Актуально на 21 мая 2026 года
Увольнение по собственному желанию (по инициативе работника), самое распространенное основание для расторжения трудового договора. С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) многие сотрудники задаются вопросом: когда и как именно в их цифровой записи появится информация об уходе? Давайте разберем все этапы, сроки и правила.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, который полностью заменяет бумажный аналог. В ней содержатся все сведения о трудовой деятельности: место работы, должности, периоды работы, даты приема, перевода и, что особенно важно, дата и основание увольнения.
Ведение ЭТК обязательно для всех, кто начал работать после 31 декабря 2020 года. Для тех, у кого уже была бумажная книжка, переход на электронную формат происходит добровольно, но многие работодатели переходят на электронный документооборот массово.
Порядок увольнения по собственному желанию: ключевые этапы
Процесс увольнения состоит из нескольких шагов, и запись в ЭТК — это финальный, но не мгновенный этап.
Подача заявления сотрудником
Работник должен письменно уведомить работодателя о своем желании уволиться. По закону (ТК РФ, ст. 80) он обязан предупредить об этом не позднее чем за 2 недели до желаемой даты увольнения. Заявление подается на имя руководителя.
Работа в последний день и оформление документов
В последний рабочий день работодатель обязан:
- Произвести с сотрудником полный расчет (заработная плата, компенсации за неиспользованный отпуск и т.д.).
- Выдать все необходимые документы, включая трудовую книжку (если она бумажная) или сведения о трудовой деятельности (если электронная).
- Оформить приказ (распоряжение) об увольнении.
Внесение записи в электронную трудовую книжку
Это самый важный для сотрудника этап. Работодатель обязан передать сведения об увольнении в Фонд социального страхования (ФСС).
Как это происходит технически?
Работодатель формирует и подает в ФСС отчетную форму ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности). В разделе 1 и подразделе 1.1 этой формы отражаються все записи, в т.ч. об увольнении. В графах указывается:
- Дата увольнения (дата прекращения трудового договора, последний рабочий день).
- Основание увольнения — указывается как «Увольнение по собственному желанию (по инициативе работника)» с ссылкой на соответствующую часть статьи Трудового кодекса (обычно ст. 80 ТК РФ).
Когда появятся данные в вашей ЭТК?
Сроки появления записи зависят от двух факторов:
- От даты подачи формы ЕФС-1 работодателем. Закон обязывает работодателя передать сведения в ФСС не позднее последнего рабочего дня сотрудника или в день, следующий за ним.
- От времени обработки данных ФСС. После получения формы ФСС обрабатывает информацию и обновляет данные в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИССО).
Ориентировочные сроки:
- В большинстве случаев запись об увольнении появляется в вашей электронной книжке в течение 3-5 рабочих дней после последнего рабочего дня.
- В сложных ситуациях или при задержках со стороны работодателя срок может увеличиться до 10-14 дней.
Важно: сама запись в ЭТК появляется не в момент увольнения, а после того, как работодатель официально сообщит об этом ФСС.
Как проверить наличие записи?
Сотрудник может проверить свою электронную трудовую книжку любым из способов:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись).
- Через личный кабинет на сайте ФСС.
- Обратившись в отделение ФСС или МФЦ с паспортом.
Типичные проблемы и что делать?
Запись не появилась через 2 недели после увольнения?
- Уточните у работодателя (бухгалтерии/отдела кадров): была ли подана форма ЕФС-1? Какая дата увольнения указана в приказе и в самой форме?
- Запросите копию приказа об увольнении и справку о подаче сведений в ФСС (если работодатель ее предоставляет).
- Обратитесь с письменным заявлением в ФСС с просьбой внести запись или исправить ошибку. Приложите копии имеющихся у вас документов (трудовой договор, приказ об увольнении, заявление).
Краткий итог в виде таблицы
| Этап | Кто делает | Срок | Что должно быть в записи |
|---|---|---|---|
| Подача заявления | Сотрудник | Не позднее 2 недель до ухода | Дата увольнения (последний рабочий день) и основание: «Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)» |
| Издание приказа | Работодатель | В день увольнения | |
| Подача формы ЕФС-1 в ФСС | Работодатель | Не позднее последнего рабочего дня | |
| Появление записи в ЭТК | ФСС (ЕГИССО) | 3-14 рабочих дней после подаки формы |
Данные об увольнении по собственному желанию в электронную трудовую книжку попадают не мгновенно, а после официальной передачи сведений от работодателя в Фонд социального страхования. Ключевой ориентир — это последний рабочий день сотрудника. Работодатель должен подать форму ЕФС-1 в этот день или на следующий. После этого в течение 1-2 недель информация должна отобразиться в вашем личном кабинете.
Если запись не появляется, первым делом обратитесь к своему бывшему работодателю для выяснения причин, а затем — в ФСС. Сохраняйте все документы по увольнению (заявление, приказ, расчетный листок) — они могут понадобиться для решения спорных ситуаций.
Материал подготовлен на основе актуального законодательства РФ и практики ведения электронных трудовых книжек по состоянию на май 2026 года.