В России работодатель обязан в срок выдавать трудовую книжку сотруднику. При нарушении этого требования работник имеет право на компенсацию за задержку. Вопрос о том, как облагать такую компенсацию налогом и страховыми взносами, часто вызывает сомнения у бухгалтеров и работодателей. Ниже разъясняем правовую базу, порядок расчёта и оформления компенсации.
Что такое компенсация за задержку трудовой книжки?
Компенсация – это денежный платеж, выплачиваемый работнику за фактические дни, в течение которых он не получил трудовую книжку. Сумма рассчитывается по формуле:
- Сумма компенсации = (дней задержки) × (средняя заработная плата за 30 дней) × (процент, установленный законом)
В 2025‑2026 годах процент составляет 0,5 % от средней заработной платы за 30 дней. Если работник уволился до окончания срока выплаты, компенсация начисляется только за фактически отработанные дни.
Налоговый статус компенсации
2.1 НДФЛ
Согласно Письму ФНС России от N БС‑4‑11/850, компенсация за задержку выдачи трудовой книжки считается заработной платой и облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Налоговый кодекс РФ предусматривает, что любые выплаты, связанные с трудовой деятельностью, подлежат НДФЛ.
НДФЛ рассчитывается по ставке 13 % (для большинства категорий работников) от суммы компенсации. В 2025‑2026 годах применяются те же ставки, что и для обычной заработной платы.
2.2 Социальные взносы
В отличие от компенсации за задержку зарплаты, компенсация за задержку трудовой книжки не облагается страховыми взносами. Это подтверждается пунктом 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от № 212-ФЗ. Однако, как и в случае с НДФЛ, она считается оплатой труда за время вынужденного прогула, поэтому при расчёте НДФЛ она учитывается.
Код дохода и код вычета
- Код дохода 4800 – «Иные доходы» (компенсация за задержку трудовой книжки).
- Код вычета 620 – «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу» (если применимо).
При оформлении документа в системе 1С необходимо указать эти коды, чтобы система корректно отражала налоговые обязательства.
Как рассчитать НДФЛ и социальные взносы
4.1 Пример расчёта
Предположим, работник отработал 15 дней, но получил трудовую книжку только через 30 дней. Средняя месячная зарплата – 50 000 ₽.
- Сумма компенсации: 15 дней × (50 000 ₽ ÷ 30) × 0,5 % = 15 дней × 1 666,67 ₽ × 0,005 = 125 ₽.
- НДФЛ: 125 ₽ × 13 % = 16,25 ₽.
- Социальные взносы: 0 ₽ (не облагается).
Как оформить начисление в 1С
В 1С (Бухгалтерия) используется документ «Компенсация за задержку» из раздела «Выплаты».
- Откройте документ «Компенсация за задержку».
- Выберите сотрудника и укажите дату начисления.
- В поле «Сумма» введите рассчитанную компенсацию.
- Установите флажки:
- «Регистрировать как облагаемый страховыми взносами доход» – отключить.
- «Регистрировать как облагаемый НДФЛ доход» – включить.
- Выберите код дохода 4800 и код вычета 620 (если применимо).
- Сохраните документ – система автоматически рассчитает НДФЛ и внесёт данные в отчёты.
Практические рекомендации работодателю
- Соблюдайте сроки выдачи трудовой книжки – это экономит деньги и снижает налоговые риски.
- В случае задержки обязательно оформите компенсацию в 1С и учтите НДФЛ.
- Проверьте, что в бухгалтерском учёте нет ошибок в кодах доходов и вычетов.
- Сохраняйте копии всех документов (письма ФНС, решения суда, расчёты) – они пригодятся при проверках.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли не платить НДФЛ с компенсации за задержку трудовой книжки? Нет, НДФЛ обязателен, так как это часть заработной платы.
- Облагаются ли страховыми взносами? Нет, компенсация за задержку трудовой книжки не облагается страховыми взносами.
- Какие документы нужны для расчёта? Письмо ФНС, расчёт дней задержки, средняя зарплата за 30 дней.
- Можно ли начислять компенсацию через суд? Да, но в этом случае сумма также облагается НДФЛ.
Компенсация за задержку трудовой книжки – это обязательный платеж, который подлежит налогообложению НДФЛ, но не страховым взносам. Правильное оформление в 1С и соблюдение налоговых кодов обеспечит корректность бухгалтерского учёта и избежание штрафов. Работодатели должны внимательно следить за сроками выдачи трудовой книжки и своевременно начислять компенсацию, чтобы не создавать дополнительных финансовых и правовых рисков.