С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) многие вопросы, связанные с выдачей копий, стали актуальными как для работодателей, так и для работников. В этой статье разберём ключевые моменты: что такое ЭТК, какие права имеет работник, как оформить копию, где её можно получить и какие требования к оформлению.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: дата начала работы, должность, стаж, увольнение и т.д. В России ЭТК регистрируется в системе Госуслуги и доступна в личном кабинете работника.
- Содержит те же сведения, что и бумажная книжка.
- Ведётся работодателем в электронном виде.
- Доступна работнику в любое время через портал Госуслуг, Мои документы или в сервисе Пенсионного фонда.
Права работника на копию ЭТК
Работник имеет право запросить сведения о своей трудовой деятельности в любой момент, пока он трудится у работодателя. Это закреплено в статье 112 Трудового кодекса РФ.
- Запрос в письменной форме (форма СТД‑Р).
- Получение копии в течение три рабочих дней после подачи заявления.
- При увольнении работник получает копию в последний день работы.
Важно: бывший работодатель не обязан предоставлять копию ЭТК после увольнения, если работник не находится в системе. Однако в случае увольнения копия обязательно выдается.
Как оформить запрос (форма СТД‑Р)
Форма СТД‑Р – это официальный документ, в котором работник указывает способ получения сведений (электронный или бумажный).
- Заполняется в письменной форме.
- Подписывается работником.
- Передаётся работодателю в отдел кадров.
После получения заявления работодатель обязан:
- Выдать копию ЭТК в течение трех рабочих дней.
- Проверить, что копия содержит электронную печать и подпись ответственного лица.
Где получить копию ЭТК?
Существует несколько способов получить копию:
- Через портал Госуслуг – работник может скачать PDF‑копию самостоятельно, если у него есть доступ к личному кабинету.
- В МФЦ – работник может подать заявление в отдел кадров и получить копию в бумажном виде.
- Через ПФР – при необходимости можно запросить выписку через сервис «Мои документы».
- У работодателя – в отделе кадров, где оформляется копия по форме СТД‑Р.
Как оформить копию ЭТК работодателем?
Для выдачи копии работодателю необходимо выполнить следующие шаги:
- Подтвердить, что работник отказался от бумажной трудовой книжки и получил электронную.
- Внести запись о переходе на ЭТК в бумажной книжке (если она всё ещё ведётся):
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата выдачи бумажной книжки.
- Сформировать копию ЭТК в формате PDF с электронной печатью.
- Подписать копию ответственным лицом (например, руководителем отдела кадров).
- Выдать работнику в течение трёх рабочих дней после получения заявления.
Требования к оформлению копии
- Копия должна содержать электронную печать и подпись ответственного лица.
- Файл должен быть в формате PDF.
- Если копия выдаётся в бумажном виде, она должна быть заверена печатью работодателя (если печать есть).
- Копия должна быть актуальной на момент выдачи.
Что делать, если работник не получил копию?
Если работник не получил копию в течение трёх рабочих дней после подачи заявления, он может:
- Написать официальное письмо в отдел кадров с напоминанием.
- Обратиться в МФЦ с просьбой проверить статус заявления.
- Если ситуация не решается, можно обратиться в ПФР или в суд для защиты своих прав.
Практический пример оформления копии ЭТК
Ниже приведён примерный шаблон письма работника к работодателю:
[ФИО работника] [Должность] [Отдел] [Дата] Кому: [ФИО руководителя отдела кадров] Тема: Запрос копии электронной трудовой книжки Уважаемый(ая) [ФИО руководителя], В соответствии с Трудовым кодексом РФ, прошу предоставить копию моей электронной трудовой книжки в течение трех рабочих дней с даты подачи данного запроса. С уважением, [Подпись] [Контактный телефон] [Электронная почта]
- Работник имеет право на копию ЭТК в любой момент работы.
- Запрос оформляется в письменной форме (СТД‑Р).
- Копия выдается в течение трёх рабочих дней и должна содержать электронную печать и подпись.
- Получить копию можно через Госуслуги, МФЦ, ПФР или напрямую у работодателя.
- В случае задержки работник может обратиться в отдел кадров, МФЦ или ПФР.
Таким образом, соблюдение всех формальностей и требований к оформлению гарантирует, что работник получит надёжную и юридически действительную копию своей трудовой книжки в электронном виде.