В процессе работы и увольнения сотрудники часто сталкиваются с вопросом оформления и выдачи трудовой книжки. В этой статье мы разберём, когда работник может забрать свою трудовую книжку, какие обязанности возлагает на себя работодатель и какие шаги необходимо предпринять, если документ не был получен.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 64, 70), в день прекращения трудового договора работодатель обязан:
- выдать работнику его трудовую книжку;
- провести окончательный расчёт;
- оформить все необходимые документы, подтверждающие факт увольнения.
Если работник отказывается брать книжку или не явится за ней, работодатель обязан оформить соответствующую записку и хранить документ до получения согласия сотрудника на его отправку по почте.
Что делать, если работник забрал свою трудовую книжку
Ситуация «работник забрал свою трудовую книжку» встречается довольно часто, особенно при:
- Увольнении по собственному желанию.
- Постепенном переходе на новую должность в другой организации.
- Возврате из отпуска или временного отсутствия.
В каждом из этих случаев важно соблюдать несколько простых правил.
Оформление акта приёмки
Чтобы избежать недоразумений, рекомендуется оформить акт приёмки трудовой книжки. В нём указываются:
- ФИО работника;
- Дата выдачи;
- Подпись работника о получении документа.
Пример оформления:
Акт приёмки трудовой книжки ФИО: Иванов Иван Иванович Дата выдачи: Подпись работника: ______________________
Сохранение копий
Работодатель должен сохранить копию акта в личном деле сотрудника и в отделе кадров. Это защитит компанию от возможных споров в будущем.
Что делать, если работник не забирает трудовую книжку
Отказ от получения документа встречается довольно часто; Ниже перечислены основные шаги, которые должны выполнить обе стороны.
Обязанности работодателя
- Сформировать письменное уведомление с просьбой забрать трудовую книжку.
- Указать в уведомлении сроки (не менее трёх рабочих дней).
- Если работник не отвечает, оформить записку о невозможности выдачи и сохранить документ в архиве.
Обязанности работника
Работник, отказавшийся от получения трудовой книжки, должен:
- Предоставить письменное объяснение причин (например, потеря паспорта, необходимость отправки по почте и т.д.).
- Согласиться на отправку документа по почте или в электронном виде (при наличии соответствующего согласия).
Как хранить документ, если он не был получен
Согласно практике онлайнинспектора, после того как книжка возвращается на почту как невостребованная, работодатель обязан:
- Хранить её в безопасном месте.
- Пытаться установить связь с сотрудником (по телефону, электронной почте).
- При невозможности контакта – оформить акт о потере или незаявке и сохранить его в деле.
Специальные случаи
Предприятие ликвидировано
Если прежний работодатель ликвидирован, новый работодатель может оформить новую трудовую книжку, но не дубликат утраченной (см. ст. 65 ТК РФ). При этом новый работодатель обязан содействовать восстановлению подтверждающих стаж документов.
Работник потерял трудовую книжку
В случае потери документа сотрудник может запросить у предыдущего работодателя выписку из журнала учёта трудовых книжек или акт об утере. Этот документ будет использоваться при устройстве в новую организацию.
Работник забрал книжку, но не сообщил об этом
Если сотрудник сам забрал книжку и не уведомил об этом работодателя, последнему следует:
- Проверить наличие подписи в акте приёмки.
- При отсутствии подписи – запросить у сотрудника подтверждение факта получения (например, через электронную почту).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Что делать, если работник ушёл с работы, но не забрал трудовую книжку?
Ответ: Работодатель обязан отправить письменное уведомление с требованием забрать документ в течение трёх рабочих дней. Если ответ не последовал, документ хранится в архиве, а в деле оформляется записка о невозможности выдачи. - Вопрос: Можно ли отправить трудовую книжку по почте?
Ответ: Да, при условии, что работник дал согласие на такой способ получения. В уведомлении необходимо указать адрес отправки и способ возврата (почтовый трек‑номер). - Вопрос: Как оформить акт, если работник забрал книжку без подписи?
Ответ: В таком случае рекомендуется запросить у сотрудника подтверждение факта получения в письменной форме (email, мессенджер) и приложить к делу.
Главный принцип работы с трудовой книжкой – соблюдать требования Трудового кодекса и оформить все действия документально. Если работник забрал свою книжку, важно зафиксировать этот факт в акте приёмки, сохранить копию и убедиться, что все подписи присутствуют. Если же документ не был получен, работодатель обязан предпринять разумные шаги для её возврата или оформления альтернативных подтверждений.
Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать споров, защитить интересы обеих сторон и сохранить порядок в кадровых документах.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 г;