Заявление о выдаче трудовой книжки впервые подаётся работником в двух основных случаях:
- При первом трудоустройстве — человек никогда ранее не работал и не имел трудовой книжки ни в бумажном, ни в электронном виде.
- При утрате, повреждении или уничтожении ранее выданной трудовой книжки, даже если человек ранее работал, но книжка утеряна, он обязан подать заявление с указанием причины для оформления дубликата.
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника, если у него отсутствует документ по любой причине — в т.ч. при первом трудоустройстве.
Важно: бумажная или электронная трудовая книжка?
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Согласно актуальным правилам на 2026 год:
- Если работник впервые устраивается на работу и не имеет бумажной трудовой книжки, работодатель не обязан оформлять бумажную книжку.
- В этом случае электронная трудовая книжка формируется автоматически при подаче подраздела 1.1 формы ЕФС-1 (сведения о приёме на работу) в Пенсионный фонд РФ.
- Работник не обязан подавать заявление на выбор ЭТК — если он не подал заявление о переходе на электронный формат ранее, и у него нет бумажной книжки, ЭТК создаётся по умолчанию.
Важно! Если работник хочет получить бумажную трудовую книжку, он должен подать заявление о желании получить бумажный документ. В противном случае — только ЭТК.
Как правильно составить заявление о выдаче трудовой книжки впервые?
Заявление можно написать от руки или распечатать на компьютере — закон не требует строгой формы. Однако для удобства и минимизации ошибок рекомендуется использовать типовой шаблон.
Обязательные элементы заявления:
- Наименование организации — полное название работодателя.
- ФИО и должность руководителя, кому адресуется заявление.
- ФИО, паспортные данные, контактная информация работника.
- Суть просьбы — чёткое указание, что трудовая книжка оформляется впервые.
- Дата составления.
- Подпись работника с расшифровкой (ФИО).
Образец заявления о выдаче трудовой книжки впервые
<div style="font-family: Arial, sans-serif; line-height: 1.6; border: 1px solid #ddd; padding: 15px; background-color: #f9f9f9;">
<b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b>
<p>Руководителю [Полное наименование организации]<br>
От [Ф.И.О. работника]<br>
Паспорт: серия ____ № ______, выдан ______, дата выдачи ______<br>
Адрес регистрации: ______________________________<br>
Телефон: _______________<br>
e-mail: _________________</p>
<p>Прошу оформить мне трудовую книжку впервые, поскольку ранее я нигде не работал и трудовая книжка у меня отсутствует.</p>
<p>Дата: _________________<br>
Подпись: _______________<br>
Расшифровка подписи: [Ф.И.О. полностью]</p>
</div>Что делать работодателю после получения заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Зарегистрировать заявление в журнале учёта движения трудовых книжек (если ведётся).
- Оформить трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента заключения трудового договора.
- Заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность (по паспорту и документам).
- Внести запись о приёме на работу (дата, основание — трудовой договор, реквизиты приказа).
- Выдать трудовую книжку работнику под роспись в журнале выдачи.
Важно! Если оформляется электронная трудовая книжка, бумажная форма не создаётся. Вместо этого работодатель подаёт в ПФР сведения по форме ЕФС-1, подраздел 1.1 — и ЭТК формируется автоматически. Работник может получить доступ к ней через портал Госуслуг или Личный кабинет застрахованного лица на сайте ПФР.
Чем отличается заявление при утрате от заявления впервые?
Если работник ранее имел трудовую книжку, но она утеряна, заявление должно содержать указание на причину утраты:
- «Прошу оформить новую трудовую книжку в связи с утратой прежней в результате пожара/кражи/потери при переезде/иных обстоятельств».
- При необходимости — приложить копии документов, подтверждающих утрату (например, справку из полиции, акт о пожаре и т.п.).
В случае первого трудоустройства указание на утрату не требуется — достаточно фразы: «трудовая книжка у меня отсутствует, так как я впервые устраиваюсь на работу».
Что делать, если работодатель отказывается оформлять трудовую книжку?
Отказ работодателя в оформлении трудовой книжки — нарушение статьи 65 ТК РФ и может повлечь за собой:
- Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридического лица).
- Жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру.
- Иск в суд о восстановлении трудовых прав.
Работник имеет право требовать оформления трудовой книжки независимо от того, работает ли он по срочному или бессрочному договору, на полную или неполную ставку.
- Для работника: Если вы устраиваетесь на работу впервые — не нужно искать старую трудовую книжку. Просто подайте заявление о её оформлении впервые (если хотите бумажную) или оставьте всё как есть, ЭТК будет создана автоматически.
- Для работодателя: Не требуйте от нового сотрудника предъявить трудовую книжку, если он впервые устраивается на работу — это невозможно. Вместо этого, оформите ЭТК через ЕФС-1 или бумажную по его заявлению.
- Документы хранятся: Заявление о выдаче трудовой книжки впервые прикладывается к личному делу работника или регистрируется в книге учёта движения трудовых книжек.
- Сроки: Трудовая книжка (бумажная или электронная) должна быть оформлена в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора.
Правильное оформление трудовой книжки — не просто формальность, а гарантия сохранения трудового стажа, права на пенсию и социальных льгот. Не пренебрегайте этим этапом, ни работнику, ни работодателю.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в Трудовом кодексе РФ и на сайте Пенсионного фонда России.