Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих трудовое правоотношение между работником и работодателем. С 2020 г. в России действует ряд изменений, которые влияют на оформление, выдачу и использование копий трудовой книжки. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить копию, какие требования предъявляються к ней и как её использовать в разных ситуациях.

Что такое копия трудовой книжки 2020 г.?

Копия трудовой книжки – это официально заверенная копия записи о трудовых отношениях, сделанная в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и другими нормативными актами. В 2020 г. основные особенности такой копии следующие:

• Форма оформления: копия может быть бумажной или электронной, но при официальном использовании обычно требуется бумажный вариант, заверенный подписью работодателя.
• Содержание: в копию включаются все записи о трудовом стаже, местах работы, датах найма и увольнения, а также сведения о должностных изменениях.
• Срок действия: официально заверенная копия не имеет ограничения срока действия, однако в некоторых организациях могут требовать её обновления раз в несколько лет.

Когда требуется копия трудовой книжки?

Копию могут потребовать в следующих случаях:

1. При оформлении новых трудовых отношений (для подтверждения предыдущего опыта работы).
2. При расчёте больничного пособия, пенсионных выплат или иных выплат, где требуется подтверждение стажа.
3. При обращении в банк, микрофинансовую организацию или другую кредитную структуру (например, для получения ипотечного кредита).
4. При подаче документов в органы соцстрадания, ФНС или пенсионный фонд.
5. При переходе на новую должность, требующую подтверждения квалификации и стажа.

Как правильно оформить копию трудовой книжки в 2020 г.

Требования к оформлению

Для того чтобы копия была признана юридически значимой, необходимо соблюсти несколько требований:

• Заверение подписью и печатью работодателя. Копия должна быть подписана уполномоченным представителем организации и, при наличии, поставлена печатью компании.
• Указание даты выдачи. На копии обязательно указывается дата, когда она была выдана.
• Сохранение оригинального оформления. Все записи в копии должны соответствовать оригиналу: даты, подписи, штампы.
• Формат бумаги. Обычно используют лист А4, но допускается и формат А5, если он не меняет структуру документа.

Пошаговая инструкция

1. Получите оригинал трудовой книжки у текущего или бывшего работодателя.
2. Сделайте копию всех страниц, где есть записи о трудовом стаже.
3. Подпишите копию уполномоченным лицом (например, руководителем отдела кадров) и поставьте печать организации.
4. Укажите дату выдачи копии.
5. При необходимости, приложите к копии справку о доходах или другую подтверждающую документацию.

Электронная версия копии трудовой книжки

С 2020 г. в России активно развивается электронный документооборот, и многие организации предлагают электронные копии трудовой книжки. Они могут быть:

• Загружены в личный кабинет на портале Работа.ру или TrudOnline.
• Отправлены на корпоративный электронный адрес сотрудника.
• Подписаны электронной подписью работодателя.

Электронные копии имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, если они соответствуют требованиям Федерального закона «Об электронной подписи». При использовании электронной копии убедитесь, что:

1. Файл имеет формат PDF с защитой от изменения.
2. На нём присутствует электронная подпись работодателя.
3. Файл можно открыть только с помощью надёжного PDF‑читалки.

Частые вопросы и ответы

• Вопрос: Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?
  Ответ: В этом случае работник имеет право запросить у работодателя выписку из трудовой истории или копию, которая должна быть заверена подписью и печатью.
• Вопрос: Можно ли оформить копию в любой типографии?
  Ответ: Копию можно оформить в любой типографии, но для официального использования требуется подпись и печать работодателя. Поэтому лучше обратиться к самому работодателю или в отдел кадров.
• Вопрос: Сколько стоит получить копию трудовой книжки?
  Ответ: По закону работодатель обязан предоставить копию бесплатно, если сотрудник запрашивает её по собственному желанию. Однако некоторые организации могут взимать небольшую плату за оформление копии в типографии.

Что делать, если копия содержит ошибки?

Если при проверке копии вы обнаружили несоответствия оригиналу (ошибки в датах, названиях должностей, пропущенные записи), необходимо:

1. Сообщить об этом работодателю (или в отдел кадров).
2. Попросить внести коррективы и заново оформить копию.
3. В случае, если работодатель отказывается исправлять ошибку, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Копия трудовой книжки 2020 г. – важный документ, который может потребоваться в самых разных ситуациях: от оформления кредита до расчёта пенсии. Чтобы копия была действительной, её необходимо правильно оформить, заверить подписью и печатью работодателя, а также убедиться в соответствию всех записей оригиналу. При необходимости можно пользоваться электронной версией, но только при наличии электронной подписи.

Помните, что работодатель обязан предоставить копию по вашему требованию бесплатно, а в случае потери оригинала – помочь оформить её дубликат; При возникновении вопросов лучше обращаться в отдел кадров или в профсоюзную организацию.

Автор статьи: контент‑менеджер, специалист по кадровому праву.