Увольнение сотрудника — это процедура, которая строго регламентирована трудовым законодательством. Одним из самых важных и ответственных этапов этого процесса является возврат работнику его трудовой книжки. Вопрос о том, когда отдают трудовую книжку при уходе сотрудника, требует четкого понимания, так как за нарушение сроков работодатель может быть привлечен к ответственности.
Главное правило: в день увольнения
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Днем увольнения считается последний рабочий день сотрудника. В этот же день вместе с трудовой книжкой работнику должна быть выдана копия приказа об увольнении.
Это правило является фундаментальным: днем выдачи книжки при увольнении должен стать последний рабочий день сотрудника. В большинстве случаев ее забирают сразу при увольнении, и процесс проходит без каких-либо осложнений.
Особые случаи выдачи
Существуют ситуации, при которых сроки выдачи могут отличаться от стандартных или требуют особого подхода:
Отпуск с последующим увольнением
Если сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с последующим увольнением, то выдача трудовой книжки производится до ухода в такой отпуск. В этом случае последним рабочим днем и днем выдачи документов считается день перед началом отпуска.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С учетом перехода на электронные форматы, трудовая книжка или выписка из электронной трудовой книжки также выдается работнику в день прекращения с ним трудового договора.
Временная выдача в период работы
По общему правилу трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении. Однако бывают случаи, когда работник просит об этом в период работы в организации. Такой документ оформляется, когда бланк нужен работнику на время, например, чтобы предоставить его в Социальный фонд России (СФР). По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня обращения. Также в течение трех рабочих дней выдается и остальная документация, связанная с работой, по запросу сотрудника.
Что делать, если сотрудник отсутствует в день увольнения?
Нередко возникают ситуации, когда в день расторжения трудового договора сотрудника нет на рабочем месте (например, он на больничном, прогуливает работу или просто не явился за документами). В таком случае работодатель обязан:
- Уведомить работника о том, что нужно забрать трудовую книжку. Направляется письмо или телеграмма с просьбой явиться за документом или дать согласие на отправку ее по почте.
- Хранить документ до тех пор, пока уволенный работник не явится за трудовой книжкой или не даст согласия на отправку ее по почте.
Если заявление о пересылке подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику (или направляется почтой) не позднее дня увольнения.
Задержка выдачи: причины и последствия
Хотя в большинстве случаев документ забирают сразу, существуют ситуации, когда выдача трудовой книжки может затянуться:
- Вина работодателя: кадровый работник может по недосмотру задержать срок выдачи трудовой книжки. В этом случае работодатель несет ответственность. Днем увольнения будет считаться день фактической выдачи документа, и сотруднику придется оплатить компенсацию за вынужденный прогул.
- Отказ работника: не исключаются ситуации, когда работники сами отказываются забирать документ. В таком случае работодателю необходимо составить акт об отказе от получения, что позволит избежать штрафов и судебных разбирательств.
Важные нюансы оформления
При выдаче трудовой книжки важно обратить внимание на правильность заполнения:
- Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, является обязательным.
- Все записи должны быть заверены подписями работодателя и самого работника.