Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж гражданина. Однако не все ситуации требуют внесения записей в этот документ; В данной статье мы подробно разберем, кто не делает запись в трудовую книжку и при каких обстоятельствах это допустимо.
Категории работников, которым не делают запись в трудовую книжку
Педагогические работники профессорско-преподавательского состава
Особый случай: Если педагогический работник, относящийся к профессорско-преподавательскому составу, переизбран на должность, которую ранее занимал по срочному трудовому договору, при этом новый трудовой договор с ним не заключался, запись в трудовую книжку не вносится.
Источник: Готовое решение: Каковы особенности оформления приема на работу по срочному трудовому договору в отдельных случаях (КонсультантПлюс, 2026)
Индивидуальные предприниматели (ИП)
Деятельность в качестве индивидуального предпринимателя не является трудовой деятельностью, поэтому запись о предпринимательстве не может быть отражена в трудовой книжке.
Важно: На это прямо указывал Минтруд в письме от № 14-6/ООГ-4834.
Лица, впервые поступившие на работу
Согласно части 8 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется.
Исключения: ьный лист заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша в трудовую книжку.
Работники, у которых трудовая книжка была заведена до
Если трудовая книжка была заведена до 2004 года, необходимо вносить записи именно в нее, а не оформлять новую; При заполнении свободных строк используется форма 2004 года, а при их окончании оформляется вкладыш.
Ситуации, когда запись в трудовую книжку не требуется
Приостановление трудового договора (например, при мобилизации)
По данному вопросу среди специалистов Роструда нет единого мнения:
- Одни считают, что записи в трудовую книжку не нужно вносить;
- Другие утверждают, что запись о приостановлении действия трудового договора все же необходима.
Рекомендация:
В спорных ситуациях лучше проконсультироваться с юристом или обратиться в государственную инспекцию по труду для разъяснения.
Отсутствие приказа о приеме на работу
Если работодатель не издавал приказ о приеме на работу, но трудовой договор заключен, запись в трудовую книжку вносится на основании трудового договора. В графе 4 указывается дата и номер договора.
Работники, не требующие оформления трудовой книжки
С 2021 года трудовая книжка в бумажном виде оформляется только по требованию работника. Если сотрудник не настаивает на этом, работодатель не обязан заводить ее;
Какие записи не вносятся в трудовую книжку
Взыскания
Согласно трудовому законодательству, взыскания в трудовую книжку не записываются.
Запись о военной службе
Работодатель не обязан вносить в трудовую книжку запись о прохождении работником военной службы, в т.ч. по контракту.
Источник: Письма Минтруда России от № 14-6/В-1511 и от № 14-6/10/ООГ-2175
Временные переводы на другую работу
В трудовую книжку вносится только запись о постоянном переводе; Временные переводы не отражаются.
Особенности ведения трудовой книжки
Сроки внесения записей
- Записи о приеме, переводе или увольнении вносятся не позднее недели со дня издания приказа;
- Запись об увольнении вносится в день увольнения;
- Записи должны точно соответствовать тексту приказа.
Оформление ьного листа
ьный лист заполняется при:
- Выдаче дубликата трудовой книжки;
- Выдаче вкладыша;
- Утрате трудовой книжки после 31 августа 2021 года.
Исправление ошибок
Исправление ошибок в трудовой книжке возможно только на основании внутреннего распоряжения руководителя организации. Устные показания должностных лиц не могут служить основанием для внесения правок.
Ответственность работодателя
Работодатель обязан строго соблюдать требования трудового законодательства. В случае нарушения порядка ведения трудовых книжек возможны:
- Штрафы;
- Привлечение к административной ответственности;
- Проблемы при проверках государственной инспекции по труду.
Важно:
Даже если название организации проставляется штампом, это не освобождает от ответственности за неправильное оформление записей.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли не заводить трудовую книжку, если сотрудник работает меньше 5 дней?
Нет. Согласно статье 66 ТК РФ, трудовые книжки должны вестись на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней.
Вопрос 2: Можно ли сделать запись в трудовую книжку на основании устного распоряжения?
Нет. Все записи должны быть основаны на соответствующем приказе или распоряжении работодателя.
Вопрос 3: Что делать, если прежний работодатель ликвидирован и не может внести запись?
В этом случае запись может быть внесена новым работодателем на основании пункта 30 Порядка (письмо Роструда от № ПГ/23192-6-1).
Трудовая книжка — важный документ, но не во всех случаях требуется ее ведение. Кто не делает запись в трудовую книжку:
- Педагогические работники профессорско-преподавательского состава при переизбрании;
- Индивидуальные предприниматели;
- Лица, впервые поступившие на работу (если не требуют оформления);
- В некоторых спорных ситуациях (например, при мобилизации).
Работодатели должны четко следовать трудовому законодательству, чтобы избежать штрафов и проблем с проверяющими органами. Если у вас остались вопросы по ведению трудовых книжек, рекомендуем обратиться к юристу или в государственную инспекцию по труду.
Помните:
Лучше заранее проконсультироваться со специалистом, чем потом исправлять ошибки в важном документе!
Дополнительные источники информации:
- Приказ Минтруда России от № 320н;
- Федеральный закон от № 439-ФЗ;
- Трудовой кодекс Российской Федерации.