Вопрос о получении трудовой книжки (ТК) часто вызывает путаницу․ Многие работники считают, что забрать этот документ можно только при увольнении и по собственному желанию․ Однако законодательство предусматривает и другие законные основания (предлоги), при которых работник вправе получить свою трудовую книжку до прекращения трудового договора․
Важно понимать: под «предлогом» в данном контексте подразумевается не любой повод, а юридическое основание, прямо предусмотренное Трудовым кодексом РФ или иными нормативными актами․ Работодатель не вправе отказать в выдаче ТК при наличии такого основания․
Основной случай: выдача при увольнении
Стандартная процедура регламентирована статьей 66․1 ТК РФ․ В день увольнения работодатель обязан:
- Выдать работнику его трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если ТК электронная)․
- Произвести в ней все необходимые записи (о последнем месте работы, увольнении)․
- Заверить копии при необходимости․
Если в этот день работник по какой-либо причине (болезнь, отсутствие, отказ) не получил документ, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с предложением явиться за ТК или дать согласие на почтовую отправку․
Законные «предлоги» для забрания трудовой книжки ДО увольнения
Работник может потребовать выдачи своей трудовой книжки (или ее копий) в период действия трудового договора по следующим основаниям:
Для представления в государственные органы и внебюджетные фонды
Это самое распространенное основание․ Работник имеет право получить ТК для:
- Представления в Пенсионный фонд России (ПФР) — для оформления пенсии, уточнения страхового стажа, при смене фамилии․
- Представления в службу занятости — при регистрации в качестве безработного․
- Представления в иные государственные органы (например, для оформления загранпаспорта, визы, участия в госпрограммах), если это требуется по их запросу․
Порядок действий: Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать ТК на определенный срок (обычно до 3-х рабочих дней) для представления в указанный орган․ Работодатель выдает документ под расписку, а после возврата вносит в него отметку о выдаче․ Если ТК не возвращается в срок, работодатель вправе истребовать ее обратно․
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Согласно части 4 статьи 66․1 ТК РФ, если в день увольнения работник выбрал получение сведений о трудовой деятельности в форме ЭТК, бумажная трудовая книжка (если она у него была) остается у работодателя․ Однако, если работник ранее не имел бумажной ТК или хочет получить ее на новом бланке (например, для архивного хранения или по личным причинам), он может подать заявление․
Порядок действий: Работник пишет заявление о выдаче ему бумажной трудовой книжки (на новом бланке) с переносом всех записей․ Работодатель оформляет новый документ и выдает его под расписку․ При этом сведения об электронной трудовой книжке в Единой государственной системе информации (ЕГИС) «Трудовая деятельность» все равно формируются․
При утере, порче или заполнении всех страниц
Если у работника утеряна, испорчена или полностью заполнена его трудовая книжка, он вправе получить от работодателя новую․
Порядок действий: Работник пишет заявление о выдаче новой трудовой книжки․ На основании этого заявления и при наличии приобщаемого к нему документа об утрате (например, справки из МВД о краже) или старой испорченной книжки, работодатель оформляет новую․ Записи из старой книжки переносятся в новую на основании имеющихся у работодателя документов (приказы, личные карточки)․
Для заверения копий
Работник может потребовать у работодателя заверения копий страниц своей трудовой книжки (например, для предъявления в банк, учебное заведение)․
Порядок действий: Работник обращается с заявлением или устным запросом․ Кадровый работник делает копии, заверяет их печатью организации и подписью уполномоченного лица, указывая дату заверения и надпись «Верно»․ Оригинал при этом не забирается․
Как правильно оформить обращение (заявление)
Любое обращение за выдачей ТК до увольнения лучше оформлять в виде письменного заявления․ В нем необходимо указать:
- ФИО работника, подразделение, должность․
- Конкретное законное основание (предлог) для выдачи (например: «для представления в ПФР для оформления пенсии»)․
- Срок, на который требуется документ (если применимо)․
- Дату и подпись․
Работодатель (или уполномоченное лицо) на заявлении делает отметку о приеме, указывает дату выдачи и ставит свою подпись․
Что делать, если работодатель отказывает?
Если у работодателя нет законных оснований для отказа (например, он требует «заявление об увольнении» для выдачи ТК, что не предусмотрено законом), работник может:
- Направить письменное требование (заявление) с уведомлением о возможном обращении в государственные органы․
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или Прокуратуру․
- Подать иск в суд о восстановлении нарушенного права и взыскании компенсации за задержку выдачи документа (ст․ 236 ТК РФ)․
Краткий итог: можно ли забрать ТК по «любому предлогу»?
Нет․ Трудовую книжку можно забрать (получить) только по конкретным, прямо предусмотренным законом основаниям:
- При увольнении (основное и обязательное основание)․
- Для представления в государственные органы и фонды (ПФР, служба занятости)․
- При переходе на электронную форму (для получения бумажного экземпляра)․
- При утере, порче или заполнении всех страниц (для получения нового документа)․
- Для заверения копий․
Любая другая причина (например, «чтобы посмотреть записи», «для резерва», «по личной просьбе без указания цели») не является законным основанием для выдачи оригинала трудовой книжки до увольнения․ В таких случаях работник может получить только заверенные копии․
Важно: Все взаимодействия по поводу выдачи трудовой книжки (как при увольнении, так и по иным основаниям) лучше фиксировать в письменном виде (заявления, расписки, уведомления); Это защитит и работника, и работодателя от возможных споров․