Тема оформления и ведения трудовых книжок остается актуальной, несмотря на повсеместный переход на электронный документооборот․ Вопрос «когда открывают трудовую книжку» волнует как нанимателей, так и самих работников․ Давайте разберемся в деталях, основываясь на действующем Трудовом кодексе РФ и актуальных практиках․
Основное правило: когда и кому оформляют трудовую книжку
Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной․
Ключевой момент: «открывают» или, точнее, оформляют трудовую книжку в момент приема на работу․
Срок оформления при приеме на работу
- Не позднее следующего рабочего дня с даты, когда был издан приказ о приеме на работу или заключен трудовой договор (если работодатель отказывается от приказов)․
- Запись вносится на основании приказа (распоряжения) о приеме․
Кому оформляют бумажную, а кому только электронную книжку? (Ситуация 2026 года)
С 1 января 2021 года вступил в силу переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ К 2026 году правила устоялись:
- Гражданам, впервые устраивающимся на работу с , оформляют только электронную трудовую книжку (ЭТК) в информационной системе СФР (Социального фонда России)․ Бумажный бланк им не выдается․
- Работникам, имевшим бумажную трудовую книжку до 2021 года, работодатель может оформить и бумажную, и электронную (как аналоговое дополнение)․ Но все новые записи он обязан вносить одновременно в обе (если бумажная выдана)․
- По желанию работника, имеющего бумажную книжку, можно оформить только ЭТК, а бумажную вернуть работодателю для хранения․
Исключения (когда бумажная книжка все еще может быть):
- Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (например, найм домашней прислуги)․ Они не обязаны вести трудовые книжки․
- Если работа у данного работодателя не является основной для сотрудника (например, совместительство, если по основному месту работы уже ведется книжка)․
- Если сотрудник проработал 5 дней и менее и уволился․ В этом случае трудовую книжку (бумажную или электронную) не оформляют, а если оформляли — возвращают без записей․
- Работа по гражданско-правовым договорам (ГПД, договоры подряда и т․д․) — трудовые книжки не ведутся․
Выдача трудовой книжки при увольнении
Вопрос «когда выдают трудовую книжку» не менее важен․ Здесь действует четкое правило:
В день прекращения трудового договора (в последний рабочий день) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку․
- Если это бумажная книжка — с внесенными всеми записями о работе у данного работодателя․
- Если это электронная книжка — работодатель обязан передать сведения о сотруднике в СФР․ Работник может получить выписку из ЭТК в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении СФР․
Что делать, если трудовую книжку не открыли вовремя?
Если работодатель нарушил сроки (не оформил при приеме или не выдал при увольнении), работник может:
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․
- Обратиться в суд с требованием восстановить нарушенные права, взыскать компенсацию за задержку выдачи (за каждый день задержки)․
Как выглядит процесс «открытия» в 2026 году?
Для нового сотрудника (только ЭТК):
- Работодатель заключает трудовой договор․
- Издает приказ о приеме на работу․
- Немедленно (в течение нескольких минут/часов) передает сведения о приеме (ФИО, данные паспорта, дата приема, должность, подразделение) в информационную систему СФР через кадровое ПО или личный кабинет․
- В системе СФР автоматически создается электронная трудовая книжка․
- Работнику не выдают физический документ․ Он может в любой момент получить выписку․
Для сотрудника со старой бумажной книжкой:
- Работодатель вносит запись о приеме в бумажную книжку (если она есть у сотрудника)․
- Параллельно передает те же сведения в СФР для внесения записи в ЭТК․
- При увольнении — делает обе записи и выдает бумажную книжку․
Короткий ответ на вопрос «когда открывают трудовые книжки»:
- По срокам: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу․
- По форме: С 2021 года для новичков — только электронная (создается в системе СФР)․ Для старых сотрудников — может быть бумажная + электронная․
- По обязательности: Если работа основная и длится более 5 дней — книжка (ЭТК) обязательна․
Главное правило для работодателя в 2026 году: все новые записи о приеме, переводе и увольнении вносятся в электронную систему СФР․ Бумажная трудовая книжка постепенно уходит в прошлое, но для миллионов россиян, начавших карьеру до 2021 года, она все еще остается юридически значимым документом․
Статья составлена на основе анализа текстов КонсультантПлюс, Роструда и Банки․ру за 2023-2026 годы․ Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу․