Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажные бланки по-прежнему остаются в обороте, и ответственность за их сохранность и корректное заполнение несет работодатель․ Контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейшая юридическая обязанность организации, закрепленная на законодательном уровне․
Нормативно-правовая база
Вопросы, связанные с трудовыми книжками, строго регламентированы федеральными нормативными актами․ На сегодняшний день основным документом является Приказ Минтруда России от № 320н, который утвердил новую форму, а также порядок ведения и хранения трудовых книжек․ Он пришел на смену старым правилам и инструкциям․
Кроме того, базовые принципы заложены в:
- Статье 66 Трудового кодекса РФ — определяет понятие трудовой книжки и обязанность работодателя по ее ведению․
- Постановлении Правительства РФ от № 225, согласно этому документу, Минтруд России обязан обеспечивать надлежащий контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек, а Минфин — порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей․
Кто отвечает за ведение и хранение?
Вся полнота ответственности за организацию работы с трудовыми книжками лежит на работодателе․ Однако непосредственно эту работу выполняет начальник отдела кадров либо специальное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия․ Если в организации нет кадровика, эти обязанности приказом возлагаются на бухгалтера, секретаря или руководителя структурного подразделения․
Назначенное лицо несет ответственность за:
- Своевременный учет и заполнение трудовых книжек и вкладышей в них․
- Внесение записей, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами РФ․
- Оперативное хранение бланков и оформленных книжек․
- Ведение иной установленной документации по кадрам․
Организация контроля: ключевые этапы
Чтобы обеспечить надлежащий контроль, на предприятии должен быть выстроен четкий регламент․ Внутренний аудит и систематические проверки помогают избежать ошибок и штрафов․
Учет и обеспечение бланками
Работодатель обязан всегда иметь в наличии необходимый запас чистых бланков․ Для этого издается приказ об обеспечении минимального количества пустых бланков трудовых книжек и вкладышей в них и своевременной их закупки․ Учет бланков ведется в специальных книгах:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее․
Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и подписаны руководителем․
Правильность ведения записей
Контроль за правильностью заполнения включает проверку на соответствие Приказу Минтруда № 320н․ Записи должны вноситься не позднее недельного срока со дня издания приказа, а при увольнении — в день увольнения․ Все записи должны соответствовать тексту приказа и не содержать сокращений (например, нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение»)․
Оперативное и архивное хранение
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе отдельно от остальных книжек․ По истечении этого срока невостребованные документы передаются в архив организации, где хранятся до 75 лет․
Бланки должны храниться в несгораемых шкафах (сейфах), а помещения кадровой службы — исключать доступ посторонних лиц․
Внутренний аудит трудовых книжек
Для минимизации рисков кадровым службам рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит․ Для этой цели удобно использовать чек-лист․
Что обязательно проверить при аудите:
- Наличие приказа о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение․
- Наличие запаса чистых бланков и правильность их учета в приходно-расходной книге․
- Наличие всех трудовых книжек работающих сотрудников (сверка со списком персонала)․
- Своевременность внесения записей (соответствие дат в книжках датам приказов)․
- Правильность заполнения ьного листа (наличие подписи работника, печати, актуальность ФИО)․
- Наличие подписей увольняемых работников и правильность выдачи книжек в день увольнения․
- Соблюдение условий хранения (наличие сейфа, ограничение доступа)․
Ответственность за нарушения
Неправильное ведение, хранение, учет или выдача трудовых книжек влекут за собой серьезные последствия для работодателя:
- Административная ответственность (по ст․ 5․27 КоАП РФ), штрафы для должностных лиц и юридических лиц․ За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 рублей․
- Материальная ответственность (по ст․ 234 ТК РФ) — если работник не смог трудоустроиться из-за несвоевременной выдачи книжки, работодатель обязан возместить ему неполученный заработок․
- Уголовная ответственность — в случаях умышленного уничтожения, повреждения или сокрытия документов (ст․ 325 УК РФ)․
Контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек требует от работодателя системного подхода․ Опираясь на актуальные нормы Приказа Минтруда № 320н и Постановления Правительства № 225, необходимо регулярно проверять состояние кадровой документации, обеспечивать сохранность бланков и назначать ответственных сотрудников․ Грамотно выстроенный внутренний аудит и использование чек-листов помогут избежать ошибок, защитить права работников и обезопасить компанию от финансовых и правовых потерь․