Важно! С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 июля 2021 года при приеме на работу кадровики обязаны оформлять только электронные трудовые книжки для новых сотрудников, ранее не имевших трудового стажа. Однако многие работники и работодатели до сих пор используют бумажный вариант. В этой статье разберем, в каких случаях запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) не вносится и что это значит для работника.
Ключевое правило: запись ВСЕГДА есть, но не всегда на бумаге
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 66.1), трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности. Но с 2021 года основным и обязательным форматом стала электронная трудовая книжка, которая ведется в базе Социального фонда России (СФР).
- Работник с 2021 года принят на работу впервые и ему оформлена электронная трудовая книжка (бумажная не выдается).
- Работник уже имеет электронную книжку и продолжает работать, тогда новые записи идут только в электронный формат.
- Работодатель (в рамках эксперимента или по выбору работника) ведет учет только в электронном виде.
Ситуации, когда запись в БУМАЖНУЮ трудовую книжку не вносится:
- Прием на работу после гражданином, ранее не работавшим. Такому сотруднику выдается не бумажная книжка, а уведомление о постановке на учет в СФР (это и есть начало его ЭТК). Все записи будут только в электронном виде.
- Работник уже имеет электронную книжку. Если у человека уже есть ЭТК (например, с первого места работы после 2021 года), то при переходе на новое место работы кадровик не вносит запись в бумажный документ, а направляет сведения (форму СЗВ-ТД) в СФР. Бумажная книжка, если она была выдана ранее, больше не используется.
- Добровольный переход на электронный формат. Работник, имеющий бумажную книжку, может написать заявление о переходе на ЭТК. После этого все последующие записи будут только электронными.
Как проверить, внесена ли запись?
Если вам сказали, что запись не вносится в бумажную книжку, это не значит, что о вашем стаже забыли. Проверить наличие сведений можно:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»).
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
- Заказав выписку из электронной трудовой книжки в СФР.
Важно: Работодатель обязан в течение 15 дней с даты увольнения или окончания работы направить сведения о трудовой деятельности (форму СЗВ-ТД) в СФР. Если этого не сделано, это нарушение, за которое грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).
Ответственность работодателя за «невнесение» записи
Если работодатель не направил сведения в СФР, а работник не получил бумажную книжку с записью, это серьезное нарушение. Последствия:
- Для работника: Неучтенный стаж. Это может повлиять на расчет пенсии, пособий, стажировку.
- Для работодателя: Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Что делать работнику?
Если вы устроились после 2021 года и вам не выдали бумажную книжку, а в ЭТК нет записи:
- Запросите у работодателя подтверждение о направлении сведений в СФР (копия поручения или подтверждение из системы).
- Проверьте свою ЭТК через Госуслуги или сайт СФР.
- Если записи нет, напишите письменное заявление работодателю с требованием исполнить обязанность по направлению сведений. Сохраните копию и отметку о приеме.
- При бездействии работодателя — обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР с жалобой.
Исключения: когда запись вообще не требуется
Есть несколько ситуаций, когда не ведется ни бумажная, ни электронная трудовая книжка и не вносится никакая запись:
- Работа по гражданско-правовому договору (ГПД, договор подряда, оказания услуг). Такой договор не является трудовым, и стаж по нему в общую трудовую книжку не засчитывается (за исключением отдельных случаев по решению суда).
- Временная работа (сезонная, временная) у физического лица (не ИП), если она не является основным местом работы. Но если работник уже имеет основное место работы с трудовым договором, то здесь тоже не ведется отдельная книжка.
- Совместительство (работа по трудовому договору на условиях неполного времени на другом предприятии). Запись о совместительстве вносится в основную трудовую книжку (бумажную или электронную).
Фраза «запись не вносится» в современной России чаще всего означает, что сведения о вашей работе вносятся не в бумажный документ, а в электронную базу СФР. Это нормальная практика для всех, кто устроился на работу после 1 июля 2021 года. Главное — убедиться, что работодатель выполнил свою обязанность и направил форму СЗВ-ТД в СФР. Всегда проверяйте свою электронную трудовую книжку! Защищайте свои права на стаж.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и разъяснений Минтруда, Роструда и СФР по состоянию на 2026 год.