Обновлено: 22 мая 2026 года
Это означает, что трудовой стаж граждан будет учитываться в электронном формате, а бумажные трудовые книжки перестают быть обязательными.
Вопрос о том, с какого года индивидуальные предприниматели (ИП) получили право вносить записи в трудовые книжки, является актуальным для многих работодателей и сотрудников.
Эта тема особенно важна в свете реформы системы учета трудового стажа, начавшейся в 2020 году.
Исторический контекст
До 2020 года ведение трудовых книжек было исключительной прерогативой организаций и предприятий. Индивидуальные предприниматели не имели права вносить записи в трудовые книжки своих работников.
Основные этапы изменений:
- 2020 год: Начало реформы по внедрению электронных трудовых книжек. ИП получили право формировать и хранить сведения о трудовой деятельности работников в электронном формате.
- 2021-2025 годы: Переходный период, в течение которого ИП могли выбирать: продолжать использовать бумажные трудовые книжки или перейти на электронный формат.
- С 1 января 2026 года: Обязательное внедрение электронных трудовых книжек. Бумажные трудовые книжки перестают быть обязательными для новых записей.
Правовые основы
Правовое регулирование вопроса осуществляется на основании следующих нормативных актов:
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
- Постановление Правительства РФ от 19 мая 2020 г. № 710 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
- Приказ Минтруда России от 10 октября 2020 г. № 710н «Об утверждении форм и порядка ведения электронных трудовых книжек»
Что изменилось для ИП?
С 2020 года индивидуальные предприниматели получили следующие права и обязанности:
Важно! С 2020 года ИП могут:
- Формировать сведения о трудовой деятельности работников в электронном формате
- Вносить записи о приеме на работу, переводе и увольнении в электронную трудовую книжку
- Хранить электронные трудовые книжки в системе Пенсионного фонда России
- Выдавать работникам сведения о трудовой деятельности по их запросу
Особенности ведения записей
При внесении записей в электронные трудовые книжки ИП должны соблюдать следующие правила:
- Записи должны быть точными и соответствовать фактическим обстоятельствам
- Сведения должны быть предоставлены в Пенсионный фонд России не позднее 7 дней после издания соответствующего приказа
- Работник должен быть уведомлен о внесенных изменениях в его трудовую деятельность
- При необходимости ИП обязан выдать работнику бумажную выписку из электронной трудовой книжки
Что будет после 2026 года?
С 1 января 2026 года:
- Все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронные трудовые книжки
- Бумажные трудовые книжки сохраняются только для ранее внесенных записей
- Работники могут запросить бумажную выписку из электронной трудовой книжки
- ИП должны обеспечивать доступ работников к их электронным трудовым книжкам через личный кабинет на портале госуслуг
Практические рекомендации для ИП
Для успешного перехода на электронные трудовые книжки ИП рекомендуется:
- Зарегистрироваться в системе Пенсионного фонда России для работы с электронными трудовыми книжками
- Ознакомиться с порядком ведения электронных трудовых книжек на официальном сайте ПФР
- Назначить ответственного сотрудника за ведение электронных трудовых книжек
- Обучить сотрудников работе с новой системой
- Регулярно обновлять сведения о трудовой деятельности работников
- Своевременно предоставлять информацию в Пенсионный фонд России
Часто задаваемые вопросы
Могут ли ИП продолжать использовать бумажные трудовые книжки после 2026 года?
Нет, с 1 января 2026 года новые записи о трудовой деятельности должны вноситься только в электронные трудовые книжки. Бумажные трудовые книжки сохраняются только для ранее внесенных записей.
Что делать, если у ИП нет возможности работать с электронными трудовыми книжками?
В этом случае ИП может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России для получения консультации и помощи в переходе на электронный формат.
Могут ли ИП вносить записи в бумажные трудовые книжки за предыдущие периоды?
Да, ИП могут вносить записи в бумажные трудовые книжки за предыдущие периоды, если такие записи не были ранее внесены в электронный формат.
Переход на электронные трудовые книжки стал важным этапом в развитии системы учета трудового стажа в России. С 2020 года индивидуальные предприниматели получили возможность вносить записи в электронные трудовые книжки, а с 1 января 2026 года это станет обязательным требованием.
Для успешного перехода на новую систему ИП необходимо своевременно подготовиться, ознакомиться с нормативными актами и обеспечить доступ работников к их электронным трудовым книжкам.
Важно помнить! Электронные трудовые книжки обеспечивают более надежное хранение информации, упрощают доступ к данным и сокращают бюрократические процедуры для работников и работодателей.