи в трудовой книжке.
- Запись делается при переводе (в т.ч. временном) или оформлении внутреннего совмещения.
- Для минимизации трудовых рисков рекомендуется оформлять такие изменения приказом и, при необходимости, вносить соответствующую запись в трудовую книжку.
- В случае сомнения – лучше задокументировать факт перевода, чем полагаться на устные договорённости.
Соблюдение указанных правил позволит избежать споров при увольнении, приёме на новую работу и при подтверждении трудового стажа.