Вопрос о том, нужно ли вносить записи о премировании в трудовую книжку сотрудника, остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. С одной стороны, работнику приятно видеть свои достижения зафиксированными официально, с другой, работодатель обязан строго соблюдать законодательство, чтобы избежать штрафов. В 2026 году правила остаются четкими, но требуют внимательного подхода к деталям.

Главное, что нужно помнить: не все премии подлежат внесению в трудовую книжку. Ключевым критерием являеться природа выплаты: является ли она частью системы оплаты труда или же это разовое поощрение за особые заслуги.

Основное правило: когда запись делать НЕ нужно

Согласно разъяснениям Минтруда России и сложившейся практике, в трудовую книжку не вносятся сведения о премиях, которые:

• Предусмотрены системой оплаты труда (окладно-премиальной системой);
• Выплачиваются на регулярной основе (ежемесячно, ежеквартально);
• Являются обязательной частью заработной платы за выполнение трудовых обязанностей;
• Регулируются положением об оплате труда как гарантированная выплата при выполнении KPI.

Логика законодателя проста: если премия выплачивается за то, что сотрудник просто хорошо работал и выполнял свои обязанности (что и так оплачивается зарплатой), то это не требует отдельного фиксирования как награды. Такие выплаты считаются частью заработной платы.

Когда запись в трудовую книжку обязательна

Запись в раздел «Сведения о награждении» вносится только в том случае, если премия носит характер поощрения за особые трудовые заслуги. Это регулируется статьей 191 Трудового кодекса РФ.

Вносить запись необходимо, если:

1. Премия является разовой и не предусмотрена системой оплаты труда как регулярная выплата.
2. Выплата приурочена к конкретному событию (юбилей компании, завершение важного проекта, изобретение).
3. Сотрудник награждается по итогам конкурса, смотра или за проявленную инициативу.
4. Издан специальный приказ (распоряжение) руководителя о поощрении конкретного сотрудника или группы сотрудников.
5. В приказе использована формулировка о награждении или поощрении (например, «наградить почетной грамотой и денежной премией»).

Важно: основанием для записи служит именно приказ руководителя. Если есть приказ о поощрении — запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется) вносится обязательно.

Особенности ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)

Здесь кроется важный нюанс современного кадрового учета. Сведения о награждении (поощрении) не вносятся в форму СЗВ-ТД и, соответственно, не отражаются в электронной трудовой книжке.

Минтруд неоднократно указывал, что в электронную трудовую книжку передаются только сведения о:

• Приеме на работу;
• Переводе;
• Увольнении;
• Подаче работником заявления о выборе формы трудовой книжки.

Таким образом, если вы премируете сотрудника за особые заслуги:

• В бумажную трудовую книжку (если она хранится у работодателя или предъявлена сотрудником) запись вносится.
• В электронную трудовую книжку (в реестр ПФР/СФР) эти сведения не передаются.

Как правильно оформить запись

Если вы приняли решение о внесении записи (так как премия разовая и является поощрением), необходимо соблюдать строгий алгоритм:

Основание

Запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя. В графе 4 («Наименование, дата и номер документа…») указываются реквизиты этого приказа.

Формулировка

В графе 3 («Сведения о приеме на работу…») пишется:

«Награжден денежной премией за [указать причину: высокие производственные показатели, успешное завершение проекта и т.д.] (приказ организации от [дата] № [номер])».

Или, если премия accompanies почетную грамоту:

«Награжден почетной грамотой и денежной премией за многолетний добросовестный труд».

Частые ошибки работодателей

Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией, избегайте следующих ошибок:

• Внесение регулярных премий. Если вы ежемесячно платите премию по положению об оплате труда, не нужно каждый месяц делать запись в трудовую. Это перегрузит документ и будет являться нарушением.
• Игнорирование разовых поощрений. Если вы издали приказ о награждении сотрудника ценным подарком или разовой суммой за изобретение, но не внесли запись в бумажную трудовую (по просьбе сотрудника или забывчивости), это нарушение прав работника на полную информацию о его трудовом пути.
• Попытка внести данные в ЭТК. Не пытайтесь передать сведения о награждении в СФР через форму СЗВ-ТД — система их не примет или это будет считаться ошибкой отчетности.

Резюме

Помните: правильное ведение записей о поощрениях — это не только соблюдение закона, но и важный элемент мотивации персонала. Видимая запись о награждении в трудовой книжке повышает статус сотрудника и подтверждает его профессионализм при будущем трудоустройстве.