В процессе трудовых отношений между работодателем и сотрудником нередко возникают ситуации‚ когда работник утрачивает трудовую книжку или она приходит в негодность. В таких случаях работодатель обязан оформить новый документ. Если утрата произошла по вине работника‚ с него может быть взыскана стоимость бланка. Однако на практике чаще всего работодатель идет навстречу сотрудникам и освобождает их от этой выплаты‚ либо компенсирует затраты на самостоятельное приобретение бланка. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно отразить компенсацию за трудовую книжку в бухгалтерском учете и какие проводки для этого используются.
Нормативная база и общие правила
Согласно действующему трудовому законодательству‚ работодатель несет ответственность за ведение и хранение трудовых книжек своих сотрудников. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них приобретаются работодателем за свой счет. В дальнейшем‚ при выдаче документа работнику (как при первичном оформлении‚ так и при выдаче дубликата)‚ работодатель имеет право взыскать с работника стоимость бланка.
Важно: Если трудовая книжка была утеряна или испорчена по вине работодателя (например‚ в результате пожара‚ кражи из кадровой службы или халатности сотрудника отдела кадров)‚ стоимость нового бланка оплачивается исключительно за счет средств работодателя. Взыскание денег с работника в этом случае незаконно.
Варианты возмещения стоимости бланка
На практике существуют два основных способа возмещения стоимости трудовой книжки:
- Удержание из заработной платы работника. Осуществляется только с письменного согласия сотрудника. Без его заявления удерживать сумму запрещено.
- Добровольная компенсация работником. Работник вносит наличные денежные средства в кассу организации или перечисляет их на расчетный счет.
- Компенсация работодателем (списание затрат). Работодатель по собственной инициативе берет расходы на себя‚ что должно быть закреплено в локальном нормативном акте (например‚ в Коллективном договоре или Положении о персонале).
Бухгалтерский учет и проводки при удержании с работника
Бланки трудовых книжек относятся к специальной продукции (бланки строгой отчетности — БСО). Они учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Движение бланков в денежном выражении отражается на счете 10 «Материалы» (субсчет 10.6 «Прочие материалы») или 41 «Товары».
Пошаговый алгоритм и проводки:
Приобретение бланков трудовых книжек
Когда организация закупает бланки у поставщика (например‚ типографии или распространителя)‚ делаются следующие проводки:
- Дт 10.6 (или 41) — Кт 60 — Отражено поступление бланков трудовых книжек по стоимости приобретения.
- Дт 19 — Кт 60 — Учтен входящий НДС (если поставщик является плательщиком НДС).
- Дт 006 — Бланки приняты к учету на забалансовый счет (в штуках‚ по условной оценке‚ например‚ 1 рубль за бланк).
Выдача бланка и удержание стоимости с работника
При оформлении трудовой книжки или дубликата на основании заявления работника стоимость бланка списывается с учета и предъявляется к оплате сотрудником:
- Кт 006 — Списан выданный бланк трудовой книжки (в штуках).
- Дт 73 — Кт 10.6 (или 41) — Стоимость бланка списана с учета и отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям.
- Дт 70 — Кт 73 — Удержана стоимость бланка из заработной платы работника (на основании его письменного заявления).
Альтернативный вариант: Дт 50 (или 51) — Кт 73 — Работник внес наличные в кассу или перечислил деньги на расчетный счет.
Отражение разницы между ценой приобретения и ценой взыскания
Организация может взыскивать с работника стоимость бланка по цене приобретения или по утвержденной организацией цене (которая может включать компенсацию затрат на доставку и оформление). Если цена взыскания выше цены приобретения‚ возникает прочий доход:
- Дт 73 — Кт 91.1 — Отражена разница между суммой‚ удерживаемой с работника‚ и стоимостью приобретения бланка (если такая разница предусмотрена учетной политикой).
Проводки при компенсации затрат работодателем
Если руководство компании приняло решение не удерживать стоимость бланка с сотрудника‚ а компенсировать эти расходы за счет собственных средств организации‚ бухгалтерские проводки будут иными. В этом случае стоимость бланка списывается в прочие расходы или расходы по обычным видам деятельности.
Бухгалтерские проводки:
- Кт 006 — Списан выданный бланк трудовой книжки.
- Дт 20 (26‚ 44) — Кт 10.6 (или 41) — Стоимость бланка списана на затраты организации (в зависимости от подразделения‚ где трудоустроен сотрудник: производство‚ администрация или торговля).
Обратите внимание: Если работодатель берет на себя компенсацию стоимости бланка‚ эта сумма не признается доходом работника‚ с нее не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы‚ так как сотрудник не получает экономической выгоды.
Налоговый учет
При удержании стоимости бланка с работника выручка от реализации прочего имущества (бланка) включается в состав доходов при расчете налога на прибыль или УСН. Стоимость приобретения этого бланка включается в состав расходов. Финансовый результат в данном случае‚ как правило‚ стремится к нулю.
Если же стоимость бланка списывается за счет работодателя (как компенсация работнику)‚ эти суммы также учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль (на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или п. 49 ст; 270 НК РФ в зависимости от применяемой системы налогообложения и формулировки локального акта).
Правильное оформление компенсации за трудовую книжку требует внимательного отношения как к кадровому документообороту (наличие заявлений от работников)‚ так и к бухгалтерским проводкам. Главное правило, четко определить‚ по чьей вине был утрачен или испорчен документ и на каком основании происходит возмещение. Грамотное использование счетов 006‚ 10‚ 73 и 70 позволит избежать налоговых рисков и обеспечит прозрачность финансовой отчетности вашей организации.