Трудовая книжка — это ключевой документ о стаже и трудовой деятельности работника. Бланки этого документа относятся к бланкам строгой отчетности (БСО)‚ поэтому их учет‚ хранение и уничтожение жестко регламентированы законодательством. Если бланк был испорчен при заполнении или пришел в негодность‚ его нельзя просто выбросить в мусорную корзину. Для законного уничтожения такого документа работодателю необходимо создать специальную комиссию по списанию бланков трудовых книжек.

В данной статье мы подробно разберем‚ зачем нужна такая комиссия‚ как ее правильно сформировать и какие действия она должна выполнить в соответствии с актуальными требованиями на 2025-2026 годы.

Зачем нужна комиссия?

Испорченные при оформлении бланки трудовых книжек и вкладышей в них подлежат обязательному уничтожению. Однако просто утилизировать их без документального подтверждения нельзя. Основная задача комиссии заключается в следующем:

• Подтверждение факта порчи, члены комиссии должны убедиться‚ что бланк действительно испорчен и не подлежит дальнейшему использованию.
• Контроль за правомерностью списания — исключение фактов хищения или незаконного использования чистых бланков.
• Контроль за физическим уничтожением — комиссия должна присутствовать при самом процессе утилизации (например‚ при уничтожении с помощью шредера).
• Фиксация результатов, составление и подписание итогового документа — акта о списании (уничтожении).

Порядок создания комиссии

Для того чтобы комиссия имела законную силу‚ она должна быть создана распорядительным документом работодателя. Действовать необходимо в следующем порядке:

1. Издание приказа. Руководитель организации выпускает специальный приказ о создании постоянно действующей или разовой ликвидационной комиссии.
2. Оформление приказа. Приказ оформляется на официальном бланке организации‚ заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы.
3. Определение состава. В состав комиссии обычно включают не менее трех человек. Как правило‚ это сотрудник кадровой службы‚ бухгалтер и представитель руководства.

Что указать в приказе о создании комиссии?

В тексте приказа необходимо четко прописать:

• Цель создания (например: «В целях обеспечения приема‚ передачи и своевременного списания с учета и уничтожения испорченных бланков строгой отчетности…»).
• Состав комиссии (должности‚ ФИО сотрудников‚ председатель комиссии).
• Полномочия комиссии (проведение инвентаризации‚ подтверждение порчи‚ контроль уничтожения‚ составление акта).

Алгоритм работы комиссии по списанию

После того как комиссия сформирована приказом‚ она приступает к выполнению своих обязанностей. Весь процесс состоит из нескольких важных этапов:

Инвентаризация бланков

Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных и имеющихся в наличии трудовых книжек. Для этого используется опись ИНВ-16. Члены комиссии сверяют фактическое наличие бланков с данными бухгалтерского и кадрового учета.

Осмотр испорченных бланков

Комиссия рассматривает испорченные бланки и приходит к выводу о невозможности их дальнейшего использования и необходимости списания. В акте отмечается‚ что бланки не подлежат восстановлению.

Физическое уничтожение

Процесс ликвидации документов должен проходить под строгим контролем. На практике испорченные трудовые книжки уничтожают с помощью шредера (измельчителя бумаги) или сжигают. Важно‚ чтобы утилизация не позволила восстановить данные бланки.

Составление акта о списании

По итогу проведенной работы комиссия составляет специальный акт о списании (уничтожении) испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Требования к акту о списании

Акт является главным подтверждающим документом. К его оформлению предъявляются строгие требования:

• В акте обязательно указываются серия‚ номер каждого списываемого бланка.
• Прописывается причина списания (например‚ «испорчен при заполнении»).
• Указывается дата и способ утилизации (например‚ «уничтожен путем шредерирования»).
• Акт подписывает руководитель организации и все члены комиссии с расшифровкой подписей (и.‚ о.‚ фамилия).

Важно: Вносить исправления в унифицированную форму акта (например‚ форму 0504816‚ применяемую в бюджетных учреждениях) категорически запрещено.

Сроки хранения испорченных бланков

Не стоит спешить с уничтожением бланков‚ даже если комиссия уже создана. Согласно правилам архивного дела и учетной политике‚ испорченные бланки строгой отчетности должны храниться в организации не менее пяти лет. Только по истечении этого срока их можно инвентаризировать‚ списывать и физически уничтожать.

Учет трудовых книжек

Инспекторы Роструда со ссылкой на положения Приказа Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н напоминают: работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек. На сегодняшний день книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нужно вести на бумажном носителе. Списание испорченных бланков также должно находить свое отражение в этих учетных регистрах.

Списание и уничтожение бланков трудовых книжек — это процедура‚ которая требует строгого соблюдения порядка. Отсутствие комиссии или неправильно оформленный акт могут стать поводом для штрафов со стороны трудовой инспекции и налоговых органов. Создание приказом ликвидационной комиссии‚ проведение инвентаризации по форме ИНВ-16‚ аккуратное составление акта с указанием серий и номеров‚ а также фактическое уничтожение бланков в присутствии комиссии — залог безопасности и законности действий работодателя.