Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина, его должности, периоды работы и основания прекращения трудовых отношений. При переходе работника из одной организации в другую (в т.ч. при реорганизации, слиянии, переименовании работодателя) в трудовую книжку вносятся специальные записи. Ошибки в этих записях могут привести к недоучету стажа, снижению будущей пенсии и другим проблемам.

• Перевод работника в другую юридическую структуру той же группы компаний (например, из ООО «Альфа» в ОАО «Бета»);
• Переименование работодателя (смена названия, формы собственности, реорганизация – слияние, присоединение, разделение);
• Перевод из индивидуального предпринимателя в юридическое лицо (или наоборот);
• Перевод в филиал/департамент, имеющий отдельный юридический статус (например, из головного офиса в дочернее предприятие);
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – в бумажной книжке делается закрывающая запись, а в ЭТК – запись о переходе.

Если же работник сохраняет прежнего работодателя (только меняется должность, подразделение или название должности), запись о смене организации не требуется – достаточно записи о переводе.

Правовые основы

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 77, п. 5ч. 1) – обязательность внесения записей в трудовую книжку при изменении работодателя.
2. Приказ Минтруда России от № 354н «Об образце трудовой книжки» (с изменениями 2021‑2024 гг.) – регламентирует форму записи.
3. Постановление Правительства РФ от № 2217 «Об электронных трудовых книжках» – порядок перехода в ЭТК.
4. Приказы работодателя (приказ о переименовании, реорганизации, переводе) – служат основанием для записи.

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке

Структура записи (раздел «Сведения о работе»)

Пример записи при переименовании организации

Пример записи при переводе в другую юридическую структуру группы компаний

Что делать, если в книжке уже есть запись о прежнем работодателе?

• Ставится запись об увольнении по согласованию сторон (п. 5ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с указанием даты и основания «перевод в другую организацию».
• На следующей странице делается запись о новом работодателе (см. пункт 3.1).
• Если увольнение происходит в порядке «перевода», в графе «Основание увольнения» указывается «перевод в другую организацию» и номер приказа о переводе.

Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)

1. Работодатель вносит запись о приёме на работу в ЭТК в течение 5 рабочих дней со дня начала трудовых отношений.
2. При переходе из бумажной книжки в ЭТК делается закрывающая запись в бумажной книжке: «Книга закрыта. Перевод в электронную трудовую книжку. № ЭТК – 1234567890. Дата – ».
3. В ЭТК создаётся запись с теми же полями, что и в бумажной версии (дата, наименование организации, должность, основание).
4. Все изменения (переименование, реорганизация) вносятся в ЭТК автоматически, если работодатель использует сервис «Госуслуги» и загружает актуальный приказ.

Пример записи в ЭТК при переименовании работодателя

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие записи о переименовании – приводит к разрыву в трудовом стаже. Решение: проверять у работодателя наличие приказа о переименовании и вносить запись сразу.
• Неправильный номер и дата приказа – может вызвать вопросы при проверке в ПФР. Решение: копировать данные непосредственно из приказа.
• Запись в неправильный графе (например, ставить основание в графу «Должность»). Решение: использовать шаблон из Приказа Минтруда № 354н.
• Отсутствие подписи и печати – запись считается недействительной. Решение: убедиться, что запись подписана уполномоченным лицом и заверена печатью.
• Запись в последнюю строке без новой страницы – в некоторых случаях ПФР может не принять запись. Решение: открывать новую страницу, если в текущей уже заполнены 5 строк.

Пошаговая инструкция для работника

1. Получите от работодателя копию приказа о переименовании/реорганизации или о переводе в другую юридическую структуру.
2. Проверьте, что в приказе указаны: дата, номер, полное новое название организации.
3. Убедитесь, что в трудовой книжке есть свободная строка в разделе «Сведения о работе» (или откройте новую страницу).
4. Попросите уполномоченного лица (директора, главного бухгалтера) внести запись согласно шаблону (см. пункт 3.1).
5. Проверьте подпись и печать. При необходимости подпишите запись в присутствии работодателя.
6. Если переходите в электронную форму, получите закрывающую запись в бумажной книжке и подтверждение о создании ЭТК.
7. Сохраните копию приказа и запись в личных файлах – они могут потребоваться при проверке в ПФР.

Как оформить запись при смене индивидуального предпринимателя

Если работник был трудоустроен у ИП, а затем ИП изменил свои персональные данные (фамилия, имя, отчество) или переоформил ИП в юридическое лицо, запись делается так:

Если ИП преобразуется в ООО, в трудовой книжке делается запись об увольнении «по соглашению сторон» с указанием основания «преобразование ИП в ООО», а затем запись о приёме на работу в новое ООО.

Запись в трудовой книжке при смене организации – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом и Приказом Минтруда. Правильное оформление гарантирует непрерывный учёт трудового стажа, корректный расчёт пенсии и отсутствие проблем при проверках в ПФР. Работодатели и работники должны совместно следить за тем, чтобы:

• Все изменения фиксировались в течение 5 рабочих дней;
• Были указаны точные данные приказа (номер, дата, название организации);
• Запись была подписана уполномоченным лицом и заверена печатью;
• При переходе в электронную форму была оформлена закрывающая запись в бумажной книжке.

Тщательное соблюдение этих правил поможет избежать потери стажа и финансовых потерь в будущем.

Дата подготовки статьи: