Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Согласно законодательству РФ, помимо самого документа, работник имеет право получить его заверенную копию или выписку в определенных случаях. Важно понимать, что копия (полная или выписка) — это не дубликат, а именно повторение информации из оригинала, заверенное надлежащим образом.

Правовая основа: статья 62 Трудового кодекса РФ

Ключевая норма регулирует данный вопрос. Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника предоставить ему:

• Копии документов, связанных с работой (включая трудовую книжку).
• Сведения о трудовой деятельности (в форме выписки из электронной трудовой книжки, если она ведется).

Предоставление должно осуществляться безвозмездно в разумный срок (обычно в течение 3 рабочих дней с даты заявления).

Основные случаи, когда выдается копия трудовой книжки

При текущей трудовой деятельности (работа по трудовому договору)

Работник вправе в любой момент, пока он числится в организации, запросить и получить заверенную копию своей бумажной трудовой книжки или выписку из электронной. Это может потребоваться, например:

• Для оформления кредита в банке (как разъясняют издания, например, «Главная книга», 2026 г.).
• Для визовых центров или органов миграции.
• Для предоставления в иные государственные или частные учреждения по их запросу.

Важно: Запрос можно сделать как устно, но для фиксации срока и факта обращения лучше подать письменное заявление на имя руководителя (в отдел кадров).

При увольнении (после расторжения трудового договора)

В день увольнения работодатель обязан:

1. Внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием основания.
2. Выдать саму трудовую книжку работнику.

Если в день увольнения книжка не была выдана (например, работник в больнице или в декретном отпуске), он может запросить ее или ее заверенную копию в любое время после увольнения. Организация обязана выдать документ.

Пример из практики: «Я нахожусь в декретном отпуске и по телефону попросила отдел кадров выслать по электронной почте или по факсу копию трудовой книжки». Закон не запрещает отправку копии таким способом, если это согласовано и заверение (подпись, печать) будет четко читаться. Однако стандартная практика — личное получение или направление заказным письмом.

При ведении электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если работодатель ведет ЭТК, то при запросе он обязан предоставить:

• Выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и копия бумажной книжки.
• По запросу, информацию в электронном виде (например, на email), но для официального использования чаще всего требуется бумажный вариант с печатью.

Если оригинал утерян или уничтожен

В этом случае выдается не копия, а дубликат трудовой книжки. Порядок и случаи выдачи дубликата регулируются Постановлением Правительства РФ № 732. Дубликат выдается:

• При утере или порче (негодности) оригинальной книжки.
• Если книжка осталась у работодателя при увольнении, и он не выдает ее.

Ключевое отличие: Дубликат — это новый документ, который заменяет утраченный, в него вносятся все записи из архивных сведений. Копия — точное воспроизведение имеющегося оригинала.

В особых ситуациях, когда невозможно получить у работодателя

Если организация ликвидирована, или ее найти невозможно, или она отказывается выдавать документ, для подтверждения трудового стажа может потребоваться:

• Обращение в архив (запросить справку об трудовой деятельности).
• Обращение к нотариусу для удостоверения копии, если у вас на руках есть оригинал, но нужна заверенная копия для представления в третьи лица (например, банк). Нотариус удостоверит копию на основании вашего оригинала.

Как отмечают источники (2026 г.): «Нотариус обычно нужен, если вы не можете получить заверение у работодателя (например, организация ликвидирована или вы далеко), либо если учреждение (банк) требует именно нотариально заверенную копию».

Как правильно оформить запрос и заверение копии

Шаг 1: Подача письменного заявления

Составьте заявление в свободной форме. Укажите:

• ФИО, паспортные данные.
• Название организации-работодателя.
• Четкий запрос: «Прошу предоставить заверенную копию моей трудовой книжки (или выписку из ЭТК) для представления в [название учреждения, например, Сбербанк]».
• Дату и подпись.

Шаг 2: Процесс заверения копии работодателем

Сотрудник отдела кадров (или уполномоченное лицо) должен:

1. Снять копию со всех листов трудовой книжки (или выписать все записи из ЭТК).
2. На последней странице копии поставить надпись: «Копия верна».
3. Указать должность лица, подписавшего копию, его личную подпись и расшифровку.
4. Поставить печать организации (обычно отдела кадров или общей печати).

Из практики: «Чтобы выдать копию трудовой книжки для банка или любого другого учреждения, необходимо откопировать все листы документа и поставить на последней странице отметку ‘Копия верна’ с подписью и печатью».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Бесплатно ли выдается копия?

Да. Согласно ст. 62 ТК РФ, копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику безвозмездно. Работодатель не вправе взимать плату.

В течение какого срока нужно ждать?

Работодатель обязан выдать копию в разумный срок, который судебная практика обычно трактует как 3 рабочих дня с момента подачи заявления. Если срок нарушен, работник может написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Что делать, если работодатель отказывает?

Направьте письменное требование (заявление) с отметкой о вручении или заказным письмом.
2. Если ответа нет или он отрицательный, подайте жалобу в Государственную инспекцию труда (через сайт или лично).
3. Как крайняя мера, обратитесь в суд с исковым заявлением о восстановлении права на получение документов и взыскании компенсации за задержку.

Можно ли получить копию по электронной почте или факсу?

Закон не запрещает, но для юридической силы заверенная копия должна иметь физическую подпись и печать. Отправка скана по email или факсу возможна, если получающая сторона (банк, визовый центр) принимает такие документы. В противном случае нужен бумажный оригинал копии с печатью.

Право на получение заверенной копии трудовой книжки или выписки из ЭТК у работника есть всегда — и во время работы, и после увольнения. Основание для запроса — любое, требующее подтверждения трудового стажа и истории занятости. Ключевые действия работника: письменное заявление и требование надлежащего заверения (подпись, печать). При отказе или бездействии работодателя защитить свои права можно через ГИТ или суд.

Примечание: Информация основана на положениях Трудового кодекса РФ и актуальной судебной практике (по состоянию на 2025-2026 гг.). В случае сложных ситуаций рекомендуется консультация с юристом.