Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки, многие работники и работодатели до сих пор используют бумажные документы. В связи с этим вопрос заполнения вкладыша в трудовую книжку остаётся актуальным. Вкладыш, это неотъемлемая часть трудовой книжки, которая используется, когда основной бланк исчерпал свои возможности. В этой статье вы найдёте исчерпывающую, проверенную и актуальную на 2026 год инструкцию по правильному оформлению вкладыша, включая нюансы заполнения, порядок нумерации, штампы и типичные ошибки.
Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку оформляется только в одном случае — когда в основном документе закончились свободные страницы в одном из двух разделов:
- Раздел «Сведения о работе» — 14 разворотов (28 страниц) в основной книжке, 12 разворотов (24 страницы) во вкладыше;
- Раздел «Сведения о награждениях» — 7 разворотов (14 страниц) в основной книжке, 5 разворотов (10 страниц) во вкладыше.
Важно: вкладыш не оформляется, если закончились страницы только в одном из разделов, а в другом ещё есть место. Например, если заполнены все страницы раздела «Награждения», но в разделе «Работа» ещё есть свободные строки — вкладыш не требуется.
Согласно Приказу Минтруда России № 320н от (в ред. от ), вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и имеет такую же юридическую силу, как и основной бланк.
Как оформить вкладыш: пошаговая инструкция
Шаг 1: Получение бланка вкладыша
Бланки вкладышей выдаются работодателем. Они приобретаются в типографиях, уполномоченных Федеральной службой по труду и занятости (Роструд), и имеют серийный номер и водяные знаки. Работник не обязан покупать вкладыш самостоятельно, это обязанность работодателя.
Стоимость бланка в 2026 году составляет около 50–80 рублей за штуку (в зависимости от региона и поставщика).
Шаг 2: Проставление штампа о выдаче вкладыша
Первое и самое важное действие — проставление штампа на ьном листе основной трудовой книжки.
Штамп должен содержать следующие данные:
- Надпись: «Выдан вкладыш»;
- Серия вкладыша (например: ВК-01);
- Номер вкладыша (например: № 123456);
- Дата выдачи — фактическая дата оформления (день, месяц, год).
Пример штампа:
Выдан вкладыш
Серия: ВК-01
№ 123456
«15» мая 2026 г.
Штамп ставится четко, разборчиво, чернилами чёрного цвета. Использование печати с предварительно напечатанными данными допускается, если она соответствует установленному образцу.
Шаг 3: Заполнение ьного листа вкладыша
Первый лист вкладыша — это его ьный лист. Он заполняется аналогично ьному листу основной трудовой книжки:
- Фамилия, имя, отчество работника — указываются полностью, как в паспорте. Если работник сменил фамилию, указывается действующая на момент выдачи вкладыша фамилия. Дополнительные пояснения (например, «бывшая фамилия») не требуются.
- Дата рождения — в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
- Образование, указывается по паспорту или диплому (например: «среднее профессиональное», «высшее»).
- Должность — на момент оформления вкладыша (например: «Главный бухгалтер»).
- Дата заведения трудовой книжки — дата, когда была выдана первая трудовая книжка (не дата выдачи вкладыша!).
Важно! Дата заполнения ьного листа вкладыша — это дата его выдачи, а не дата начала работы. Эту дату указывают в графе «Дата заведения трудовой книжки» только если вкладыш выдаётся впервые. В противном случае — оставляют как есть, из основной книжки.
Шаг 4: Заполнение записей о работе и награждениях
Записи во вкладыше ведутся в том же порядке, что и в основной трудовой книжке:
- Нумерация записей — непрерывная. Если в основной книжке последняя запись имела номер 47, то первая запись во вкладыше — номер 48. Нумерация не начинается с единицы!
- Формат записи — как в основной книжке: порядковый номер, дата приёма на работу, наименование организации, должность, основание (приказ, договор и т.д.).
- Подпись ответственного лица, кадровика или руководителя.
- Печать организации — ставится на каждую запись о приёме, переводе, увольнении (если организация использует печать).
Пример записи во вкладыше:
- № 48 — «10» марта 2026 г. — Принят на работу в ООО «Светлый путь» на должность инженера-технолога. Основание: приказ № 15 от .
- № 49, «05» июня 2026 г. — Переведён на должность старшего инженера-технолога. Основание: приказ № 32 от .
Записи о награждениях заполняются в соответствующем разделе вкладыша, также с непрерывной нумерацией. Если в основной книжке последнее награждение было под №12, то первое во вкладыше — №13.
Шаг 5: Вшивание вкладыша
Вкладыш вшивается в основную трудовую книжку с помощью прочной нити (обычно в три или четыре узла) в левом верхнем углу. Вшивание производится только после полного заполнения ьного листа и первой записи.
После вшивания на последней странице основной книжки (в разделе «Сведения о работе») делается запись:
Вкладыш вшит. Записи продолжаются во вкладыше.
«15» мая 2026 г.
Подпись: ___________
Ф.И.О. кадровика
Эта запись обязательна — она подтверждает, что вкладыш является продолжением трудовой книжки.
Особые случаи
Смена фамилии работника
Если работник сменил фамилию (например, после замужества), вкладыш заполняется с новой фамилией. В основной трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» делается запись о смене фамилии (на основании свидетельства о браке или иного документа), а во вкладыше — фамилия указывается актуальная. Нет необходимости указывать предыдущую фамилию в вкладыше.
Ошибка в записи: попадание в неправильный раздел
Если по ошибке запись о работе была внесена в раздел «Награждения» (или наоборот), то:
- Неверная запись не зачёркивается;
- Сверху, в свободной строке, делается запись: «Запись о работе внесена в раздел «Награждения». Исправляется в разделе «Сведения о работе»»;
- Правильная запись вносится в нужный раздел с указанием номера предыдущей записи и даты исправления.
Все исправления оформляются в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).
Потеря или повреждение вкладыша
Если вкладыш утерян или повреждён, работодатель обязан:
- Оформить новый вкладыш;
- На ьном листе основной книжки сделать запись: «Вкладыш утерян. Выдан новый вкладыш» с указанием серии и номера нового;
- Все записи из утерянного вкладыша восстанавливаются на основании документов (приказы, трудовые договоры, выписки из лицевых счётов).
Частые ошибки и как их избежать
- Начинают нумерацию с «1» — запрещено. Нумерация должна быть непрерывной.
- Не ставят штамп «Выдан вкладыш», делает документ неполноценным.
- Заполняют вкладыш до того, как закончатся страницы — это нарушение. Вкладыш, только при необходимости.
- Используют разные ручки или цвета чернил — все записи должны быть выполнены чёрными чернилами.
- Не вшивают вкладыш, вкладыш, не прикреплённый к книжке, не имеет юридической силы.
- Указывают дату выдачи вкладыша как дату заведения книжки — дата заведения — это дата выдачи первой трудовой книжки.
Вкладыш в трудовую книжку — это не дополнительный лист, а продолжение основного документа. Его правильное оформление — залог юридической чистоты трудового стажа работника. Работодатель несёт полную ответственность за корректность всех записей, включая вкладыши.
С 2023 года действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей, которые будут использоваться до 1 сентября 2027 года. Все записи, внесённые до этой даты, имеют полную юридическую силу, даже если сделаны на старых бланках.
Рекомендация: всегда проверяйте, что вкладыш вшит, пронумерован, подписан и имеет штамп «Выдан вкладыш». При увольнении работник должен получить полный комплект: основную трудовую книжку + вкладыш, скреплённые вместе.
Для удобства рекомендуем скачать актуальные образцы заполнения вкладыша на официальном сайте Роструда или в системе КонсультантПлюс.
Помните: правильное заполнение трудовой книжки — это не только формальность, но и гарантия будущих пенсий, компенсаций и социальных льгот для вашего сотрудника.