Вопрос о необходимости подачи письменного заявления на копию трудовой книжки часто возникает у работников, которые нуждаются в подтверждении трудового стажа, оформлении документов в банках, приёмных комиссиях вузов и т.д. В этой статье разберём, когда заявление действительно требуется, какие юридические основания к этому применяются, как правильно его составить и какие нюансы стоит учитывать в 2026 году.

Что такое копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки – это заверенная копия всех страниц бумажной трудовой книжки (или электронная версия, если работник пользуется Электронной трудовой книжкой (ЭТК)). Копия может быть использована в тех случаях, когда требуется официальное подтверждение трудового стажа, но не требуется оригинал.

Юридические основания для выдачи копии

Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), работник имеет право на получение копии трудовой книжки. При этом:

• Работодатель обязан выдать копию в течение не более 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
• Копия должна быть заверена надлежащим образом (подпись, печать, штамп).
• В случае электронных трудовых книжек (ЭТК) копия может быть выдана в виде PDF‑файла с цифровой подписью.

С 1 января 2026 г. завершён переходный период по внедрению ЭТК, но бумажная версия остаётся обязательной до полного перехода. Поэтому, если работник ещё не отказался от бумажной книжки, он может потребовать её копию.

Когда необходимо подавать заявление?

Ниже перечислены наиболее частые ситуации, когда работнику требуется копия трудовой книжки:

1. Подтверждение стажа при оформлении кредита в банке.
2. Подача документов в государственные органы (например, при получении вида на жительство).
3. Проверка трудового стажа при приёме на работу в другой компании.
4. Получение пенсионных начислений, если работник сменил работодателя.
5. Проверка стажа при участии в конкурсах, грантах и т.д.

В большинстве случаев письменное заявление обязательно – это формальный способ обращения к руководству компании и подтверждение того, что работник действительно нуждается в копии.

Как правильно написать заявление?

Заявление должно быть составлено в свободной форме, но с соблюдением основных правил деловой переписки. Ниже приведён образец, который можно использовать как шаблон.

Образец заявления

От: _______________________________
ФИО, должность, отдел

Кому: _______________________________
ФИО руководителя, должность, отдел

Заявление

Прошу выдать копию трудовой книжки (бумажной/электронной) в соответствии со статьей 62 ТК РФ. Копия необходима для подтверждения моего трудового стажа при оформлении кредита в банке.

Подпись: ______________________

Ключевые элементы заявления:

• Полное имя и должность заявителя.
• ФИО и должность руководителя, которому адресовано заявление.
• Чёткое указание цели (например, «для подтверждения стажа при оформлении кредита»).
• Ссылка на статью ТК РФ, подтверждающую право на копию.
• Дата и подпись.

Что делать, если работодатель отказал?

Отказ в выдаче копии трудовой книжки возможен только в исключительных случаях, например, если:

• Копия уже выдана и работник не предоставил подтверждения возврата.
• Существует риск утраты конфиденциальной информации (например, если в книжке содержатся сведения о служебных обязанностях, которые не могут быть раскрыты).
• Работник не подписал заявление о отказе от бумажной версии, и в компании действует политика отказа от бумажных копий.

В случае отказа работник имеет право обратится в Отдел кадров с письменным запросом о разъяснении причин отказа. При необходимости можно подать жалобу в ПФР или в Профсоюз.

Электронная трудовая книжка и копии

С 2020 г. работодатели обязаны отчитываться в ПФР о кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) ускорил процесс получения копий: работник может запросить PDF‑копию с цифровой подписью. Однако при этом:

• Внутренние политики компании могут требовать бумажную копию.
• При отсутствии бумажной версии работник может потребовать отказ от бумажной трудовой книжки и перейти на полностью электронный формат.

Практические советы

• Сохраняйте копию заявления в личном кабинете сотрудника (если есть).
• Проверяйте, что копия заверена надлежащим образом (подпись, печать).
• Если копия нужна срочно, уточните у руководства о возможном ускорении (например, в течение 1 дня).
• При работе с банками и госорганами уточните, принимают ли они электронные копии.
• Если вы работаете в международной компании, уточните требования к копиям для иностранных банков.

Подача заявления на копию трудовой книжки – это не просто формальность, а юридически обоснованное требование, защищающее права работника. В 2026 г. при переходе на электронные трудовые книжки процедура остаётся актуальной, но становится более гибкой. Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужную копию и использовать её в любых официальных документах.