В современном российском трудовом законодательстве трудовая книжка (или её электронный аналог) оформляется почти для всех работников, однако существуют специфические ситуации, когда её заведовать не требуется. Ниже подробно рассматриваются эти случаи, а также особенности перехода на электронную форму.
Когда трудовая книжка не оформляется
Приём на работу впервые в 2026 году
Для сотрудника, который впервые в 2026 году устраивается на работу по трудовому договору и ранее не имел трудового договора, трудовая книжка не оформляется в бумажном виде. Вместо неё вводится электронная трудовая книжка, которая хранится в базе данных Социального фонда России (СФР).
Сотрудники, работающие по гражданско‑правовым договорам
Если трудовые отношения оформляются гражданско‑правовыми договорами (например, договоры подряда, услуг), то в соответствии с ТК РФ трудовая книжка не требуется. Ведётся отдельный учёт в виде журнала или электронных записей, но официального документа о трудовом стаже нет.
Работа в рамках временных и сезонных программ
Для персонала, привлечённого в рамках временных проектов, сезонных работ или временных замен (например, замена ушедшего сотрудника), также не требуется оформление традиционной трудовой книжки. Вместо этого оформляется внутренний акт приёма на работу и фиксируется в учётных системах организации.
Сотрудники, находящиеся в статусе «самозанятых»
Лица, работающие в статусе самозанятых (в рамках упрощённой системы налогообложения), не обязаны вести трудовую книжку, так как их отношения с работодателем регулируются иной правовой базой.
Переход на электронную форму
История внедрения
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад и с 1 января 2020 года стала обязательной для большинства работников. С 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого бумажные формы полностью заменятся цифровыми.
Как хранится электронная трудовая книжка
ЭТК хранится в электронной базе СФР. В неё входят сведения о:
- трудовом стаже;
- заработной плате;
- социальных выплатах;
- других сведения, обязательных к учету по ТК РФ.
Обязанности работодателя
С 14 апреля 2026 года все работодатели обязаны подавать в СФР сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС‑1. Это делается каждый раз, когда происходит приём, перевод или увольнение сотрудника.
Права работников
Работники могут самостоятельно выбирать, в каком виде вести трудовую книжку: бумажную или электронную. При выборе электронного варианта они получают доступ к своей записи через личный кабинет СФР.
Что происходит с уже имеющейся бумажной книжкой?
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, она не уничтожается, а просто переводится в электронный формат. После ввода данных в СФР в бумажном документе ставится отметка о переходе на электронную форму.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли трудовая книжка, если я работаю удалённо? – Да, удалённые сотрудники также обязаны вести трудовые документы. Форма (бумажная или электронная) выбирается по их желанию.
- Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде? – Да, с 2020 года электронный вариант является полноценным документом.
- Что делать, если я потерял бумажную книжку? – Потеря не является критичной: данные сохраняются в СФР, а при необходимости можно запросить выписку.
Таким образом, трудовая книжка не нужна в следующих случаях:
- Приём на работу впервые в 2026 году (вводится электронная форма);
- Работники, заключившие гражданско‑правовые договоры;
- Сотрудники, задействованные в временных и сезонных проектах;
- Самозанятые и лица, работающие по упрощённой системе.
Переход на электронную форму упрощает учёт, уменьшает риск потери документов и позволяет быстро получать информацию о трудовом стаже и выплатах. Важно помнить, что выбор формы ведения трудовой книжки остаётся за самим работником, а работодатель обязан своевременно передавать сведения в СФР.
Обновлено: 12:18:31 ()