Трудовая книжка – это официальный документ‚ фиксирующий место и периоды работы сотрудника‚ стаж и другие сведения‚ которые нужны для расчёта зарплаты‚ пенсии‚ соцвыплат и т․д․ Понимание когда именно нужно передавать эту книгу помогает избежать недоразумений как работнику‚ так и работодателю․
При увольнении текущего места работы
Если сотрудник увольняется‚ трудовую книжку необходимо выдать в день увольнения или в течение трёх рабочих дней после подачи заявления об увольнении․
- Работодатель обязан оформить трудовую книжку в двух экземплярах: один – для сотрудника‚ второй – для архивного хранения․
- В случае‚ если сотрудник запрашивает книгу позже (например‚ через несколько дней)‚ работодатель всё равно должен предоставить её в установленный срок․
Что делать‚ если книга потеряна или повреждена?
Если трудовая книжка утеряна‚ испорчена или её страницы нечитаемы‚ сотрудник имеет право запросить её восстановление у предыдущего работодателя․ При невозможности восстановления – оформляется справка о работе‚ которая затем может быть использована для оформления новой трудовой книги․
При переходе в новую организацию
При устройстве на новую работу сотрудник предоставляет будущему работодателю копию своей трудовой книжки (или её электронного эквивалента)․
- Новый работодатель вносит сведения о трудовом месте в электронную форму‚ если у него есть доступ к электронной системе․
- Если у сотрудника только бумажная версия‚ он может передать её лично или отправить копию по электронной почте․
Электронная форма трудовых книжек
С 10 июня 2021 года в Украине начался переход от бумажных к электронным трудовым книжкам․ С этого момента:
- Все новые записи вносятся только в электронный формат․
- Сотрудники‚ у которых книжка была оформлена до 1 января 2004 года‚ могут оцифровать её по собственному желанию․
- Пенсионный фонд рекомендует не спешить с оцифровкой‚ а сначала подготовить необходимые документы․
При расчёте пенсии и соцвыплат
Трудовая книжка используется для подтверждения:
- Опыта работы‚ необходимого для назначения пенсии․
- Стажа‚ который учитывается при расчёте соцвыплат и других выплат․
Если сотрудник собирается на пенсию‚ он может потребовать выдать ему оригинал трудовой книжки (или её электронную копию) в пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа․
При необходимости подтверждения стажа для других целей
Трудовую книжку могут запросить:
- При оформлении кредита или ипотеки․
- При подаче на гранты или субсидии․
- При прохождении проверок‚ связанных с государственными программами․
В таких случаях выдача книги происходит по запросу сотрудника‚ но только после того‚ как он официально завершил отношения с текущим работодателем․
Сроки и порядок выдачи
Для удобства обеих сторон рекомендуется соблюдать следующие сроки:
- В течение 3‑х рабочих дней после увольнения – выдача оригинала книжки․
- При приёме на новую работу – передача копии (бумажной или электронной) в течение первой недели․
- При запросе в пенсионный фонд – предоставление документа в любое удобное время‚ но не позже окончания расчёта пенсии․
Таким образом‚ когда отдавать трудовую книжку зависит от конкретной ситуации:
- При увольнении – в день увольнения или в течение трёх рабочих дней․
- При переходе в новую организацию – перед подписанием трудового договора․
- Для подтверждения стажа – по запросу в пенсионный фонд или другую инстанцию․
Соблюдение этих сроков гарантирует‚ что сотрудник получит необходимые документы вовремя‚ а работодатель избежит юридических проблем․