Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Часто для получения кредита, оформления визы или социальных выплат требуется предоставить её копию. Однако просто снять ксерокопию недостаточно: документ должен быть надлежащим образом заверен работодателем. В 2026 году действуют актуальные правила, которые важно соблюдать, чтобы копия имела юридическую силу.

Кто имеет право заверять копию?

Заверение копии трудовой книжки осуществляется владельцем документа (если он является индивидуальным предпринимателем или безработным, хранящим документ у себя) или уполномоченным лицом организации.

В компании таким лицом обычно выступает:

• Руководитель организации;
• Главный бухгалтер;
• Специалист кадровой службы;
• Другой сотрудник, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации (ЛНА) или доверенностью.

Правила заверения по новому ГОСТу (2026 год)

Многие работодатели беспокоятся о смене стандартов, однако важно отметить: новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 не вносит изменений в структуру или порядок оформления этого документа; Работодатели продолжают использовать уже привычный алгоритм, но с обязательным соблюдением ряда требований.

Пошаговая инструкция заверения

1. Снятие копий. Необходимо откопировать все заполненные страницы трудовой книжки, включая обложку и страницу с первой записью.
2. Простановка отметок на каждой странице. Заверяющий должен подписать каждую страницу. На копии обязательно нужно написать слово «Верно», указать должность того, кто ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.
3. Отметка о работе по настоящее время. На последней странице копии, после последней записи, обязательно пишут: «Работает по настоящее время».
4. Заверение сшитой копии (если документ предоставляется в другую организацию). Если копия состоит из нескольких листов, её можно прошить. Тогда отметку о заверении проставляют на последней странице или на месте прошивки (наклейке).

Ключевое требование: где хранится подлинник?

Одно из самых важных правил, о котором часто забывают: если копия трудовой книжки предоставляется в другую организацию (например, в банк для ипотеки или в консульство), необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой.

Например, на последней странице следует добавить фразу: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №__». Если это правило не соблюдается, сторонняя организация вправе отказать в приеме документа.

Особенности электронной трудовой книжки (ЕФС-1 / СТД-Р)

С учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), ситуация с заверением имеет нюансы:

• Если у сотрудника бумажная трудовая, он получает заверенную копию по общим правилам.
• Копия электронной трудовой книжки — это форма СТД-Р (или выписка из ЕФС-1). Работодатель выдает её в установленных законом случаях (например, при увольнении или по заявлению работника).
• Если сотрудник устраивается к новому работодателю, и период работы равен части месяца, предоставляется надлежащим образом заверенная копия трудовой книжки (если она ведется на бумаге) или форма СТД-СФР, в которых есть запись о приеме к новому работодателю.
• Предыдущий работодатель выдает сотруднику выписку на бумажном носителе с подписью руководителя и печатью организации.

Срок действия и обновление копии

Важно помнить о временных ограничениях:

• Заверенная работодателем копия действует до 30 дней с момента заверения.
• Нотариальная версия копии не имеет ограничений по сроку действия.
• При внесении в оригинал новой записи (например, перевод, повышение, увольнение) ранее выданная копия подлежит обязательному обновлению, даже если 30 дней еще не истекли.

Также стоит учитывать, что заверенная копия трудовой книжки передается работнику под роспись, чтобы зафиксировать факт выдачи документа.

Образец заверительной надписи

Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть заверительная надпись на последней странице (или на каждой, если страницы не сшиты):

Верно
Должность: Инспектор отдела кадров
Подпись: [личная подпись]
Расшифровка: И.И. Иванова
Работает по настоящее время.
Подлинник документа находится в ООО «Пример» в личном деле сотрудника.

Частые ошибки

Чтобы документ не был отклонен, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие слова «Верно»;
• Пропуск даты заверения или расшифровки подписи;
• Отсутствие отметки «Работает по настоящее время»;
• Заверение документа лицом, не имеющим на это полномочий (без приказа или доверенности);
• Отсутствие записи о месте хранения подлинника при передаче копии в стороннюю организацию.

Соблюдение этих несложных, но строгих правил гарантирует, что заверенная копия трудовой книжки будет принята любым учреждением без задержек и дополнительных запросов.