Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Часто возникает ситуация, когда в ней необходимо сделать две записи подряд (например, о приеме и увольнении) или внести корректировки. Неправильное оформление может привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа. В этой статье разберем, в каких случаях это допустимо, и приведем подробные образцы заполнения согласно актуальным правилам (Приказ Минтруда № 320н от ).

Когда в трудовой книжке делают две записи подряд?

Согласно действующему законодательству, запись о приеме на работу вносится не ранее шестого рабочего дня (если сотрудник проработал менее 5 дней, трудовые отношения формально не возникли). Однако есть случаи, когда в книжке появляются две последовательные записи:

• Срочный трудовой договор: если сотрудник принят на срок до 5 дней, запись не вносится. Но если договор заключен на срок более 5 дней, а затем работник увольняется (или его переводят), в книжке будут две записи — о приеме и увольнении/переводе.
• Ошибки при первом заполнении: если в первую запись внесли неточности (дата, должность, основание), ее исправляют, делая новую запись рядом. По правилам, несколько ошибок подряд можно исправить одной записью.
• Перевод в другую организацию: при переходе по соглашению сторон или реорганизации в новую компанию сначала вносится запись об увольнении со старого работодателя, а затем — о приеме в новый.
• Совмещение и переход на основное место: если сотрудник работал по совместительству, а затем перешел на основную должность в той же организации, потребуются две записи: об увольнении с совмещения и приеме на основное место.

Образец записи о приеме на работу (первая запись)

Запись делается на основании приказа о приеме или трудового договора. Важно: название организации пишется полностью, без сокращений.

1 |  | Принят на работу менеджера по продажам с по срочному трудовому договору на 3 месяца. Трудовой договор № 45-К от .

Пояснение: В графе 1 — порядковый номер записи (начинается с «1»). В графе 2 — дата приема. В графе 3 — текст записи с указанием должности, основания (номер договора/приказа) и срока, если он срочный.

Образец записи об увольнении (вторая запись)

Если сотрудник увольняется до истечения срока (например, по соглашению сторон), вносится вторая запись сразу после первой.

2 |  | Уволен по соглашению сторон с . Приказ № 102-к от .

Важно: Номер записи увеличивается (2, 3 и т.д.). Дата увольнения не может быть раньше даты приема. Основание — приказ об увольнении.

Особые случаи: две записи при переводе или совместительстве

Пример 1: Перевод в другой отдел

1 |  | Переведен в отдел маркетинга на должность специалиста по рекламе с . Приказ № 55-к от .

Пример 2: Увольнение с совмещения и прием на основное место

1 |  | Уволен с должности бухгалтера (совмещение) с . Приказ № 12-к от .
2 |  | Принят на работу главного бухгалтера (основное место) с . Трудовой договор № 7-К от .

Как исправлять ошибки, если уже есть две записи?

Если в первой записи ошибка (например, неправильно указана должность), делается исправительная запись с указанием номера исправляемой записи.

Исправление № 1 |  | В записи № 1 от должность "менеджер по продажам" исправлена на "менеджер по работе с клиентами". Основание: приказ № 88-к от .

Правила:

• Исправление делается только на основании приказа работодателя.
• Если ошибок несколько подряд, одну запись можно исправить общей исправительной записью.
• Не зачеркивайте и не исправляйте старый текст — только новая запись с ссылкой на номер.

Запись при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 года новичкам часто не выдают бумажную книжку. Если сотрудник ранее имел бумажную, а затем переходит на ЭТК, в бумажную вносится дополнительная запись.

1 |  | Переход на ведение электронной трудовой книжки с . Сведения о работе переданы в информационную систему. Приказ № 15-к от .

Важно: После этой записи бумажная книжка больше не ведется. Все дальнейшие сведения хранятся в ЭТК.

Запись о выдаче вкладыша

Если в книжке закончились страницы, выдается вкладыш. Его вшивать не нужно — он хранится отдельно. Запись о выдаче вносится в последнюю страницу основной книжки или на титульный лист первого вкладыша.

Выдан вкладыш |  | В связи с исчерпанием страниц. Вкладыш № 1. Приказ № 30-к от .

Ключевые правила для работодателя (2026)

1. Порядковый номер в графе 1 ставится сквозной для всех записей (прием, перевод, увольнение, исправления).
2. Дата в графе 2 — дата события (приема, увольнения), а не дата приказа.
3. Текст в графе 3: указывается действие (принят, уволен, переведен), должность, основание (номер и дата приказа/договора).
4. Подпись работника и расшифровка обязательны в конце каждой записи.
5. Печать отдела кадров может ставиться, но не обязательна, если есть подпись ответственного лица.
6. При исправлении старая запись не зачеркивается, делается новая с указанием «Исправление №…».

Типичные ошибки и как их избежать

• Дублирование названия организации: в каждой новой записи не нужно повторять полное название компании, оно уже указано на титульном листе.
• Неверный формат даты: используйте формат ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Отсутствие основания: всегда указывайте номер и дату приказа или трудового договора.
• Пропуск подписи работника: без подписи сотрудника запись считается недействительной.
• Заполнение раньше 6-го дня: для сотрудников, проработавших менее 5 дней, запись не вносится (если только это не срочный договор на срок более 5 дней).

Две записи в трудовой книжке, нормальная практика при смене статуса сотрудника (прием-увольнение, перевод, исправление). Главное — соблюдать последовательность, четко указывать даты и основания, а также не забывать о подписях. Все образцы в этой статье соответствуют Приказу № 320н и актуальны на 2026 год. При сомнениях всегда сверяйтесь с локальными актами организации и консультируйтесь с юристом по кадровым вопросам.

Важно: Данная статья носит информационный характер. Для конкретных ситуаций требуется официальное разъяснение контролирующих органов (Роструд, ПФР).