Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина РФ. Многие задаются вопросом: кто и в каких случаях обязан выдать её бесплатно? В этой статье подробно разберем все нюансы, связанные с бесплатной выдачей трудовой книжки, как в бумажном, так и в электронном виде.
Основные случаи бесплатной выдачи трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан бесплатно выдать трудовую книжку работнику в следующих ситуациях:
- При приеме на работу впервые. Если у гражданина ранее не было трудового стажа, работодатель (организация или ИП) обязан оформить и выдать ему новую трудовую книжку за свой счет.
- При увольнении. В последний рабочий день работодатель должен вернуть работнику его трудовую книжку с внесенными записями об увольнении. Выдача происходит бесплатно.
- При замене изношенной или испорченной книжки. Если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, залита, страницы выпали), работодатель обязан бесплатно изготовить новую (вкладыш или целую книжку) и внести в нее все сведения из старой.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель выдает ему на руки бумажный документ (вкладыш) с соответствующей записью. С этого момента ответственность за ведение и хранение сведений переходит к государству (в ПФР), а работодатель освобождается от обязанности хранить бумажный оригинал.
Важно! Бесплатной является именно выдача документа. Если работник сам потерял трудовую книжку, он должен обратиться в архив или в отдел кадров предыдущего работодателя за дубликатом. За изготовление дубликата может взиматься плата, установленная внутренними правилами организации (но не более 50% стоимости бланка, согласно Положению о порядке выдачи дубликатов).
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Это самый частый случай; Порядок регламентирован Постановлением Правительства РФ № 225 и статьей 66.1 ТК РФ.
- Заявление работника. Для получения на руки своей трудовой книжки (особенно актуально при переходе на ЭТК) работник должен написать письменное заявление. В заявлении указывается просьба о выдаче оригинала документа или сведений о трудовой деятельности.
- Внесение записи в саму книжку. В графе для особых отметок (обычно на внутренней стороне обложки) делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Ставится дата и подпись ответственного лица.
- Фактическая выдача; Трудовая книжка (или вкладыш к ней) передается работнику под расписку. В акте приема-передачи или в журнале учета указываются серия и номер документа, дата выдачи, подписи сторон.
Особенности выдачи при переходе на электронную форму
Если работник выбрал ЭТК:
- Работодатель вносит в бумажную книжку запись о подаче заявления о переходе на ЭТК.
- Выдает этот бумажный документ (вкладыш) работнику.
- Далее все сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде и храниться в Пенсионном фонде РФ. Работник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги, МФЦ или напрямую в ПФР.
Как выглядит запись о бесплатной выдаче?
В самой трудовой книжке специальной графы «Выдана бесплатно» нет. Сам факт бесплатной выдачи подтверждается:
- Отсутствием каких-либо отметок об оплате за выдачу.
- Наличием записи о заявлении работника (как описано выше).
- Распиской работника в получении документа (если она оформлялась).
На внутренней стороне обложки, если книжка выдавалась на руки ранее, может стоять отметка «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Сам вкладыш без основной книжки недействителен.
Что должен сделать работник?
Чтобы получить трудовую книжку бесплатно и без проблем:
- В первый рабочий день убедиться, что кадровик оформил на вас новую книжку (если её не было) или принял старую для ведения.
- При увольнении в последний день обязательно получить свою книжку (или вкладыш) с правильно внесенными записями. Проверить дату увольнения, основание и подпись руководителя.
- Если теряете книжку — не ждите, пока работодатель «забудет». Немедленно пишите заявление на имя руководителя о выдаче дубликата или о восстановлении сведений. Это ваше право, но изготовление дубликата может быть платным.
- При выборе ЭТК подать письменное заявление. Получить бумажный документ с отметкой и сохранить его до момента, когда выписку из ЭТК можно будет получить в ПФР.
Внимание! Работодатель не имеет права:
- Требовать оплаты за выдачу трудовой книжки при увольнении или при приеме на работу впервые.
- Удерживать трудовую книжку под предлогом «неотработанного аванса» или других долгов.
- Отказывать в выдаче, ссылаясь на то, что у работника уже есть «электронная». Бумажный документ (вкладыш) с записью о заявлении должен быть выдан в любом случае.
Где и как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Если вы перешли на ЭТК, ваши сведения хранятся в ПФР. Получить официальную выписку можно:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (самый удобный способ).
- В любом МФЦ («Мои документы»).
- Напрямую в отделении Пенсионного фонда РФ.
Выписка из ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажному документу, и предоставляется бесплатно.
Трудовая книжка (бумажная или электронная) выдается работнику бесплатно в случаях, прямо предусмотренных законом: при первом трудоустройстве, при увольнении, при замене и при переходе на ЭТК. Ключевое условие — наличие письменного заявления работника (кроме случая первого приема).
Работник должен внимательно следить за правильностью внесения записей и обязательно получать документ под расписку в день увольнения; В случае нарушений со стороны работодателя стоит обращаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Дата актуализации информации: май 2026 года. Все изменения в законодательство учитываются.