Трудовая книжка остается одним из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь гражданина․ Несмотря на активную цифровизацию и переход к электронным форматам‚ вопрос о том‚ когда именно заводится этот документ‚ остается актуальным для работодателей и сотрудников․ В 2026 году‚ когда переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России завершен‚ правила оформления стали еще более четкими․
Основное правило: когда необходима трудовая книжка?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ который проработал у него более 5 дней‚ в случае если эта работа является для сотрудника основной․
Важно помнить главное: трудовая книжка заводится только в одном конкретном случае — при первом в жизни устройстве на работу по трудовому договору․
- Если человек ранее нигде не работал официально и у него нет трудовой книжки (ни бумажной‚ ни электронной)‚ то именно первый работодатель обязан завести на него этот документ․
- Если сотрудник уже имеет опыт работы‚ то новый работодатель не заводит новую книжку‚ а лишь вносит запись о приеме в существующую (электронную или бумажную)․
Особенности 2026 года: Бумажная или электронная?
На текущий момент (2026 год) в России окончательно сформировалась система двойного формата‚ однако приоритет отдан цифровым данным․ С 1 января 2026 года завершился переходный период‚ что означает следующее:
- Для впервые поступающих на работу: Трудовая книжка заводится исключительно в электронном виде․ Бумажный вариант для новых сотрудников больше не оформляется․
- Для тех‚ кто выбрал ЭТК ранее: Все сведения вносятся только в электронную базу (СФР)․
- Для владельцев бумажных книжек: Если сотрудник ранее сохранил бумажную трудовую книжку и не переходил на электронную‚ она остается действительной․ Работодатель продолжает вносить в нее записи наравне с подачей электронных отчетов․
Кто и как оформляет документ?
Ответственность за оформление лежит на работодателе․ В случае приема сотрудника‚ у которого нет трудовой книжки‚ кадровая служба должна:
- Запросить необходимые данные у сотрудника (паспорт‚ СНИЛС)․
- Сформировать запись о приеме на работу в системе Социального фонда России (СФР)․
- Подать отчет по форме ЕФС-1 («Сведения о трудовой деятельности») не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме․
Важно отметить‚ что с 2021 года (и окончательно к 2026 году) бумажные трудовые книжки новым работникам не выдаются на руки и не заводятся в бумажном виде․ Весь учет ведется в цифровом реестре․
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?
Если сотрудник утверждает‚ что ранее работал‚ но документ утерян‚ новая трудовая книжка не заводится․ Вместо этого:
- Работник пишет заявление об утрате трудовой книжки с указанием причины․
- Работодатель делает запись в новой (заводится только если подтверждено‚ что стажа действительно не было) или в имеющейся восстановленной книжке о выдаче дубликата․
- Для подтверждения стажа используются копии приказов‚ трудовые договоры‚ справки с предыдущих мест работы или выписки из архивов․
Ключевые отличия для разных категорий работников
Не на всех работников заводятся трудовые книжки․ Документ не ведется в следующих случаях:
- При работе по гражданско-правовым договорам (ГПХ)‚ так как они не регулируются Трудовым кодексом в части ведения стажа․
- Если работник трудится у физического лица‚ не являющегося индивидуальным предпринимателем (за исключением некоторых случаев‚ когда сам работодатель желает вести учет‚ но официально в СФР это не транслируется как страховой стаж в полном объеме без уплаты взносов)․
- При совместительстве (основной работодатель уже ведет книжку‚ а второй лишь получает справку о работе)․
Помните: цифровизация не отменила необходимость учета стажа‚ а лишь сделала его более надежным и доступным․