Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. По общим правилам она хранится у работодателя, однако в некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить оригинал этого документа на руки. Для этого в отдел кадров нужно подать соответствующее заявление. В этой статье мы подробно разберем, когда и как оформляется такой запрос, а также предоставим готовый образец заявления.
Работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику в следующих случаях:
- Увольнение. В последний рабочий день работодатель обязан вернуть документ сотруднику. При увольнении работнику выдается бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку). Дополнительное заявление для этого не требуется.
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если работник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан выдать ее на руки.
- Предоставление сведений о трудовой деятельности. Согласно ст. 66.1 ТК РФ, если сотруднику для оформления пенсии, получения кредита, прохождения курсов повышения квалификации или по иным причинам потребовались сведения о трудовой деятельности, он имеет право подать заявление о выдаче оригинала трудовой книжки. Работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
Важные нюансы и правила для кадровика и работника
Выдача оригинала документа на руки вне случая увольнения — это ответственная процедура. Чтобы обезопасить себя от рисков, работодателю следует соблюдать следующие правила:
- Внесение записи. При выдаче трудовой книжки на руки по заявлению (например, для Пенсионного фонда), в бумажную трудовую книжку вносится специальная запись о том, что она выдана на руки.
- Ксерокопия документа. Перед тем как передать оригинал работнику, отдел кадров должен сделать ксерокопию всех заполненных страниц документа и оставить её в личном деле сотрудника.
- Расписка о получении. Выдавая оригинал, работодатель в обязательном порядке берет с работника расписку о получении трудовой книжки на руки. В расписке работник подтверждает факт получения документа и берет на себя ответственность за его сохранность и своевременный возврат.
Как правильно составить заявление?
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы заявления, поэтому оно пишется в произвольной форме. Однако для того, чтобы отдел кадров принял документ в работу, в заявлении обязательно должны быть указаны следующие данные:
- Шапка: наименование организации, ФИО руководителя, должность и ФИО заявителя.
- Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки на руки».
- Просьба выдать оригинал трудовой книжки.
- Причина, по которой требуется документ (например: для предоставления в Пенсионный фонд РФ для оформления пенсии, для получения кредита в банке и т.д.).
- Обязательство вернуть документ в установленный законом срок.
- Дата составления и личная подпись работника.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки на руки
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки (или: предоставить мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации) для предоставления в Государственное учреждение — Управление Пенсионного фонда РФ по N-скому району для назначения трудовой пенсии.
О получении трудовой книжки на руки и необходимости её возврата в установленный законом срок предупрежден. Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров ООО «Пример» не позднее трех рабочих дней с момента её возвращения мне из органа, затребовавшего данный документ.
«21» мая 2026 г.
_________________ / Петров П.П. /
(подпись)
Выдача электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, оригинал бумажной книжки выдается ему на руки при увольнении или при подаче заявления об отказе от бумажного носителя. Если же работнику, ведущему ЭТК, по какой-то причине потребовались сведения о трудовой деятельности (например, для подтверждения стажа), он также подает работодателю заявление. В ответ работодатель выдает выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р или выдает оригинал бумажной трудовой (если она еще хранится у работодателя и не была ранее выдана на руки).
Получить трудовую книжку на руки во время работы можно, закон это допускает. Главное — правильно составить заявление, указать объективную причину и не забыть вернуть документ работодателю в установленный срок. Для отдела кадров оформление выдачи обязательно должно сопровождаться снятием копии, внесением записи о выдаче и получением расписки от работника. Это защитит компанию от штрафов и претензий в случае утери документа сотрудником.