В 2026 году институт трудовых книжек в России претерпел значительные изменения, перейдя преимущественно в цифровой формат. Однако вопросы о том, кому и когда заводится этот документ, остаются критически важными как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже представлен подробный разбор правил оформления трудовых книжек в текущих условиях.
Согласно действующему законодательству, трудовая книжка заводится на каждого работника, который:
- Впервые поступает на работу по трудовому договору;
- Не имеет бумажной трудовой книжки;
- Не выбрал ранее (в переходный период 2020–2021 гг.) ведение трудовой книжки в бумажном виде.
Если сотрудник ранее уже работал и у него есть бумажная трудовая книжка, новая не заводится. В этом случае работодатель обязан вносить сведения о его трудовой деятельности в электронную базу Социального фонда России (СФР), а также делать записи в бумажный документ (если работник не отказался от его ведения в пользу исключительно электронного формата до 2021 года).
Особенности для новых сотрудников в 2026 году
Для граждан, которые впервые выходят на рынок труда в 2026 году, бумажные трудовые книжки, как правило, не заводятся. Вся информация об их стаже, должностях и периодах работы аккумулируется исключительно в электронном виде. Держателем этой базы данных является Социальный фонд России (СФР).
Работодатель обязан:
- Принять заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (хотя для впервые поступающих выбор фактически сделан в пользу электронной по умолчанию, если они не предоставят бумажную).
- Передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в СФР в установленные сроки.
Переход с бумажного на электронный формат
Сотрудники, имеющие стаж работы и бумажную трудовую книжку, но желающие перейти на электронный формат, могут сделать это, подав соответствующее заявление.
Порядок действий:
- Сотрудник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации.
- Работодатель издает приказ и вносит запись в бумажную трудовую книжку о подаче заявления о переходе на электронную форму.
- Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
- С этого момента сведения о трудовой деятельности вносятся только в электронную базу СФР.
Важно: Если у сотрудника стаж исчисляется десятилетиями и он сохранил бумажную версию, отказаться от нее можно в любой момент, написав заявление. Однако до момента подачи такого заявления работодатель обязан вести и бумажный, и электронный учет.
Правила заполнения и внесения исправлений
Независимо от формата (бумажный или электронный), к качеству вносимых данных предъявляются строгие требования:
Оформление ьного листа (для бумажных версий)
Фамилия, имя и отчество сотрудника указываются полностью, без замены имени и отчества инициалами. Запись производится строго на основании документа, удостоверяющего личность (паспорта).
Внесение исправлений
Исправлять сведения со слов сотрудника категорически запрещено. Основанием для изменений могут служить только официальные документы:
- Паспорт;
- Свидетельство о браке или разводе;
- Судебные решения и другие акты государственных органов.
На внутренней стороне обложки бумажной трудовой книжки обязательно указывается документ-основание: его наименование, номер и дата выдачи.
Выдача трудовой книжки при увольнении
При прекращении трудового договора работодатель обязан правильно оформить выдачу документа:
- Все записи, внесенные за время работы у данного работодателя, должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
- Сотрудник ставит свою подпись, подтверждая ознакомление с записями.
- Если трудовая книжка велась в бумажном виде и сотрудник не отказался от нее ранее, она выдается ему на руки в день увольнения.
В случае с электронной трудовой книжкой, работник в любой момент может получить выписку о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или обратившись в МФЦ/клиентскую службу СФР.
В 2026 году процесс учета трудового стажа стал максимально прозрачным и цифровым. Трудовая книжка заводится на работника при первом трудоустройстве преимущественно в электронном виде. Бумажный формат сохраняется для тех, кто имел его до 2020 года и не изъявил желания перейти на «цифру», однако даже в этом случае данные дублируются в базе СФР. Соблюдение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек защищает права работников и обеспечивает юридическую чистоту кадрового делопроизводства.