Трудовая книжка – это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ‚ Федеральный закон «О трудовой книжке»‚ приказы Минтруда и соцзащиты) работодатель обязан выдавать оригинал трудовой книжки работнику в определённых ситуациях. Ниже рассмотрены все основные случаи‚ когда трудовая книжка может быть выдана на руки‚ а также порядок оформления‚ необходимые документы и рекомендации по оформлению расписок.

Основные случаи выдачи трудовой книжки на руки

• При приёме на работу – в течение первых трёх рабочих дней с момента подачи заявления о приёме на работу (или с первого дня работы‚ если заявление подано ранее).
• При увольнении (прекращении трудового договора) – в последний день работы (день увольнения) работник получает трудовую книжку с внесённой записью об увольнении.
• По заявлению работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) – не позднее трёх рабочих дней со дня подачи такого заявления.
• Для представления в Социальный фонд России (СФР) – при необходимости подтвердить страховой стаж для назначения пенсии или иных социальных выплат‚ трудовая книжка выдаётся на руки в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления в СФР.
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – если работник подаёт заявление об отказе от бумажного варианта‚ работник получает бумажную трудовую книжку на руки в день подачи заявления (образец заполнения – Главная книга‚ 2020‚ № 6).
• При утрате или повреждении трудовой книжки – работник имеет право потребовать восстановления или выдачи дубликата; оригинал может быть выдан на руки под расписку для последующего возврата.
• По иным основаниям‚ предусмотренным локальными нормативными актами организации (например‚ для подтверждения трудового стажа при оформлении кредита‚ ипотеки‚ выезда за границу и т.п.) – при условии соблюдения сроков и оформления расписки.

Порядок выдачи трудовой книжки на руки

1. Получение заявления от работника (в свободной форме или по утверждённому образцу). Заявление должно содержать:
   • ФИО работника;
   • Должность и структурное подразделение;
   • Основание выдачи (приём‚ увольнение‚ запрос сведений и т.д.);
   • Дата подачи заявления;
   • Подпись работника.
2. Подготовка трудовой книжки:
   • Проверка актуальности записей (внесение последних изменений – перевод‚ повышение‚ изменение оклада и т.п.);
   • Снятие ксерокопии (или сканирование) для хранения у работодателя (дубликат);
   • При необходимости – внесение отметки о выдаче в журнале учёта движения трудовых книжек.
3. Оформление расписки о получении (обязательно при выдаче оригинала на руки):
   • Наименование организации;
   • ФИО работника;
   • Серия и номер трудовой книжки;
   • Дата выдачи;
   • Цель выдачи (например‚ «для представления в СФР»);
   • Обязательство работника вернуть документ в установленный срок;
   • Подписи работника и уполномоченного представителя работодателя (кадровик‚ руководитель отдела кадров);
   • Расшифровка подписей.
4. Вручение трудовой книжки работнику под расписку.
5. Возврат трудовой книжки:
   • После достижения цели (например‚ после получения выписки из СФР) работник возвращает оригинал;
   • Работодатель погашает расписку (делает отметку «Возвращено») и выдаёт работнику встречную расписку о возврате;
   • Оригинал вновь помещается в личное дело сотрудника или в архив организации.

Ответственность сторон

Согласно ст. 65 ТК РФ и ст. 24.1 КоАП РФ‚ работодатель‚ не выдавший трудовую книжку в установленные сроки‚ может быть привлечён к административной ответственности (штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 рублей для организации).

Работник‚ не вернувший трудовую книжку в установленный срок без уважительной причины‚ также может нести дисциплинарную ответственность (выговор‚ замечание) и‚ в случае умышленного удержания документа‚ – материальную ответственность за возможный ущерб (например‚ невозможность подтверждения стажа для начисления пенсии).

Особенности в период перехода на электронные трудовые книжки (с 1 января 2026 года)

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее:

• Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта‚ работодатель обязан вести обе формы одновременно (бумажную и электронную);
• Выдача бумажной трудовой книжки на руки возможна в тех же случаях‚ что и ранее‚ но с учётом того‚ что оригинал остаёться у работодателя‚ а работник получает лишь копию или выписку из ЭТК по запросу;
• При подаче заявления об отказе от бумажной книжки работник получает оригинал бумажной трудовой книжки на руки в день подачи заявления (образец заполнения – Главная книга‚ 2020‚ № 6).

Пример расписки о получении трудовой книжки на руки

РАСПИСКА
о получении трудовой книжки на руки

Я‚ _____________________________ (ФИО полностью)‚
работающий(ая) в должности ______________________‚
подразделение ______________________‚
получил(а) от _____________________________ (наименование организации)
трудовую книжку серии _________ № ___________‚
выданную мне ______________________ (дата выдачи)
для ______________________________ (цель выдачи: представление в СФР‚ подтверждение стажа и т.п.).

Обязуюсь вернуть указанную трудовую книжку в оригинале
не позднее ______________________ (дата возврата)
в отдел кадров организации ______________________.

Дата ___________ Подпись ______________________
Расшифровка подписи ______________________________

Получил(а) от работника трудовую книжку:

Дата ___________ Подпись ______________________
(уполномоченное лицо)
Расшифровка подписи ______________________________

Трудовая книжка выдаётся работнику на руки в следующих ключевых ситуациях:

1. При приёме на работу (в течение первых трёх рабочих дней).
2. При увольнении (в последний день работы).
3. По заявлению работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст; 66.1 ТК РФ).
4. Для представления в Социальный фонд России (СФР) – в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
5. При переходе на электронную трудовую книжку – при подаче заявления об отказе от бумажного варианта.
6. При утрате или повреждении документа (выдача дубликата под расписку).
7. По иным основаниям‚ предусмотренным локальными нормативными актами‚ при соблюдении сроков и оформления расписки.

Соблюдение установленных сроков‚ правильное оформление заявления и расписки‚ а также хранение дубликата трудовой книжки у работодателя позволяют минимизировать риски как для работника‚ так и для работодателя‚ обеспечивая законность и прозрачность трудовых отношений.