Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и Федеральным законом «О трудовых книжках» выдача трудовой книжки работнику на руки допускается только в определённых ситуациях. Ниже перечислены основные случаи, когда работодатель обязан или имеет право выдать трудовую книжку сотруднику.
При расторжении трудового договора (увольнении)
Согласно ст. 84.1 ТК РФ, при увольнении работника работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать ему трудовую книжку (или её копию, если ведётся электронный учёт). Это правило применяется независимо от причины увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работника, в связи с истечением срока действия срочного договора и т.д.).
Что именно выдаётся?
- Оригинал трудовой книжки, если она ведётся в бумажном виде;
- Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК) – при условии, что работник перешёл на электронный учёт и попросил получить выписку;
- Копия трудовой книжки, если работник продолжает работать у того же работодателя, но нуждается в документе для внешних целей (например, для получения кредита).
По требованию работника в течение действия трудового договора
Работник может потребовать выдачу трудовой книжки (или её копии) в следующих случаях:
- Для подачи заявления о приёме на новую работу (если текущий работодатель не ведёт электронный учёт и не может сразу передать данные в ПФР);
- Для оформления пенсии, пособий или других социальных выплат;
- Для подтверждения трудового стажа при получении ипотеки, кредита или иных финансовых услуг;
- Для личных целей (например, архивное хранение).
В этом случае работодатель обязан выдать копию трудовой книжки, заверенную своей подписью и печатью организации. Оригинал остаётся у работодателя до момента увольнения.
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. С 1 января 2026 года переходный period завершён, и все трудовые отношения должны учитываться в электронном виде. Однако работник по-прежнему может потребовать:
- Выдачу выписки из ЭТК (в бумажном или электронном виде) по своему требованию;
- Предоставление бумажного дубликата трудовой книжки, если он вёл её до перехода на ЭТК и хочет сохранить документ на руках.
Выдача выписки из ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале «Работа в России» или через отдел кадров работодателя, который формирует документ по запросу сотрудника.
При утере или порче трудовой книжки
Если трудовая книжка утеряна, повреждена или пришла в негодность, работник имеет право потребовать выдачу дубликата. Дубликат выдаётся работодателем на основании заявления работника и после проверки данных в личном деле и в Пенсионном фонде РФ. Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
При переходе к другому работодателю (при условии, что текущий работодатель ведёт бумажный учёт)
Если работник устраивается к новому работодателю, а текущий работодатель всё ещё ведёт бумажные трудовые книжки, он обязан выдать оригинал трудовой книжки сотруднику в день увольнения. Новый работодатель принимает её на хранение и продолжает вести учёт.
В случае ликвидации организации или реорганизации
При ликвидации юридического лица или реорганизации (например, слияние, разделение) работодатель обязан обеспечить выдачу трудовой книжки каждому сотруднику, чьи трудовые отношения прекращаются в результате этих действий. Если трудовые отношения сохраняются (например, при переходе к правопреемнику), книжка передаётся новому работодателю без выдачи на руки сотруднику.
Таким образом, выдача трудовой книжки работнику на руки возможна в следующих ключевых случаях:
- При увольнении (выдача оригинала);
- По требованию работника в течение действия трудового договора (выдача заверенной копии);
- При переходе на электронную трудовую книжку (выдача выписки или дубликата);
- При утере или порче документа (выдача дубликата);
- При переходе к новому работодателю, если текущий работодатель ведёт бумажный учёт;
- При ликвидации или реорганизации организации (выдача оригинала всем уволенным сотрудникам).
Важно помнить, что работодатель обязан соблюдать сроки выдачи документа: в день увольнения – оригинал; в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного требования – копия или выписка. Нарушение этих сроков может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Соблюдение указанных правил гарантирует защиту прав работника на доступ к своему трудовому стажу и обеспечивает прозрачность трудовых отношений.