Трудовая книжка традиционно считалась обязательным документом при трудоустройстве в России — она подтверждала стаж, опыт и историю трудовой деятельности сотрудника. Однако с введением новых законодательных норм, особенно с 2021 года, ситуация изменилась. Сегодня работодатели и соискатели сталкиваются с новыми правилами, и не всегда требуется предоставление бумажной трудовой книжки. В этой статье подробно разберём, в каких случаях трудовая книжка при приёме на работу не требуется, какие документы заменяют её, и как правильно оформить трудовые отношения, чтобы не нарушить закон.
Приём на работу впервые после 2021 года — бумажная трудовая книжка не оформляется
Самый важный и распространённый случай, когда трудовая книжка не требуется, это первое трудоустройство работника после 1 января 2021 года.
Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ от , работодатель не обязан оформлять бумажную трудовую книжку работнику, который впервые поступает на работу в 2021 году и позже. Это правило действует и в 2026 году.
- Работник не предъявляет бумажную трудовую книжку — и это абсолютно законно.
- Работодатель не создаёт новую бумажную книжку.
- Все сведения о трудовой деятельности такого сотрудника записываются в электронном виде в рамках электронной трудовой книжки (ЭТК).
Таким образом, для молодых специалистов, выпускников вузов, людей, впервые вышедших на рынок труда, бумажная трудовая книжка — это прошлое. Всё фиксируется в цифровом формате через систему Пенсионного фонда РФ (ПФР).
Работа по совместительству
Если сотрудник уже имеет основное место работы и трудоустраивается на условиях внутреннего или внешнего совместительства, то предоставление трудовой книжки не требуется.
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора в качестве совместителя работник предъявляет только:
- Паспорт;
- Документ об образовании (если требуется по характеру работы);
- СНИЛС;
- Документы о воинской обязанности (для военнообязанных).
Трудовая книжка остаётся у основного работодателя, и в ней не делается запись о совместительстве. Вместо этого, работодатель по совместительству ведёт учёт трудовой деятельности в электронном виде (если сотрудник выбрал ЭТК) или просто фиксирует данные в личной карточке (форма Т-2) без внесения в бумажную книжку.
Работник уже перешёл на электронную трудовую книжку
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Работники, которые подали заявление в ПФР о переходе на электронный формат, не получают бумажные книжки при новом трудоустройстве;
Если сотрудник:
- Подал заявление о переходе на ЭТК до приёма на новую работу;
- Имеет доступ к личному кабинету на сайте ПФР или портале Госуслуг;
- Предоставляет работодателю сведения о наличии ЭТК (например, выписку из ПФР или номер СНИЛС),
то бумажная трудовая книжка не нужна. Работодатель обязан вносить все сведения о трудовой деятельности в электронную базу ПФР через специализированную систему, Сведения о трудовой деятельности (СТД).
Важно: работодатель не может требовать от сотрудника бумажную книжку, если тот уже перешёл на электронный формат, это нарушение закона.
Работодатель — физическое лицо, не являющееся ИП
Существует ещё один, менее известный, но законный случай: если работодатель, физическое лицо, не зарегистрированное как индивидуальный предприниматель (например, частный домовладелец, нанимающий уборщицу, няню, садовника), то он не обязан вести трудовые книжки.
Согласно анализу положений ТК РФ и позиции судов (в т.ч. Московского городского суда, дело № 33-29150/2014), отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу, если трудовой договор заключается с физическим лицом, не являющимся ИП.
В таких случаях:
- Заключается простой трудовой договор;
- Выдаётся приказ о приёме;
- Ведётся личная карточка (по желанию);
- Сведения о трудовой деятельности не вносятся в трудовую книжку — потому что её не ведут.
Однако важно: такой работник не будет формально учитываться в стаже для пенсии, если не подаст заявление в ПФР о добровольном учёте трудового стажа. Поэтому рекомендуется заключать договоры и вести учёт через ПФР, даже при найме у частного лица.
Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки и нет ЭТК?
Иногда возникает ситуация: работник впервые устраивается на работу, но не подавал заявление на ЭТК, и у него нет бумажной книжки — например, она утеряна или никогда не выдавалась.
В этом случае работодатель обязан:
- Попросить сотрудника написать заявление о желании оформить электронную трудовую книжку — тогда все данные будут вноситься в ЭТК автоматически.
- Если сотрудник не хочет ЭТК — работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку (даже если он впервые устраивается на работу). Это требование ТК РФ.
Важно: запрещено принимать на работу без трудовой книжки и без ЭТК, если сотрудник не подал заявление на электронный формат. В этом случае работодатель обязан создать бумажную книжку — иначе нарушает статью 66 ТК РФ.
Какие документы нужны вместо трудовой книжки?
При отсутствии трудовой книжки работодатель должен запросить следующие документы (согласно статье 65 ТК РФ):
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
- Документ об образовании и (или) квалификации — если это требуется по характеру работы;
- Документы о воинской обязанности (для мужчин 18–27 лет);
- Справка о наличии (отсутствии) судимости, по требованию работодателя, если работа связана с детьми, опасными производствами и т.п.
Важно! Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные ТК РФ и иными федеральными законами — например, справку об отсутствии административных правонарушений, медицинский полис, водительское удостоверение (если оно не связано с обязанностями по должности). Отказ в приёме на работу из-за непредоставления таких документов — незаконен.
Что будет, если работодатель требует трудовую книжку в неправомерных случаях?
Если работодатель требует бумажную трудовую книжку от:
- Работника, впервые устраивающегося на работу после 2021 года;
- Совместителя;
- Сотрудника, уже перешедшего на ЭТК;
— это нарушение статьи 65 ТК РФ и может повлечь за собой:
- Штраф от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридических лиц);
- Жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру;
- Судебные разбирательства и компенсации морального вреда.
Работник имеет право отказать в предоставлении незаконно требуемого документа и обратиться за защитой своих прав.
Подведём итоги. Трудовая книжка не требуется при приёме на работу в следующих случаях:
- Первое трудоустройство после 1 января 2021 года — оформляется только электронная трудовая книжка.
- Работа по совместительству — книжка остаётся у основного работодателя.
- Сотрудник уже перешёл на электронную трудовую книжку — бумажная не нужна.
- Работодатель — физическое лицо, не ИП — ведение трудовых книжек необязательно.
Во всех остальных случаях — трудовая книжка (бумажная или электронная) обязательна. Работодатель обязан обеспечить правильное оформление трудовых отношений, а работник — знать свои права и не поддаваться незаконным требованиям.
С 2026 года Россия полностью переходит на цифровую систему учёта трудового стажа. Электронная трудовая книжка, это не просто нововведение, а норма будущего. Понимание этих правил поможет избежать ошибок при приёме на работу и обеспечит законность как для работодателя, так и для сотрудника.
Помните: отсутствие бумажной трудовой книжки — не повод для отказа в трудоустройстве. Это, законное право работника, защищённое федеральным законодательством.