Вопрос о том, кому и в каких случаях работник обязан или имеет право передавать свою трудовую книжку, остается одним из самых важных в трудовых отношениях. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) и переход к цифровому учету стажа в Социальном фонде России (СФР), бумажный документ по-прежнему имеет юридическую силу для тех, кто не отказался от него до конца 2020 года. В этой статье мы подробно разберем, кому можно отдавать трудовую книжку, какие существуют исключения и как регулируется этот процесс в 2026 году.
Основное правило: трудовая книжка хранится у работодателя
Согласно действующему законодательству Российской Федерации, а именно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, основным хранителем бумажной трудовой книжки работающего сотрудника является работодатель.
Процесс выглядит следующим образом:
- При приеме на работу сотрудник обязан предоставить трудовую книжку работодателю (если он не перешел полностью на электронный формат и не написал соответствующее заявление ранее).
- Работодатель вносит записи о приеме на работу, переводах и награждениях.
- Документ хранится в отделе кадров или бухгалтерии организации все время работы сотрудника.
Важно помнить: просто так, по первому требованию или для «проверки», забирать трудовую книжку домой работнику запрещено. Она является документом строгой отчетности.
Временная выдача трудовой книжки работнику
Существует единственное законное основание, по которому работающий сотрудник может временно получить трудовую книжку на руки. Это регулируется разделом VII Порядка ведения трудовых книжек.
Цель выдачи: оформление пенсий и социального страхования
Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику по его письменному заявлению для целей обязательного социального страхования (обеспечения). Чаще всего это требуется для оформления пенсии в Пенсионном фонде (ныне СФР) или получения других социальных гарантий.
Порядок действий:
- Работник пишет письменное заявление на имя работодателя с просьбой выдать трудовую книжку для предоставления в органы соцстраха.
- Работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
- Работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней после того, как она была ему возвращена органом социального страхования.
Если работник не вернет книжку в указанный срок, работодатель обязан сделать об этом запись в книге учета движения трудовых книжек и потребовать объяснений. В случае утраты документа по вине работника, он может быть привлечен к ответственности.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Самый распространенный случай, когда трудовая книжка окончательно переходит из рук работодателя в руки работника, это увольнение.
Согласно пункту 36 Порядка ведения трудовых книжек:
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (последний день работы).
- В документ должна быть внесена запись об увольнении с указанием основания (статьи ТК РФ).
- Факт выдачи подтверждается подписью работника в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно (например, работник отсутствует или отказывается ее забирать), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Особенности для новых работников и электронных трудовых (ЭТК)
Ситуация кардинально изменилась для граждан, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 года.
Для тех, кто впервые трудоустроился после
Этим работникам бумажные трудовые книжки не заводятся и не выдаются. Вся информация об их стаже ведется исключительно в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР).
- Такие сотрудники не отдают никому бумажную трудовую, так как ее не существует.
- Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности через форму ЕФС-1.
- Сотрудник может получить выписку о стаже (форма СТД-СФР) через Госуслуги, в МФЦ или в клиентской службе СФР.
Для тех, кто сохранил бумажную трудовую
Работники, которые до 31 декабря 2020 года подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, продолжают вести ее в традиционном формате параллельно с электронной.
- Они отдают бумажную книжку работодателю при приеме на работу.
- Работодатель вносит записи в бумажный бланк и дублирует данные в электронную систему (через ЕФС-1).
- При увольнении они получают бумажный документ на руки.
Кому ЗАПРЕЩЕНО отдавать трудовую книжку?
Важно четко понимать, в каких случаях требовать трудовую книжку незаконно:
- Банки и кредитные организации. При оформлении кредита банк не имеет права изымать оригинал трудовой книжки. Достаточно заверенной копии или выписки из ЭТК.
- Работодатель при совместительстве. Если вы работаете по основному месту работы, то трудовая хранится там. Второму работодателю (по совместительству) оригинал отдавать не нужно. Запись о совместительстве вносится по основному месту работы по желанию работника, либо совместитель может предоставить копию.
- Заказчики по договорам ГПХ. Если вы работаете по гражданско-правовому договору (подряда, услуг), а не по трудовому, заказчик не имеет права требовать оригинал трудовой книжки и делать в ней записи. Период работы по ГПХ в трудовой стаж (в бумажном виде) не вносится, хотя страховые взносы могут уплачиваться.
- Частные лица «для проверки». Никакие частные лица, риелторы или потенциальные партнеры не имеют права забирать ваш документ.
Что делать, если трудовую книжку не отдают или потеряли?
Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении, он обязан выплатить работнику компенсацию за все время задержки. Размер компенсации рассчитывается исходя из среднего заработка работника.
В случае утери трудовой книжки работодателем, он обязан восстановить документ: собрать данные из архивов, приказов и других документов, а также выдать работнику дубликат трудовой книжки.
Резюме
В 2026 году правила остаются строгими: бумажную трудовую книжку можно отдавать только работодателю (при приеме на работу и хранении у него) и временно, в органы социального страхования (через работодателя) для оформления пенсии. Во всех остальных случаях требуется лишь копия документа или электронная выписка. Помните, что электронная трудовая книжка — это ваш цифровой профессиональный паспорт, данные которого хранятся в защищенной базе СФР, но контроль за актуальностью записей (особенно в бумажном варианте) остается задачей самого работника и его текущего работодателя.