Вопрос о том, в каких случаях трудовая книжка выдается работнику на руки, часто вызывает путаницу как у сотрудников кадровых служб, так и у самих работников. Однако законодательство Российской Федерации четко регламентирует порядок выдачи этого важнейшего документа. Ниже мы подробно разберем, когда и почему трудовая книжка передается работнику на руки, а также укажем единственный правильный ответ на поставленный вопрос.
Единственный правильный ответ: при увольнении работника в последний день его работы
Трудовая книжка выдается работнику на руки только в одном случае — при увольнении, в последний день его работы.
Это прямо предусмотрено статьей 84.1 Трудового кодекса РФ, которая гласит:
«В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет».
Таким образом, единственным законным основанием для выдачи трудовой книжки на руки является увольнение. В этот день работодатель обязан:
- внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ);
- выдать трудовую книжку лично под роспись;
- при наличии — выдать другие документы, связанные с трудовой деятельностью (справки, выписки и т.д.).
Почему именно при увольнении?
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. До момента увольнения она обязательно хранится у работодателя, так как является его обязанностью вести и обновлять записями о трудовой деятельности сотрудника (статья 66 ТК РФ).
Только при увольнении работник получает право на получение своего документа, поскольку:
- он больше не состоит в трудовых отношениях с данным работодателем;
- ему необходимо предъявить трудовую книжку новому работодателю для внесения новых записей;
- он может использовать её для оформления пенсии, пособий, льгот и других социальных выплат.
Что происходит, если работник не явился за трудовой книжкой?
Если работник не пришел за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель не вправе хранить её бесконечно. В этом случае:
- Работодатель направляет работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на её отправку по почте.
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи (ст. 84.1 ТК РФ).
- Отправка трудовой книжки по почте возможна только с письменного согласия работника.
Можно ли выдавать трудовую книжку на руки до увольнения?
Нет, нельзя. Ни при каких иных обстоятельствах — даже по просьбе работника — работодатель не имеет права выдавать трудовую книжку на руки до увольнения. Исключения:
- если работник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки (с 1 января 2020 года), то бумажная книжка ему не выдается — она остается у работодателя до увольнения, а сведения передаются в ПФР;
- если работник заявляет о желании получить дубликат (в случае утраты или порчи), то выдается именно дубликат, а не оригинал;
- в случае передачи трудовой книжки для сверки данных с ПФР — это возможно только по письменному заявлению работника, но с соблюдением строгого порядка и срока возврата (не более 5 рабочих дней).
Важно! Электронная трудовая книжка
С 2020 года работники могут выбрать формат ведения трудовой книжки — бумажный или электронный. Если работник подал заявление о переходе на электронный формат, то:
- бумажная трудовая книжка не выдается на руки до увольнения;
- все записи вносятся в базу ПФР;
- при увольнении работнику выдается выписка из электронной трудовой книжки, в бумажном или электронном виде по его выбору.
Что будет, если работодатель нарушил сроки выдачи?
Нарушение срока выдачи трудовой книжки — это нарушение трудового законодательства. Работодатель может быть привлечен к ответственности:
- в виде штрафа по статье 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридических лиц;
- обязан возместить работнику средний заработок за время вынужденного простоя (ст. 234 ТК РФ).
На вопрос «Трудовая книжка выдаеться работнику на руки» существует только один корректный ответ:
При увольнении работника в последний день его работы.
Все остальные случаи — это исключения, связанные с электронным учетом, дубликатами или согласием на почтовую отправку, но не являются основанием для выдачи оригинала до увольнения.
Работодатель обязан соблюдать этот порядок — это не просто формальность, а гарантия прав работника на документальное подтверждение его трудового стажа.
Помните: трудовая книжка — это не имущество работодателя, а личный документ работника, который он получает в свой архив только при уходе с работы.