Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Однако не все случаи работы оформляются записями в этот документ. Законодательство РФ предусматривает несколько ситуаций, когда внесение записи в трудовую книжку не требуется. Незнание этих нюансов может привести к ошибкам кадрового учета, проблемам с пенсионными начислениями и спорам с работниками. Данная статья подробно разбирает, когда записи не вносятся, и на что обратить особое внимание.
Основные случаи, когда запись в трудовую книжку не делается
Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям контролирующих органов, записи не вносятся в следующих ситуациях:
Работа менее пяти дней
Если работник проработал менее пяти календарных дней, запись о приеме на работу и увольнении не вносится. Это прямое требование, о котором напоминает Роструд. Однако если информация о приеме была внесена до того, как работник сообщил об уходе, запись все равно нужно сделать, а затем оформить увольнение.
Переизбрание на ту же должность в образовательных организациях
Особый порядок действует для педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу (ППС). Если такой сотрудник переизбирается на должность, которую он ранее занимал по срочному трудовому договору, и при этом новый трудовой договор с ним не заключается, запись в трудовую книжку не требуется. Это урегулировано специальными нормативными актами для сферы образования.
Работа по договору гражданско-правового характера (ГПХ) с самозанятым
Ключевой момент: трудовой договор и договор ГПХ — разные правовые отношения.
- Если работодатель хочет принять на работу человека, который является самозанятым, он должен заключить с ним трудовой договор. В этом случае запись в трудовую книжку обязательна. При этом самозанятый не может одновременно оказывать услуги этому же работодателю по договору ГПХ.
- Если же работодатель желает работать именно с самозанятым как с исполнителем услуг, стороны заключают договор ГПХ. Такие отношения не регулируются Трудовым кодексом, и запись в трудовую книжку не делается.
Отсутствие бумажной трудовой книжки при ведении электронной (ЭТК)
С 2021 года лицам, впервые устраивающимся на работу, не заводится бумажная трудовая книжка по умолчанию. Их трудовая история ведется исключительно в форме электронной трудовой книжки (ЭТК). Запись в бумажный документ в этом случае физически невозможна. Работник может по заявлению получить бумажный дубликат, но сведения в него вносятся только на основании данных из ЭТК.
Что НЕ вносится в трудовую книжку: важные уточнения
Помимо случаев отсутствия записи о приеме/увольнении, существуют и другие сведения, которые не подлежат внесению:
- Дисциплинарные взыскания (замечание, выговор). Они фиксируются в приказе и личном деле, но не в трудовой книжке. Исключение — если взысканием является увольнение. Тогда запись об увольнении делается на основании приказа.
- Сведения о выполняемой работе, квалификации (если это не связано с переводом на другую постоянную работу). Подробная информация о должностях и квалификациях хранится в других кадровых документах.
Тонкости и частые ошибки
Сроки внесения записей
Записи о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении вносятся не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа (распоряжения). При увольнении запись должна быть сделана в день увольнения. Текст записи должен точно соответствовать тексту приказа.
Ошибки в записях: исправление или дубликат?
Если в уже внесенной записи обнаружена ошибка (например, в ФИО или дате рождения), ее нельзя просто зачеркнуть и исправить. Такой подход недопустим. Правильные действия:
- Вынести приказ об аннулировании ошибочной записи.
- Внести правильную запись на основании нового приказа.
- В случае грубой ошибки при заполнении ьного листа (например, при оформлении новой книжки) бланк с ошибкой должен быть уничтожен (например, с помощью измельчительной машины), а работнику выдана новая трудовая книжка.
Важно: Несовпадение данных в трудовой книжке с паспортом (ФИО, дата рождения) может привести к тому, что ПФР не сможет идентифицировать стаж, что грозит проблемами с назначением пенсии.
Хранение трудовой книжки
Трудовая книжка (бумажная) хранится у работодателя по основному месту работы. Работодатель не вправе выдавать ее на руки работнику для предъявления в другие организации. Если работник трудится по совместительству, его книжка остается у основного работодателя. Записи о работе по совместительству вносятся в отдельный листок (вкладыш), который хранится в книжке.
Практические выводы для работодателя и работника
- Работодатель обязан вести точный кадровый учет. Отсутствие записи в трудовой книжке в случаях, когда она требуется по закону, — грубое нарушение, за которое грозит административная ответственность.
- Работник должен контролировать правильность внесения записей, особенно при увольнении. При переходе на ЭТК нужно убедиться, что все сведения о стаже перенесены корректно.
- При сомнениях в правомерности отсутствия записи (например, при работе по договору ГПХ) следует уточнить характер отношений. Если фактически выполнялась регулярная работа под контролем работодателя по его графику, это может быть признано трудовыми отношениями, что повлечет обязанность оформить запись;
Требование о внесении записи в трудовую книжку имеет четкие законодательные рамки. Основные исключения касаются кратковременной работы (менее 5 дней), специфики труда преподавателей-переизбранников, отношений по договорам ГПХ и ведения исключительно электронной трудовой книжки. Понимание этих нюансов помогает избежать кадровых ошибок, защитить права работника и обеспечить корректное формирование его пенсионных прав. При возникновении спорных ситуаций всегда стоит обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ и получать консультацию у юриста.