С 2021 года в России действует переходный период к электронной трудовой книжке (ЭТК)․ Однако полностью от бумажных трудовых книжек отказаться пока нельзя – они остаются обязательными для определённых категорий работников․ Ниже рассмотрим, когда работодатель обязан получить от сотрудника заявление о ведении бумажной трудовой книжки, а когда такое заявление излишне․

Нормативная база, актуальная на 2026 год

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек․
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – содержит п․ 26, регламентирующий порядок подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки․
• Федеральный закон от № 43‑ФЗ «О страховых пенсиях» – вводит понятие электронной трудовой книжки и порядок её ведения через ПФР․
• Пояснения Роструда и Минтруда (2023‑2026 гг․) – разъясняют, что с г․ для лиц, впервые начинающих трудовую деятельность, бумажная трудовая книжка не оформляется, а выбор формы ведения отсутствует․

Согласно п․ 26 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ № 320н), работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки:

1. Бумажную трудовую книжку (БТК) – если он ранее вёл её у предыдущего работодателя и хочет продолжить ведение в бумажном виде․
2. Электронную трудовую книжку (ЭТК) – если он перешёл на электронный формат или впервые начинает трудовую деятельность после г․

Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки необходимо получать в следующих случаях:

• Работник впервые устраивается на работу до и хочет вести трудовую книжку в бумажном виде․
• Работник ранее вёл бумажную трудовую книжку и при переходе к новому работодателю выражает желание продолжить её ведение в бумажном виде (т․е․ он не перешёл на ЭТК)․
• Работник потерял трудовую книжку и просит оформить новую бумажную – в этом случае также требуется письменное заявление с указанием причины отсутствия документа (ст․ 66 ТК РФ, п․ 65 ТК РФ)․

Когда заявление не требуется?

Согласно информации из официальных источников (Портал Кадровик‑практик, КонсультантПлюс, Банки․ру и др․) и разъяснениям Минтруда:

• Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после , оформлять бумажную трудовую книжку запрещено – ведение возможно только в электронном виде․ В этом случае выбор формы отсутствует, следовательно, заявление не нужно․
• Если работник уже перешёл на электронную трудовую книжку и предоставил соответствующее уведомление из ПФР (или выписку из личного кабинета на госуслугах), новый работодатель обязан принять его на работу с учётом ЭТК и не требует дополнительного заявления о ведении бумажной ТК․
• Если сотрудник предъявляет бумажную трудовую книжку, уже содержащую запись о приёме на работу у предыдущего работодателя, и не выражает желания перейти на ЭТК, работодатель просто делает запись о приёме в существующую книжку – отдельное заявление не требуется․

Практические рекомендации для HR‑службы

1. Определить дату начала трудовой деятельности сотрудника․ Если дата ≥  – сразу оформляем ЭТК, заявление не запрашиваем․
2. Проверить наличие у кандидата бумажной трудовой книжки․ Если она есть и сотрудник не указал желание перейти на ЭТК – принимаем её, делаем запись о приёме, заявление не требуется․
3. Запросить у кандидата информацию о выбранной форме ведения ТК․ Можно оформить короткую анкету при приёме на работу с вопросом: «Выберите форму ведения трудовой книжки: бумажная / электронная»․ Если выбран бумажный вариант – получаем подписанное заявление․
4. Оформить заявление в письменном виде․ Образец заявления можно взять из рекомендаций КонсультантПлюс или разработать самостоятельно (см․ ниже)․
5. Хранить заявление в личном деле сотрудника (в течение всего периода работы и после увольнения – не менее 50 лет, как и саму трудовую книжку)․
6. При переходе на ЭТК – получить от сотрудника заявление об отказе от ведения бумажной ТК (или уведомление из ПФР о переходе на электронный формат) и внести запись о переходе в бумажную ТК, после чего её ведение прекращается․

Образец заявления о ведении бумажной трудовой книжки

Заявление
о ведении трудовой книжки в бумажном виде

Я, ________________________(ФИО полностью),
паспорт № ____________ выдан ____________,
проживающий(ая) по адресу: ________________________,
настоящим заявляю, что выбираю форму ведения трудовой книжки
в бумажном виде и прошу оформить трудовую книжку
(или принять на хранение существующую бумажную трудовую книжку)
в соответствии с действующим законодательством․

Подпись: ___________________

При необходимости можно добавить пункт о причине выбора бумажной формы (например, «привычка к бумажному документу», «отсутствие доступа к электронным сервисам» и т․д․)․

• Заявление о ведении бумажной трудовой книжки требуется только когда сотрудник действительно хочет вести трудовую книжку в бумажном виде и имеет на это право (т․е․ не является первым трудоустройством после г․)․
• Для лиц, впервые начинающих трудовую деятельность после г․, бумажная трудовая книжка не оформляется, выбор формы отсутствует, следовательно, заявление не нужно․
• Если сотрудник уже перешёл на электронную трудовую книжку и предоставил подтверждение из ПФР, работодатель принимает его на работу с учётом ЭТК и не требует дополнительного заявления о бумажной ТК․
• Наличие заявления помогает избежать споров и подтверждает осознанный выбор сотрудника формы ведения трудовой книжки, что особенно важно при проверках трудовой инспекции и Пенсионного фонда․

Соблюдение указанных правил позволит кадровой службе корректно оформлять трудовые отношения, минимизировать риски штрафов и обеспечить прозрачность ведения трудовых книжек в условиях перехода к электронному документообороту․