Обновлено: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить: Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Однако в некоторых случаях внесение записей в неё не требуется или даже запрещено. Важно знать все нюансы, чтобы избежать ошибок и штрафов.
Что говорит закон?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Однако из этого правила есть исключения, которые регулируются нормативными актами и практикой применения закона.
Когда можно не вносить запись в трудовую книжку?
При приёме на работу менее чем на 5 дней
Сотрудник отработал менее 5 дней? Вносить запись в бумажную трудовую книжку нельзя.
Пример: В компанию устраивается временный сотрудник на 3 дня для выполнения срочного задания. В этом случае запись в трудовую книжку не вносится, так как срок работы не превышает 5 дней.
При работе по совместительству
Если сотрудник работает по совместительству, запись в трудовую книжку вносится только по его письменному заявлению.
При этом:
- Запись делается в оригинал трудовой книжки;
- Обязательно указывается, что работа является совместительством;
- Форма СТД-Р (для совместителей) не подменяет собой трудовую книжку.
При дистанционной работе
Если сотрудник работает дистанционно и не передаёт трудовую книжку работодателю, записи в бумажную трудовую книжку можно не вносить, если работник не просит об этом.
При переизбрании педагогического работника на ту же должность
Если педагогический работник (например, профессорско-преподавательский состав) переизбирается на ту же должность по срочному трудовому договору, новый трудовой договор не заключается, и запись в трудовую книжку не вносится.
При работе у физического лица без статуса ИП
Физическое лицо без статуса ИП не имеет права заводить трудовые книжки и вносить записи в уже имеющиеся.
При работе без бумажной трудовой книжки
Если сотрудник выбрал ведение трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД-Р), в бумажную трудовую книжку записи не вносятся.
Когда запись в трудовую книжку обязательна?
Основное место работы
Если сотрудник принят на основное место работы, запись в трудовую книжку вносится в обязательном порядке.
Работа более 5 дней
Если сотрудник отработал более 5 дней, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку.
При увольнении
При увольнении обязательно вносится запись с указанием причины увольнения.
При награждении
Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за трудовые заслуги.
Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки
Работодатель не вправе по своему усмотрению решать, вносить или не вносить записи в трудовую книжку. За нарушение порядка ведения трудовой книжки предусмотрены штрафы:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Что делать, если запись не внесена?
Если запись не была внесена по ошибке или по незнанию, её можно внести позже, но только при наличии всех необходимых документов (например, копии приказа о приёме на работу).
Да, можно, но только в строго определённых случаях:
- Срок работы менее 5 дней;
- Работа по совместительству (по заявлению сотрудника);
- Дистанционная работа без передачи трудовой книжки;
- Переизбрание педагогического работника на ту же должность;
- Работа у физического лица без статуса ИП;
- Ведение трудовой деятельности в электронном виде.
Во всех остальных случаях запись в трудовую книжку обязательна!
Важно! Если у вас остались вопросы, обратитесь к юристу или в службу по труду и занятости. Неправильное ведение трудовой книжки может привести к проблемам при оформлении пенсии или устройстве на новое место работы.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли не вносить запись в трудовую книжку, если сотрудник работает 4 дня?
Да, можно. Если сотрудник отработал менее 5 дней, запись в трудовую книжку не вносится.
Вопрос 2: Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при совместительстве?
Нет, если сотрудник не просит об этом. Запись вносится только по письменному заявлению сотрудника.
Вопрос 3: Что делать, если работодатель не внес запись в трудовую книжку?
Обратитесь к работодателю с письменным требованием внести запись. Если работодатель отказывается, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Вопрос 4: Можно ли работать без трудовой книжки?
Да, можно. В 2026 году работа без трудовой книжки возможна, но официальное оформление всё равно обязательно (например, по договору ГПХ или гражданско-правовому договору).
Трудовая книжка, важный документ, но в некоторых случаях записи в неё можно не вносить. Главное — знать все нюансы и не нарушать закон. Если у вас есть сомнения, лучше проконсультироваться с юристом или специалистом по кадрам.
Помните: Правильное ведение трудовой книжки защищает права как работника, так и работодателя.