Дата актуализации: 21 мая 2026 г.

Содержание

1. Нормативная база
2. Копии дипломов
3. Копии трудовых книжек
4. Порядок оформления заверенных копий
5. Особенные ситуации
6. Практические советы для работодателей и сотрудников

В современных условиях работникам часто требуется предоставить копии дипломов об образовании и трудовых книжек при приёме на работу, оформлении кредита, получении социальных выплат или в судебных спорах. При этом важно соблюдать требования законодательства, чтобы копия имела юридическую силу и была принята соответствующими органами.

В данной статье рассмотрены:

• нормативные акты, регулирующие выдачу и заверение копий;
• особенности оформления копий дипломов и трудовых книжек;
• пошаговая инструкция по заверению;
• примеры из практики (потеря документа, переход на электронные ТК, ошибки в записях и др.);
• рекомендации по минимизации рисков и ускорению процесса.

Нормативная база

Основные источники права, которые необходимо учитывать:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65, 66, 80) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек, а также право работника на получение копии.
2. Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 91) – устанавливает порядок выдачи дубликатов и копий документов об образовании.
3. Постановление Правительства РФ от № 437 «О порядке ведения трудовых книжек в электронной форме» – регламентирует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и возможность получения бумажных копий.
4. Инструкция по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – содержит детали оформления, хранения и выдачи копий.
5. Гражданский кодекс РФ (ст. 432) – определяет требования к заверению копий документов.

Важно помнить, что заверенная копия – это документ, заверенный подписью и печатью уполномоченного лица (кадровика, бухгалтера, руководителя организации или нотариуса), подтверждающий её полное соответствие оригиналу.

Копии дипломов

Когда нужна копия диплома?

• При приёме на работу (подтверждение квалификации).
• Для поступления в вуз или прохождения дополнительного образования.
• При оформлении профессиональных сертификатов и лицензий.
• В судебных и административных процессах (например, при споре о стаже).

Порядок получения копии диплома

1. Запрос в учебное заведение. Сотрудник подаёт письменное заявление (можно электронное) с указанием цели получения копии и реквизитов диплома (название специальности, год выпуска, номер диплома).
2. Проверка архива. Учебное заведение ищет оригинал в своём архиве или в государственном фонде документов об образовании.
3. Изготовление копии. Делается фотокопия или скан оригинала.
4. Заверение. Копия заверяется подписью уполномоченного сотрудника (секретаря приёмной комиссии, архивариуса) и печатью учебного заведения. При необходимости можно дополнительно заверить у нотариуса.
5. Выдача заявителю. Копия передаётся на руки или направляется почтой/электронной связью (с электронной подписью, если требуется).

Если оригинал утрачен, выпускник может запросить дубликат диплома (в соответствии с п. 2 ст. 91 ФЗ «Об образовании»). Процедура аналогична получению копии, но дубликат имеет тот же юридический статус, что и оригинал.

Право на получение копии

Согласно ст. 65 ТК РФ, работник имеет право потребовать у работодателя заверенную копию трудовой книжки в любой момент трудовой деятельности. Отказ работодателя является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность.

Ситуации, когда копия особенно востребована

• Потеря или повреждение оригинала (например, пожар, залив, механическое повреждение).
• Переход организации на электронные трудовые книжки – работникам могут потребоваться бумажные копии для подачи в ПФР, банки или другие учреждения.
• Ошибки в записях (неверная должность, дата приёма/увольнения).
• Ликвидация организации – бывший сотрудник обращается в государственный архив или в преемника организации для получения копии.
• Требование соцзащиты – при назначении пенсии, пособий по безработице, материнского капитала и т.д.

Порядок оформления заверенной копии трудовой книжки

1. Получение заявления. Работник подаёт письменное заявление (можно в свободной форме) с указанием цели получения копии и реквизитов (ФИО, номер трудовой книжки, период работы).
2. Подготовка оригинала. Кадровик извлекает трудовую книжку из личного дела сотрудника (или из электронного реестра, если ведётся ЭТК);
3. Снятие копии. Делается качественная фотокопия или скан всех страниц трудовой книжки, включая титульный лист и записи о работе.
4. Сверка. Ответственный сотрудник сверяет копию с оригиналом на предмет полноты и отсутствия искажений.
5. Заверение. На копии ставится надпись «Копия верна», подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров, директор организации или его заместитель) и печать организации. При необходимости копия может быть заверена нотариусом.
6. Выдача. Копия передаётся сотруднику под расписку либо направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если организация перешла на электронные трудовые книжки (ЭТК), процедура немного изменяется:

• Сведения из ЭТК выгружаются в формате PDF или печатной формы через личный кабинет на портале «Работа в России» или через систему кадрового учёта.
• Полученный документ заверяется электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица либо распечатывается и заверяется традиционным способом (подпись + печать).
• При необходимости можно запросить заверенную выписку из ЭТК непосредственно в ПФР.

Особенные ситуации

Потеря трудовой книжки работника

Если оригинал утрачен по вине работодателя (например, при пожаре или затоплении офиса), работник имеет право потребовать выплаты компенсации за моральный вред и восстановления трудовой книжки. Восстановление осуществляется на основании:

• справок о периодах работы (из приказов, трудовых договоров, выписок из бухгалтерии);
• свидетельских показаний коллег;
• данных из ПФР (сведения о страховых взносах).

После восстановления оригинала выдаётся заверенная копия.

Ошибка в записи о должности

При обнаружении неверной записи (например, указана должность «менеджер», а фактически работал «старший специалист») работник может потребовать исправления записи в трудовой книжке и выдачи заверенной копии исправленного документа. Исправление вносится путём:

• записи исправления с указанием даты исправления, подписи ответственного лица и печати организации;
• или выдачи нового листа трудовой книжки (при невозможности исправить оригинал).

Ликвидация организации

При ликвидации работодатель обязан передать трудовые книжки сотрудников в государственный архив или в преемника организации (если такой имеется). Бывший сотрудник может:

• обратиться в архив с запросом о выдаче заверенной копии;
• получить справку о периодах работы из ПФР;
• при необходимости восстановить трудовую книжку через суд.

Переход на электронные трудовые книжки

С 2021 г. работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде для newly hired сотрудников, а с 2023 г. – для всех работников. Однако:

• работник может потребовать бумажную копию ЭТК в любой момент;
• бумажная копия должна быть заверена так же, как и копия обычной ТК;
• ЭЦП на электронной копии приравнивается к нотариальному заверению при условии, что её проверяют уполномоченные органы.

Практические советы для работодателей и сотрудников

Для работодателей

• Вести реестр запросов. Фиксировать все заявления на выдачу копий diplomas и трудовых книжек, сроки их исполнения и результаты.
• Обеспечить доступ к архиву. Организовать удобную систему хранения (электронный архив с резервным копированием) для быстрого поиска оригиналов.
• Обучить кадровый персонал. Проводить инструктажи по правильному заверению копий, работе с ЭЦП и взаимодействию с нотариусами.
• Соблюдать сроки. Закон не устанавливает жёстких сроков, но разумный срок – не более 3 рабочих дней с момента получения заявления.
• Использовать шаблоны. Подготовить стандартные формулировки надписи «Копия верна» и бланки заявлений, чтобы избежать ошибок.

Для сотрудников

• Формулировать запрос чётко. Указать цель (например, «для подачи в ПФР при назначении пенсии»), свои данные и реквизиты документа.
• Сохранять копии заявлений. Это поможет доказать факт обращения в случае отказа или задержки.
• Проверять готовую копию. Убедиться, что все страницы присутствуют, текст читаем, подпись и печать чёткие.
• При необходимости заверять у нотариуса. Если организация отказывается заверять копию или требуется дополнительная уверенность (например, для судебных органов).
• Знать свои права. Отказ в выдаче заверенной копии является нарушением ТК РФ и может быть обжалован в трудовой инспекции или через суд.

Копии дипломов и трудовых книжек – это не просто формальность, а важные документы, подтверждающие квалификацию и трудовой путь человека. Соблюдение установленного порядка их получения и заверения защищает права как работников, так и работодателей, минимизирует риски споров и обеспечивает легитимность документов в государственных и коммерческих структурах.

Основные выводы:

1. Законодательство чётко регламентирует право на получение заверенных копий и порядок их оформления.
2. При работе с электронными трудовыми книжками необходимо помнить о возможности получения бумажной версии и о правилах её заверения.
3. Своевременное и корректное оформление копий снижает вероятность отказа в приёме на работу, получения социальных выплат и решения судебных споров.
4. Обе стороны должны знать свои обязанности и права, а также пользоваться проверенными шаблонами и инструкциями.

Соблюдая данные рекомендации, организации смогут поддерживать репутацию надёжного работодателя, а сотрудники – уверенно подтверждать свой профессиональный опыт и образование в любой ситуации.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики кадрового делопроизводства на май 2026 года.