Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ В связи с масштабным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у многих сотрудников возникают вопросы: когда можно забрать документ, как это сделать правильно и что делать с бумажным оригиналом? В этой статье мы подробно разберем все аспекты получения, хранения и использования трудовой книжки в 2026 году․
Когда можно забрать бумажную трудовую книжку?
Существует несколько ситуаций, когда работник имеет полное право забрать свой главный трудовой документ на руки:
- Увольнение; В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки․ Это правило является обязательным, и задержка выдачи грозит работодателю штрафами․
- Переход на электронную трудовую книжку․ Если работник выбрал ведение только ЭТК, работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки с записью о подаче соответствующего заявления․
- Временный запрос оригинала․ Если вам необходим оригинал документа просто на время (например, для оформления кредита или визы), вы можете написать заявление и получить трудовую книжку под роспись․ Однако важно помнить: постоянно она должна храниться у работодателя․
- Смерть работника․ В этом случае трудовая книжка выдается ближайшим родственникам умершего по их письменному заявлению;
Что делать, если в день увольнения вы выбрали переход на ЭТК?
Частая ситуация: сотрудник увольняется и одновременно решает перейти на электронную трудовую книжку․ В этом случае алгоритм действий работодателя следующий:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись об увольнении․
- Внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку․
- Выдать бумажный документ на руки работнику․
С этого момента работодатель прекращает вести бумажный вариант, и все дальнейшие сведения подаются только в электронном виде (отчет ЕФС-1)․
Как забрать трудовую книжку, если работник не явился?
Бывает так, что в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте․ Чтобы избежать ответственности за задержку выдачи, работодателю необходимо:
- Отправить уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения․ Со дня отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку․
- Если сотрудник является, но отказывается забирать документ, составляется акт об отказе от получения трудовой книжки, который подписывается свидетелями․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новый стандарт
С 2021 года все работники сделали выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки․ Сегодня ЭТК стала полноценной заменой бумажного аналога․
Как получить трудовую книжку впервые?
Если новичок, который раньше нигде не работал, устраивается на свою первую работу в 2026 году, ему не нужно оформлять бумажную трудовую книжку․ У него будет только электронный формат документа․ Работодатель будет сдавать по нему отчет ЕФС-1, а при необходимости сотрудник сможет получить у работодателя справку СТД-Р или обратиться в Социальный фонд за справкой СТД-СФР․
Где посмотреть сведения из ЭТК?
Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут несколькими способами:
- На портале Госуслуг (в личном кабинете);
- Через приложения для смартфонов (например, СФР или Госуслуги);
- У работодателя (по заявлению выдается справка СТД-Р);
- В Социальном фонде (СФР) (справка СТД-СФР);
- В МФЦ․
В каком формате выдается выписка из ЭТК?
Формат зависит от того, куда вы обращаетесь:
- В МФЦ — выписку выдают только в бумажном формате․
- На Госуслугах, у работодателя и в СФР — можно получить данные как в электронном, так и в бумажном виде․
Получение выписки через онлайн-сервис (например, Госуслуги) позволяет в любой момент скачать документ в формате PDF, распечатать или отправить работодателю․ Выписка содержит полную историю трудовой деятельности, даты начала и окончания каждого места работы, сведения о заработной плате и начислениях․
Как заверить копию трудовой книжки?
Если для каких-либо целей вам нужна не оригинал, а копия, работодатель обязан ее предоставить․ Копия должна быть заверена надлежащим образом: каждый лист копии заверяется подписью кадровика и печатью (при наличии), а на последнем листе делается запись «Работает по настоящее время»․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Трудовая книжка сопровождает человека всю жизнь, и на основании записей в ней назначается пенсия по старости․ Если документ утерян, его необходимо восстановить без ущерба для будущей пенсии․ Для этого нужно:
- Обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата․
- Собрать подтверждающие документы (справки, выписки, договоры) со всех предыдущих мест работы․
- Если предприятия ликвидированы, запросить данные можно через архивы или Социальный фонд․
В случае, если вы перешли на ЭТК, восстановление стажа упрощается — все данные уже хранятся в информационной системе СФР, и потеря бумажного бланка не влечет за собой рисков․
Забрать трудовую книжку можно как при увольнении, так и по временному запросу под роспись․ В 2026 году бумажный формат все больше уступает место электронной трудовой книжке, которая надежно защищена от потери и позволяет мгновенно получать выписки через Госуслуги или работодателя․ Главное — следить за актуальностью данных в ЭТК и знать свои права при получении документа на руки․