Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. С 2021 года в России действует dual‑system: одновременно допускаются как традиционные бумажные трудовые книжки‚ так и их электронный аналог‚ хранящийся в ПФР (ныне – Социальный фонд России). Ниже подробно рассмотрено‚ кому именно следует выдавать ту или иную форму трудовой книжки.

Общие положения

• Трудовая книжка выдаётся при приёме на работу (первое трудоустройство) или при первом переходе на новую работу‚ если у сотрудника её ещё нет.
• Если у работника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная)‚ новая не выдаётся – сведения вносятся в уже существующий документ.
• Выдача трудовой книжки оформляется приказом руководителя и фиксируется в личном деле сотрудника.

Кому выдаётся бумажная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной в следующих случаях:

1. Работники‚ принятые на работу до ‚ у которых уже имеется бумажная трудовая книжка и которые не перешли на электронный формат.
2. Сотрудники‚ работающие в организациях‚ не подключённых к системе электронного документооборота с ПФР/Социальным фондом (например‚ некоторые небольшие ИП‚ фермерские хозяйства‚ удалённые подразделения без доступа к интернету).
3. Лица‚ оформляющие трудовые отношения по договорам ГПХ (гражданско‑правовым договорам)‚ если по условиям договора требуется ведение трудовой книжки (например‚ при совмещении основной работы и подработки по трудовому договору).
4. Работники‚ подавшие заявление о ведении бумажной трудовой книжки (по их инициативе) – работодатель обязан удовлетворить такое заявление‚ если нет технических препятствий.

Кому выдаётся электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) является основным документом для:

• Всех newly hired сотрудников (первое трудоустройство) с ‚ если они не выразили желание вести бумажную версию.
• Сотрудников‚ перешедших с одной работы на другую после ‚ у которых уже есть ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в личном кабинете ПФР/Социального фонда.
• Работников организаций‚ полностью перешедших на электронный документооборот (большинство крупных и средних компаний‚ бюджетных учреждений‚ государственных структур).
• Лиц‚ работающих удалённо или в филиалах‚ где обеспечен доступ к интернету и системе СФР – электронный формат упрощает обмен данными между работодателем и фондом.

Исключения и особенности

• Внешние совместители: если основное место работы ведёт электронную трудовую книжку‚ а совместитель работает по трудовому договору‚ то у совместителя также должна быть ЭТК (если он не выбрал бумажный вариант).
• Работники‚ утерявшие или испортившие бумажную трудовую книжку: выдаётся дубликат бумажной книжки либо‚ по желанию сотрудника‚ перевод сведений в электронный формат.
• Граждане‚ работающие за рубежом: для них возможна выдача бумажной трудовой книжки (как подтверждение стажа в России) при условии‚ что работодатель зарегистрирован в РФ и ведёт учёт в соответствии с российским законодательством.
• Лица‚ оформляющие трудовую деятельность по договорам о предоставлении услуг (самозанятые): трудовая книжка не выдаётся‚ так как трудовые отношения не возникают.

Процедура выдачи трудовой книжки

1. Определение формы – кадровик проверяет‚ есть ли у сотрудника уже трудовая книжка (бумажная или электронная) и выбирает форму в соответствии с пожеланиями работника и внутренними правилами организации.
2. Подготовка документа:
   • Для бумажной – заполняется ьный лист‚ вносятся сведения о работнике‚ дата приёма‚ должность‚ порядковый номер.
   • Для электронной – в личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги» создаётся запись о приёме на работу (работодатель передаёт сведения через СМЭВ или напрямую в СФР).
3. Выдача:
   • Бумажная книжка передаётся сотруднику под расписку в журнале движения трудовых книжек.
   • Электронная книжка считается выданной в момент появления записи в личном кабинете сотрудника; работник получает уведомление (SMS/email) о successful submission.
4. Оформление приказа – издаётся приказ о приёме на работу‚ в котором указывается форма трудовой книжки и номер документа (для бумажной) или идентификатор записи (для электронной).
5. Хранение:
   • Бумажные книжки хранятся в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет после увольнения).
   • Электронные записи хранятся в информационной системе Социального фонда России бессрочно.

Ответственность работодателя

Нарушение правил выдачи и ведения трудовой книжки влечёт:

• Административный штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за непредоставление или несвоевременное предоставление трудовой книжки.
• Возможные civil‑иски от сотрудников (например‚ задержка выдачи при увольнении‚ приводящая к невозможности подтвердить стаж для пенсии).
• Дисциплинарная ответственность должностных лиц (выговор‚ увольнение) при системных нарушениях.

Выбор формы трудовой книжки зависит от даты приёма на работу‚ наличия уже существующего документа‚ технических возможностей организации и личного предпочтения сотрудника. С 2021 года электронная трудовая книжка стала нормой для большинства вновь принятых работников‚ однако бумажный вариант сохраняет свою актуальность в определённых категориях сотрудников и в случаях‚ когда работник явно выражает такое желание. Соблюдение установленного порядка выдачи и хранения трудовой книжки не только защищает права работников‚ но и минимизирует риски для работодателя.