Трудовая книжка — это строгий отчетный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако в процессе работы с бланками нередко возникают ситуации, когда они портятся, заполняются с ошибками или приходят в негодность. Кроме того, существуют сроки хранения невостребованных трудовых книжек уволенных сотрудников. Согласно трудовому законодательству, такие бланки нельзя просто выбросить в мусорную корзину: они подлежат обязательному уничтожению в строгом соответствии с нормативными актами. Для проведения этой процедуры в организации должна быть создана специальная комиссия.
Зачем нужна комиссия по уничтожению?
Уничтожение документов строгой отчетности, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним, требует контроля и фиксации. Комиссия выполняет следующие ключевые функции:
- Инвентаризация и подтверждение: Члены комиссии обязаны провести инвентаризацию испорченных или подлежащих уничтожению бланков, подтвердить правомерность их списания и уничтожения.
- Организация отбора: Комиссия организует отбор дел и бланков, не подлежащих дальнейшему хранению (например, испорченных при заполнении или с истекшим сроком хранения — свыше 50 лет для невостребованных документов).
- Контроль процесса: Члены комиссии должны лично присутствовать при процедуре уничтожения, чтобы исключить возможность хищения или незаконного использования бланков строгой отчетности, содержащих персональные данные.
- Документальное оформление: Рассмотрение, согласование и подписание актов о выделении к уничтожению документов и актов непосредственно об уничтожении бланков.
Нормативная база
Обязанность работодателя уничтожать испорченные бланки трудовых книжек закреплена законодательно. Так, согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225), при порче бланка работодатель обязан его уничтожить и составить об этом соответствующий акт. Акт составляется именно членами комиссии по уничтожению документов.
Пошаговый порядок создания комиссии
Чтобы процедура была законной, комиссия должна быть официально уполномочена. Процесс создания включает несколько этапов:
Издание приказа о создании комиссии
Комиссия формируется на основании приказа руководителя организации. В приказе необходимо отразить:
- Состав комиссии: указываются должности, фамилии, имена и отчества сотрудников. Обычно комиссия состоит не менее чем из трех человек (председатель и члены комиссии). Важно привлекать сотрудников, ответственных за кадровый учет, бухгалтерию и безопасность.
- Полномочия и обязанности: в тексте приказа следует четко прописать, что именно возлагается на комиссию. Например: «Возложить на Комиссию обязанности по организации инвентаризации, списанию и уничтожению документов строгой отчетности, содержащих персональные данные работников, в т.ч. испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним».
- Срок полномочий: комиссия может создаваться как разово (для проведения конкретной процедуры), так и на постоянной основе (экспертная комиссия организации, действующая в течение года или иного срока).
Разработка Положения о комиссии (рекомендуется)
Для систематизации работы целесообразно разработать и утвердить Положение о работе экспертной комиссии. В нем детально описываются правила отбора документов, порядок проведения инвентаризации, процедура уничтожения и оформления актов.
Процедура уничтожения и составление акта
После того как комиссия создана и приступила к работе, проводится сама процедура списания и уничтожения. Важнейшим документом, подтверждающим факт уничтожения, является Акт об уничтожении (списании) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Обязательные реквизиты акта об уничтожении
Чтобы акт имел юридическую силу и мог служить основанием для списания бланков с приходно-расходной книги, в нем должны быть указаны следующие сведения:
- Наименование организации, где происходит уничтожение бланков.
- Номер, дата и название населенного пункта, где составляется акт.
- Должности, Ф.И.О. членов комиссии, составивших акт (Председатель и члены комиссии).
- Период времени, за который накопились испорченные бланки, или конкретная дата, когда они были испорчены.
- Причины, по которым бланки были испорчены или утрачены (например, ошибка при заполнении, порча при хранении и т.д.).
- Количество всех бланков и вкладышей, подлежащих уничтожению, а также их серии и номера.
- Метод уничтожения бланков (например, шредирование, сжигание). Способ должен исключать возможность восстановления информации.
Примерная структура акта
Акт может выглядеть следующим образом:
Акт об уничтожении бланков трудовой книжки
г. Москва, 23 мая 2026 г.
Комиссией в составе:
Председатель: [Должность] [Ф.И.О.]
Члены комиссии:
[Должность] [Ф.И.О.]
[Должность] [Ф;И.О.]
составлен настоящий акт о том, что за период с 01 января по 23 мая 2026 года в организации ООО «Пример» были испорчены бланки трудовых книжек и вкладышей к ним по причине внесения ошибочных записей.
Комиссия провела инвентаризацию и подтверждает правомерность уничтожения следующих бланков строгой отчетности:
- Трудовая книжка серия ТК-III № 1234567.
- Вкладыш в трудовую книжку серия ВТ-IV № 7654321.
Уничтожение произведено методом шредирования (измельчения).
Председатель комиссии _______________ / Ф.И.О. /
Члены комиссии: _______________ / Ф.И.О. /
_______________ / Ф.И.О. /
Особенности работы с невостребованными трудовыми книжками
Отдельно стоит вопрос с трудовыми книжками уволенных работников, которые не были ими получены. Такие документы хранятся по закону 50 лет в архиве компании. По истечении этого срока они также должны быть уничтожены. Для этого по приказу организации формируется специальная инвентаризационная комиссия, которая проводит отбор невостребованных документов, составляет описи и акты об уничтожении в связи с истечением срока их хранения.
Учет в книгах кадрового учета
После подписания акта об уничтожении, ответственное лицо (обычно кадровик или бухгалтер) обязано внести соответствующие записи в Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша, а также в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этих книгах списание испорченных бланков отражается на основании составленного комиссией акта.
Создание комиссии по уничтожению трудовых книжек — это не просто формальность, а важный элемент кадрового делопроизводства и защиты персональных данных. Грамотно изданный приказ, корректно составленный акт с указанием серий, номеров и причин порчи, а также личное присутствие членов комиссии при уничтожении бланков защитят работодателя от возможных претензий со стороны контролирующих органов и исключат риски мошенничества с документами строгой отчетности.