Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) — основной документ о трудовом стаже․ Как правило, она хранится у работодателя․ Однако в определённых случаях закон позволяет или даже обязывает работодателя выдать её работнику временно на руки․ Неправильное оформление такой выдачи может привести к серьёзным рискам для компании․

Когда можно и нужно выдавать трудовую книжку на руки?

Выдача на руки — это исключение из общего правила․ Основные случаи регулируются статьёй 66․1 и 84․1 Трудового кодекса РФ:

• При увольнении․ Если в день увольнения работник не явился или отказался от получения, работодатель обязан направить ему уведомление с предложением явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте․ После получения заявления от работника выдача производится в течение 3 рабочих дней․
• По письменному заявлению работающего сотрудника․ Работник может попросить выдачу оригинала трудовой книжки (или её дубликата) на руки только для оформления пенсии․ Это основное и наиболее распространённое законное основание․ Выдача также должна произойти не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления․
• Для представления в государственные или иные органы (например, для оформления кредита, поступления на госслужбу, обучения)․ Но здесь важно: закон прямо указывает на пенсию как цель․ Для иных целей выдача на руки возможна, но не обязательна, и её лучше оформлять как временную передачу с распиской․

Порядок оформления временной выдачи: пошаговая инструкция

Чтобы снять с себя ответственность за сохранность документа, необходимо безупречно оформить процедуру․ Алгоритм действий:

1. Получение письменного заявления от работника․ Даже если сотрудник просто явился за книжкой при увольнении, лучше попросить его написать заявление․ Это юридически значимый документ․
2. Оформление расписки о получении․ Это обязательный документ, который подписывает работник при передаче ему оригинала․ Расписка подтверждает факт получения и перекладывает ответственность за сохранность на работника․
3. Внесение записи в журнал учёта выдачи․ Рекомендуется вести отдельный журнал (или графу в уже существующем), где фиксируются все случаи временной выдачи: ФИО работника, дата выдачи, номер трудовой книжки, срок возврата (если установлен), дата возврата, подписи сторон․
4. Приём документа обратно при возврате․ При возврате трудовой книжки нужно оформить расписку о приёме (или сделать соответствующую запись в журнале) и проверить целостность документа․

Образец заявления на выдачу трудовой книжки на руки

Образец расписки в получении трудовой книжки на руки

Расписка составляется в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй — у работника․

Особенности выдачи при увольнении

Если работник увольняется и не может получить книжку в последний рабочий день:

• Работодатель обязан направить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку по почте․
• Если работник даёт согласие на почтовую отправку, документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении․ Копия уведомления и почтовой квитанции хранится у работодателя․
• В трудовой книжке (или в личной карточке Т-2) делается соответствующая запись о выдаче на руки (например: «Трудовая книжка выдана на руки по заявлению работника от ДД․ММ․ГГГГ для представления в ПФР»)․

Ответственность за отсутствие расписки

Если работник получил трудовую книжку на руки, но не оформил расписку, а затем заявил об её утере, работодатель будет нести ответственность:

• Обязанность восстановить документ (оформить дубликат)․
• Возможность привлечения к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства․
• Риск судебных исков от работника о восстановлении трудового стажа, если дубликат не будет оформлен вовремя или с ошибками․

Выдача электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведётся электронная трудовая книжка․ Порядок иной:

• Если у работника есть ЭТК, то при увольнении или по запросу работодатель не выдает бумажный документ․ Он формирует и направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)․
• Работник может получить выписку из ЭТК в бумажном виде по своему заявлению․ Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и оригинал трудовой книжки․
• Для оформления выписки также требуется заявление и расписка о получении бумажного носителя․

Краткая памятка для кадровика

1. Выдаём на руки только по письменному заявлению (цель — в основном пенсия)․
2. Всегда берём расписку в двух экземплярах․ Указываем в ней цель выдачи и срок возврата (если есть)․
3. Ведим журнал учёта всех временных выдач․
4. При увольнении, если работник не явился, отправляем заказное уведомление․
5. При возврате проверяем целостность документа и делаем отметку в журнале․
6. Для ЭТК выдаём только выписку по заявлению, оригинал хранится в электронном виде․