Трудовая книжка и удостоверения о профессиональной подготовке – это ключевые документы, подтверждающие трудовой стаж, квалификацию и право на получение социальных гарантий. В ряде ситуаций работодатель, государственные органы или сам работник могут потребовать копии этих документов. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок получения, правила хранения и использования копий трудовых книжек и удостоверений.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) – регулирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» – определяет порядок выдачи удостоверений о профессиональной подготовке.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».
• Приказ Минтруда России от № 69 – «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».

Согласно этим нормативным актам, работодатель обязан хранить оригиналы трудовых книжек и выдавать их сотруднику по требованию (при увольнении, переводе в другую организацию и т.д.). При этом копии могут быть сделаны только с согласия владельца документа или в случаях, прямо предусмотренных законом.

Когда могут потребоваться копии?

1. Устройство на новую работу – многие работодатели запрашивают копию трудовой книжки для проверки стажа и предыдущих мест работы.
2. Получение социальных выплат (пенсия, пособия по безработице, материнский капитал и др.) – органы ПФР, ФСС и соцзащиты могут требовать заверенную копию.
3. Судимость или судебные разбирательства – в ходе следствия или суда могут потребоваться документы, подтверждающие трудовую деятельность.
4. Повышение квалификации или переподготовка – учебные центры часто запрашивают копию удостоверения о предыдущей подготовке.
5. Внутренний контроль компании – для аттестации сотрудников, формирования кадрового резерва или аудита.

Важно: запрос копии должен быть обоснован и не нарушать права на конфиденциальность personal данных (ст. 24 Конституции РФ, Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных»).

Как правильно оформить копию?

Трудовая книжка

• Копия должна быть полной – включать все заполненные страницы, включая ьный лист, сведения о работе, награды и внесения изменений.
• Качество – читаемый шрифт, без размытий, preferably в формате A4, чёрно‑белый или цветной скан.
• Заверение – если копия требуется для официальных органов, её необходимо заверить подписью и печатью организации, выдавшей оригинал (обычно отдел кадров или бухгалтерия). Заверение делается надписью: «Верно», дата, ФИО и должность заверяющего, печать организации.
• Электронный вариант – допустимо предоставлять скан‑копию в PDF с электронной подписью (УКЭП) работника или организации, если это предусмотрено внутренними регламентами.

Удостоверение о профессиональной подготовке

• Копия делается с обеих сторон документа (лицевая и оборотная).
• Обязательно наличие всех реквизитов: номер удостоверения, дата выдачи, название организации, выдавшей документ, специальность/квалификация, срок действия.
• Заверение аналогично трудовой книжке – подпись и печать организации‑выдавшего или нотариальное заверение (если требуется государственный орган).
• При наличии QR‑кода или штрих‑кода на удостоверении копия должна сохранять их читабельность.

Хранение копий

Копии документов следует хранить в соответствии с внутренними политиками компании по защите персональных данных:

• Срок хранения – обычно 5 лет после прекращения трудового отношения (в соответствии с требованиями к кадровому документообороту), но можно увеличить до 10 лет при наличии внутренних регламентов.
• Формат хранения – бумажные копии в отдельной папке с ограниченным доступом; электронные – в защищённом корпоративном хранилище с контролем доступа и журналом событий.
• Конфиденциальность – доступ только уполномоченным лицам (HR‑служба, бухгалтерия, руководитель подразделения). Запрещено передавать копии третьим лицам без согласия сотрудника.
• Уничтожение – по истечении срока хранения копии подлежат безопасному уничтожению (шредер для бумаги, безопасное удаление файлов с подтверждением).

Ответственность за неправомерное использование копий

Нарушение порядка получения, хранения или предоставления копий трудовых книжек и удостоверений может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ (нарушение правил обработки персональных данных) – штраф от 30 000 до 150 000 руб.
• Гражданско‑правовую ответственность – возмещение ущерба, морального вреда.
• Дисциплинарную ответственность для сотрудников, допустивших нарушение (выговор, увольнение).

Поэтому перед выдачей копии необходимо:

1. Получить письменное согласие сотрудника (можно в виде электронного сообщения с подтверждением чтения).
2. Убедиться, что запрос соответствует законному основанию (трудоустройство, получение выплат и т.д.).
3. Оформить копию в соответствии с требованиями заверения и качества.
4. Зафиксировать факт выдачи в журнале или электронной системе документооборота.

Практические рекомендации для работодателей

• Разработать внутренний регламент «Порядок выдачи копий трудовых книжек и удостоверений», утвердить его приказом руководителя.
• Обучить сотрудников кадровой службы основам работы с персональными данными и требованиями к заверению копий.
• Внедрить систему электронного документооборота (ЭДО) с возможностью заверения копий электронной подписью – это сократит время обработки и повысит уровень безопасности.
• Периодически проводить внутренний аудит: проверять наличие согласий, сроки хранения и корректность оформления копий.
• При запросе от государственных органов всегда требовать официальное письмо с указанием правового основания и перечня необходимых документов;

Копии трудовых книжек и удостоверений – это не просто дубликат бумаги, а важный элемент кадрового документооборота, требующий строгого соблюдения законодательства о защите персональных данных и правил ведения трудовых книжек. Правильное оформление, заверение, хранение и выдача таких копий позволяют избежать правовых рисков, обеспечить прозрачность отношений между работником и работодателем и гарантировать своевременное получение социальных гарантий и выплат.

Следуя изложенным выше рекомендациям, организации смогут выстроить эффективную и безопасную работу с копиями трудовых документов, а сотрудники будут уверены в защите своих прав и конфиденциальности личной информации.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству и защите персональных данных.