Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж и сведения о трудовой деятельности работника. При увольнении она должна быть передана сотруднику в установленный законом срок. Вопрос «когда именно выдать трудовую книжку, если работник уходит в отпуск, а после его окончания планируется увольнение» часто вызывает сомнения у кадровиков и бухгалтеров.

Нормативно‑правовая база

• Статья 84.1 Трудового кодекса РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если книжка ведётся в электронном виде) с внесённой записью об увольнении.
• Статья 127 ТК РФ – определяет порядок оформления и выдачи трудовой книжки, а также ответственность работодателя за её задержку.
• Приказ Минтруда России № 2н от г. – уточняет порядок оформления отпуска с последующим увольнением и порядок внесения записей в трудовую книжку.

Ключевой принцип

Если увольнение происходит непосредственно после окончания отпуска, то трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день до начала отпуска. Это требование обусловлено тем, что в день увольнения (который совпадает с последним днём отпуска) работник уже не находится на рабочем месте, а значит, передать ему документ в этот день невозможно.

Пошаговый алгоритм выдачи трудовой книжки

1. Подготовка приказа.
   • Составьте приказ «Об отпуске с последующим увольнением». В приказе укажите:
     • Дата начала отпуска;
     • Дата окончания отпуска (это будет последний день трудового договора);
     • Основание увольнения (по желанию работника, по сокращению штата и т.п.).
   • Утвердите приказ в установленном порядке (руководитель, отдел кадров).
2. Расчёт с работником.

   Согласно ТК РФ, расчёт (отпускные, компенсация за неиспользованные дни отпуска, выплата за последний месяц) должен быть произведён до ухода в отпуск. Это гарантирует, что все финансовые обязательства исполнены, а работник получает полную сумму в день начала отпуска.

3. Внесение записи в трудовую книжку.

   Запись делается в день, предшествующий отпуску (т.е. в последний рабочий день). Пример записи:

   – Приказ № 45/2026 от 
    «Об отпуске с последующим увольнением» (дата начала отпуска – , дата окончания – ). Уволен .
    

   Обязательно укажите дата увольнения = последний день отпуска.

4. Выдача трудовой книжки.

   Трудовая книжка передаётся работнику в последний рабочий день перед отпуском. При этом в книжке уже должна быть внесена запись об увольнении.

   Если по какой‑то причине книжка не может быть выдана до отпуска (например, её нет в наличии), работодатель обязан предоставить письменные сведения о трудовой деятельности в день начала отпуска, а полную книжку – в течение трёх рабочих дней после возвращения сотрудника.

5. Подписание акта приёма‑передачи.

   Работник подписывает акт, подтверждающий получение трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности). Копию акта сохраняет отдел кадров.

Особенности, о которых часто забывают

• Увольнение в выходной день. Если последний день отпуска выпадает на выходной, запись в книжке всё равно делается в последний рабочий день перед отпуском, а выдача книжки – в тот же день.
• Неявка работника в день увольнения. Если сотрудник не пришёл в офис в последний рабочий день, работодатель обязан выслать книжку (или сведения) заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Ответственность за задержку. По ст. 127 ТК РФ работодатель несёт дисциплинарную и материальную ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки (штраф до 5 000 руб., а в случае повторных нарушений – более серьёзные санкции).
• Электронная трудовая книжка. С 2021 года многие организации используют электронный вариант. В этом случае запись в системе делается в тот же день, а ссылка на электронный документ отправляется работнику по электронной почте.

Пример практического расчёта сроков

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать трудовую книжку после начала отпуска?

Теоретически можно, но это будет нарушением ст. 84.1 ТК РФ. В случае невозможности выдачи до отпуска работодатель обязан предоставить письменные сведения о трудовой деятельности в день начала отпуска и оформить полную книжку в течение трёх рабочих дней после возвращения сотрудника.

Что делать, если сотрудник уходит в отпуск без согласования даты увольнения?

Работодатель обязан оформить приказ о предоставлении отпуска и одновременно указать дату увольнения (последний день отпуска). Если дата не указана, увольнение считается «по инициативе работника», и книжку следует выдать в последний рабочий день до отпуска.

Как оформить запись, если увольнение происходит по сокращению штата?

В записи указывается основание увольнения – «по сокращению численности (штата) организации», а также ссылка на приказ о сокращении. Дата увольнения всё равно совпадает с последним днём отпуска.

Нужна ли подпись работника в записи об увольнении?

Подпись работника в записи не требуется. Подпись ставится только в приказе и в акте приёма‑передачи трудовой книжки.

При отпуске с последующим увольнением ключевым моментом являеться выдача трудовой книжки до начала отпуска. Это гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса, предотвращает возможные споры и избавляет работодателя от штрафов за задержку. Следуйте описанному алгоритму, контролируйте сроки расчётов и своевременно оформляйте все необходимые документы – и процесс увольнения пройдёт гладко как для организации, так и для сотрудника.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, Приказ Минтруда) и практических рекомендаций, опубликованных в открытых источниках на .