Трудовая книжка, традиционный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. С 2021 года правила её оформления изменились, и в ряде случаев её вовсе не требуется. В этой статье разберём, когда не надо вести трудовую книжку, какие нюансы следует учитывать и какие ошибки часто допускают работодатели и сотрудники.
Общие правила ведения трудовой книжки
По действующему ТК РФ, трудовую книжку ведёт работодатель (кроме физических лиц‑непредпринимателей) для каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если занятость является основной. С 2021 года для новых сотрудников бумажная форма почти не используется – в большинстве случаев вводится Электронная трудовая книжка (ЭТК).
- Если в книжке уже есть закрывающая запись, ведётся только ЭТК.
- Если записи нет, одновременно оформляются и бумажная, и электронная версии.
- Бумажную форму заполняют строго: без сокращений, даты – только арабскими цифрами.
Когда бумажная книжка не требуется
С начала 2021 года не надо оформлять бумажную трудовую книжку сотрудникам, которые впервые начинают работать после 1 января 2021 года. Это правило действует до 31 декабря 2025 года, после чего для новых работников полностью заменяется электронный формат.
Сценарии, когда трудовую книжку вовсе не нужно вести
Существует несколько ситуаций, когда не требуется вести трудовую книжку. Ниже перечислены самые типичные из них.
Отсутствие трудовых отношений
Трудовую книжку не оформляют, если с человеком не возникают трудовые отношения. Примеры:
- Договор подряда или оказания услуг (гражданско‑правовые договоры).
- Сотрудничество по временному поручению без оформления трудового договора.
- Стажировка без официального трудоустройства.
Работа в рамках ИП без ведения книжки
Если работодатель – индивидуальный предприниматель, который не является юридическим лицом, и он не требует ведения книжки (например, при работе по совместительству или временному совместительству), то книжка может не оформляться.
Сотрудник отказывается от бумажной формы
Если работник отказывается от ведения бумажной трудовой книжки и согласен перейти на электронный формат, работодатель может вести только ЭТК. Для этого необходимо получить от сотрудника заявление об отказе от бумажной версии.
Потеря или повреждение книжки
Если у сотрудника потеряна, повреждена или он не может её предоставить по другим причинам, не нужно оформлять новую бумажную книжку, если стороны договорились об этом. В таком случае продолжают вести только электронный вариант.
Первая работа после 1 января 2026 года
Согласно последним изменениям, если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформлять бумажную трудовую книжку вовсе не требуется – сразу вводится электронный вариант.
Что нельзя делать при оформлении трудовой книжки
Чтобы избежать ошибок, обратите внимание на следующие запреты.
- Не использовать сокращения в полях записи.
- Не писать даты другими цифрами (например, «5‑го» вместо «05»).
- Не заполнять книжку без подписи работника – подпись обязательна.
- Не вносить сведения о работе по ГПД (гражданско‑правовым договорам) в трудовую книжку.
Как правильно оформить переход на электронную форму
Если вы решили перейти от бумажной к электронной форме, выполните следующие шаги:
- Получите от сотрудника заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
- Передайте заявление работодателю.
- Работодатель вносит запись о переходе в ЭТК.
- После этого в бумажной книжке оставляете только закрывающую запись (если она была).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно иметь две трудовой книжки?
Прямого запрета на наличие более одной трудовой книжки нет, однако нарушений трудового законодательства может не быть, но такие ситуации редко практикуются и могут вызвать вопросы у инспекции.
Что делать, если у сотрудника уже есть бумажная книжка, но он хочет перейти на ЭТК?
Необходимо оформить заявление об отказе от бумажной формы, после чего вести только электронный вариант. При этом прежняя бумажная книжка остаётся в архиве, но в ней больше не вносятся новые записи.
Как вести учёт стажа для пенсионных выплат?
Для расчёта пенсионного стажа используются данные из ЭТК. Если у сотрудника нет бумажной записи, все сведения берутся из электронного документа.
Таким образом, когда не надо трудовую книжку, определить можно по следующим основным критериям:
- Отсутствие официальных трудовых отношений (договоры подряда, услуг и т.п.).
- Первый рабочий день после 1 января 2026 года (для новых сотрудников).
- Согласие сотрудника перейти на электронный формат и отказ от бумажной версии.
- Потеря, повреждение или невозможность предоставить оригинальную книжку по взаимному согласию сторон.
Помните, что правильное оформление и ведение трудовой документации – залог юридической чистоты вашего предприятия и комфорта для сотрудников. Если у вас остались сомнения, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву.