Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается важным документом для многих категорий граждан․ Вопрос о том, когда именно нужно забирать трудовую книжку при увольнении, волнует многих: от этого зависят сроки трудоустройства на новое место и расчет стажа․
Главное правило: день увольнения
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения․ Это означает, что в последний рабочий день сотрудника документ уже должен быть на руках с внесенными и заверенными записями․
В разделе «Сведения о работе» делается запись об увольнении, которая обязательно заверяется:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью работодателя (при наличии);
- Подписью самого работника (за исключением случаев, прямо предусмотренных правилами, например, когда сотрудник отказывается подписывать)․
Если работник подал заявление перед самым увольнением
На практике часто встречаются ситуации, когда сотрудник принимает решение уволиться внезапно и подает заявление менее чем за три рабочих дня до даты увольнения․ В таком случае закон четко регламентирует срок: трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения․ Работодатель не имеет права задерживать документ на основании того, что ему нужно больше времени на оформление․
Что делать, если работник отказывается забирать трудовую книжку?
Бывает и наоборот: наступил день увольнения, а сотрудник не явился за документом или прямо отказывается его забирать (например, из-за несогласия с формулировкой увольнения)․ В таком случае работодатель несет ответственность за сохранность документа, но не может удерживать его бесконечно․
Что должен сделать работодатель:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте․
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Спорные ситуации и изменение формулировки увольнения
Если работник не согласен с записью об увольнении, он имеет право обратиться в суд․ Если суд удовлетворит требование работника об изменении формулировки увольнения, работодатель обязан:
- Внести изменения в трудовую книжку;
- По письменному заявлению работника выдать ему дубликат трудовой книжки, в который переносятся все ранее сделанные записи, за исключением последней (аннулированной) записи об увольнении․
Бумажная и электронная трудовая книжка в 2026 году: что важно знать
С учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), правила выдачи и ведения документов претерпели изменения․ На текущий момент (2026 год) действуют следующие нормы:
Для тех, кто устраивается на работу впервые
Если сотрудник устраивается на работу впервые (ранее не работал по трудовому договору), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме․ Работодатель не имеет права заводить бумажную трудовую книжку такому новичку, даже если сам сотрудник об этом просит․ Сведения о приеме на работу просто сдаются в СФР․
Для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка
Если в бумажной трудовой книжке работника нет отметки о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести ее одновременно с электронной․ При увольнении такому сотруднику необходимо забрать именно бумажный документ в установленный срок․
Если же отметка о переходе на ЭТК есть, работодатель может вести только электронную трудовую книжку․ Однако ранее оформленные бумажные документы продолжают храниться у работодателя, и при увольнении они также подлежат выдаче на руки работнику․
Краткие итоги
Чтобы избежать проблем с будущим трудоустройством и начислением пенсии, помните главное:
- Забирайте трудовую книжку строго в день увольнения (или не позднее этого дня)․
- Проверьте записи: они должны быть заверены подписями и печатью․
- Если не можете забрать лично, дайте согласие на пересылку документа почтой․
- Не забывайте про электронную форму: в 2026 году новички получают только ЭТК, а опытным сотрудникам важно следить за наличием отметки о переходе на электронный формат в своем бумажном документе․
Своевременное получение трудовой книжки — это не только право, но и забота самого работника о своем профессиональном будущем․